Schließmanagement
Abt. III, Verfahrensverantwortlich: Fr. Hüffer
Dieser Service ist Teil des IT-Verfahrens Computer Aided Facility Management
Mit dem Schließmanagement werden die Elemente der manuellen Schließungen an der Freien Universität verwaltet.
Komponenten des Schließmanagements
- Verwaltung von mechanischen und elektronischen Schließanlagen
- Revisionssichere Belegführung für Schlüsselausgabe/-rückgabe, inklusive Terminüberwachung
- Inventarisierung technischer Komponenten, inklusive Lagerhaltung
Verfahrensbetrieb
Das Schließmanagement ist ein SAP-Add On der Firma Korasoft und ist in die Datenstrukturen der Module RE-FX und PM des SAP-CAFM-Systems sowie die grafische Darstellung von Gebäudeplänen voll integriert.Um einen reibungslosen Betriebsablauf zu unterstützen bedürfen die beteiligten Systemkomponenten regelmäßiger Pflege. Hierzu müssen folgende Leistungen erbracht werden:
- Überwachung und Pflege von automatisierten Prozessen
- Erstellung und Pflege von Auswertungen
- Import von Daten, inklusive Pflege der technischen Importstrukturen (LSMW)
- Erstellung und Pflege von Berechtigungsprofilen in Abstimmung mit der Fachabteilung
(inklusive Tests)
- Erstellung und Pflege von technischen Dokumentationen
Support
- Annahme von Problemmeldungen (2nd Level Support)
- Fehlersuche und –behebung
- Freischaltungen von SAP-Nutzern mit differenzierter Berechtigungsvergabe
- Erstellung und Pflege von Handbüchern
- telefonische Beratung in der Systemhandhabung
Anwenderbetreuung und Schulungen
- Einarbeitung neuer User / Key User
- SAP Einsteigerschulungen
- SAP Berichtsschulungen
- Schulungen zu allen Themenfeldern des CAFM-Systems
- Erstellung und Pflege von Schulungsmaterialien
Change Management
In Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen werden bestehende und neue Anforderungen an das CAFM-System evaluiert und ggfs. in Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen optimiert und umgesetzt.
Systemanpassungen und –erweiterungen
- Funktionsüberprüfung und Tests bei allgemeinen Systemanpassungen und –erweiterungen
(Releases und EHPs)
Anforderungsmanagement
- Technische Innovationen werden den Fachabteilungen vorgestellt.
- Neue Anforderungen werden in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen bewertet,
von der Fachabteilung spezifiziert und von eAS gemäß Ressourcenverfügbarkeit umgesetzt
Test
- Entwicklung von Testplänen (SAP Solution Manager)
- Aufbau von Testdaten
- Durchführung von Tests zu Funktionen und Berechtigungen
- Kommunikation zu Korrekturnotwendigkeiten mit der Entwicklung