Projekt Hochschulsekretariate

Das Arbeitsgebiet der Hochschulsekretariate war in den letzten Jahren einem stetigen und massiven Wandel unterworfen, Kompetenzanforderungen und Aufgaben haben sich stark verschoben.

Neben vermehrten Aufgaben in der Drittmittelverwaltung, ist es z.B. die stetige Digitalisierung der Arbeitsprozesse, aber auch die Anforderungen an Koordinierungstätigkeiten, die zunehmen und sich wandeln.

Bisherige Arbeitsergebnisse haben gezeigt, dass gerade die Bereiche Informationsmanagement, Vernetzung und fachlicher Austausch, sowohl auf horizontaler wie auch vertikaler Ebene eine entscheidende Schwerpunktsetzung darstellen.

Darüber hinaus ist die Stellenstruktur der Sekretariate vermehrt davon geprägt, dass Sekretär/inn/en in den Fachbereichen oftmals eine Zuständigkeit für mehrere Professor/inn/en, oft auch kombiniert mit zwei halben Stellen, haben. Dies kann sowohl unterschiedliche und manchmal diametrale Anforderungen und Erwartungen nach sich ziehen, wie ganz praktische zeitliche und organisatorische Herausforderungen.

Das gemeinsame Projekt des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Stabsstelle Personalentwicklung hat zum Ziel hat in einem beteiligungsorientierten Prozess bedarfsorientierte, gesundheitsförderliche Maßnahmen zu entwickeln und nachhaltig zu implementieren. Hierfür wird das Projekt von der Techniker Krankenkasse unterstützt und begleitet.

Grundlage der erfolgreichen Maßnahmenentwicklung ist eine passgenaue Bedarfserhebung, die in vier Fachbereichen als Pilotbereichen der Freien Universität Berlin durchgeführt wird. Genutzt wird hierbei ein Fragebogen, der beteiligungsorientiert in einem Workshop an die spezifischen Bedarfe und Rahmenbedingungen angepasst wurde. An die Befragung schließen sich darauf aufbauende Gesprächsrunden und Workshops an. Auf dieser Grundlage werden Maßnahmen erarbeitet, die als Good-Practice Beispiele in andere Bereiche der Freien Universität übertragbar sind.

 

Projekt Wissenstransfer

Die Sicherung und Weitergabe von Erfahrungswissen und die Begleitung des Ausstiegs von Beschäftigten aus dem Erwerbsleben wird zu einem stetig an Wichtigkeit gewinnenden Aspekt der Personalentwicklung.

Im Rahmen des seit Jahren implementierten und gut etablierten betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) und durch weitere betriebliche Akteur/inn/en wurden bereits etliche Maßnahmen ergriffen, die im Kontext von alters- und alternsgerechtem Arbeiten genannt werden können.

Die herausragende Frage ist, wie Wissenserhalt und Wissensweitergabe optimal begleitet und strukturiert werden können. Dabei sollte sowohl formelles und explizites, wie auch informelles und implizites Wissen einbezogen werden.

Ziel des laufenden gemeinsamen Projekts des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Stabsstelle Personalentwicklung ist es daher, passgenaue auf die Bedürfnisse der Freien Universität und der Zielgruppe zugeschnittene Maßnahmen des Wissenstransfers zu entwickeln und so einen spezifischen, bedarfsorientierten Werkzeugkasten zu entwickeln. Die Zielgruppe ist dabei das nichtwissenschaftliche Personal auf zentraler und dezentraler Ebene. Bei der Frage, wie sich der Umgang mit den verschiedenen Formen des Wissens gestalten könnte, sollten die möglichen Methoden und Maßnahmen (Wissenslandkarten, Moderierte Gespräche, Senior-Experten, Tandems, Mentoring, Beispiele guter Praxis, Debriefing, Storytelling und Stellenüberlappungen) auf Machbarkeit und Wirkung analysiert werden. Dies geschieht zunächst in der Zusammenarbeit mit drei Pilotbereichen um daraufhin ein Ausrollen auf die Universität zu ermöglichen.