Ja. Das System sieht hierfür eine Assistenzfunktion vor. Hierfür muss die Berechtigung von der/dem Dienstreisenden für die Assistenz eingerichtet werden.

Siehe vorherige Fragestellung. Es besteht die Möglichkeit, eine Assistenzfunktion einzurichten. Mit Hilfe der Assistenz ist ausschließlich die Vorbereitung der Anträge auf Genehmigung/Abschlag/Abrechnung möglich. Die Absendung und Versicherung der Richtigkeit der Angaben kann nur durch die Dienstreisenden selbst erfolgen.

Für Dienstreisende (Beschäftigte) der FU Berlin kann eine Assistenzfunktion eingerichtet werden (siehe vorherige Fragen). Für Externe erfolgt die Bearbeitung zunächst weiterhin wie gewohnt über das papierbasierte Verfahren.

Die Assistenz kann die Vorgänge vorbereiten/anlegen (Eingabe von Informationen, Hochladen von Unterlagen).

Die Assistenz kann für alle Dienstreisetätigkeiten (Beantragung, Abrechnung, Abschlagszahlungen) Unterstützung leisten.

Anträge auf Kenntnisnahme bzw. die Erstattung der Reisekosten werden weiterhin ausschließlich im papierbasierten Verfahren möglich sein. Eine Erweiterung des Systems auf externe Reisende soll in einem weiteren Schritt konzipiert werden.

Stipendiat*innen sind externe Reisende und somit bleibt es zunächst beim bisherigen papierbasierten Antragsverfahren.

Die Belege können den Anträgen als PDF-/PNG-/JPEG-Dateien beigefügt werden. Die Originale (Papierbelege, Quittungen u.ä.) müssen aber für Zwecke der Prüfung bei den Dienstreisenden für mindestens 6 Monate nach erfolgter Abrechnung aufbewahrt werden. Alle Belege werden zusätzlich in der Reiseakte abgespeichert.

Die Originale verbleiben, wie bisher, bei den Dienstreisenden. Alle Dokumente sind auch in der Reiseakte abgespeichert.

Ja, die zahlungsbegründenden Unterlagen werden den Anträgen als PDF-/PNG-/JPEG-Dateien beigefügt.

Sofern vom Leistungserbringer ausschließlich digitale Rechnungen oder Belege übersandt wurden, gelten diese als Originale.

Die sogenannte Ausschlussfrist ist gesetzlich geregelt und es liegt nicht im Ermessen der FU diese Frist auszusetzen. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn dieser nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Im digitalen System ist das Datum maßgeblich, an dem der Erstattungsantrag abgesandt wird.

Das System sieht eine Benachrichtigung bislang nicht vor. Die Einrichtung einer entsprechenden Funktion wird geprüft.

Nein.

Die Angabe der geschätzten Kosten ist im digitalen Dienstreisemanagement eine verpflichtende Information. Eine Mittelbindung wird damit gegenwärtig noch nicht erzeugt, ist aber als Funktionsanforderung für die weitere Entwicklung geplant.

Die Kontierung ist zukünftig eine verpflichtende Angabe, da der nachfolgende Genehmigungs-Workflow dadurch gesteuert wird. Wir haben bei der Entwicklung darauf geachtet, dass die Beantragenden die richtige Kontierung auch über eine Stichwortsuche finden können. Im Zweifelsfall muss im Vorhinein erfragt werden, aus welcher Kostenstelle die Reise finanziert werden soll.

Unter „Bemerkungen“ können ergänzende Informationen dem jeweiligen Antrag beigefügt werden.

Wir haben bei den beteiligten Pilotbereichen darauf geachtet, dass sowohl Exzellenzcluster als auch Verbundprojekte vertreten sind. Im Rahmen des Roll-Outs wird jeder Bereich jedoch vorab kontaktiert und die Workflows durchgesprochen.

Da uns bislang keine Zustimmung zum Einsatz des Systems seitens des Gesamtpersonalrats vorliegt, werden noch keine Schulungen angeboten. Die Freischaltung des Systems in den jeweiligen Bereichen wird zeitnah zum Roll-Out mit Schulungsmaßnahmen verknüpft. Hierzu wird rechtzeitig informiert.

Wünschenswert ist eine zeitnahe Zustimmung, damit die Dienstreisenden die Erleichterungen des Systems bald nutzen können. Wir können jedoch derzeit nicht abschätzen, welches Zeitfenster für eine Einigung mit dem GPR noch benötigt wird.