elektronische Beschaffung
Abt. II, Verfahrensverantwortlich: Fr. Samstag
Das diesem Service zugehörige IT-Verfahren ist die Elektronische Bestell- und Rechnungsbearbeitung
Die Freie Universität bietet für alle zentralen und dezentralen Bereiche einen durchgängig digitalisierten Beschaffungs- und Rechnungswesen-Service. Dieser ermöglicht den Nutzern über einen Bestellworkflow und bestehende Rahmenverträge eine einfache, richtlinienkonforme Beschaffung.
Komponenten des eAS IT-Service für die elektronische Beschaffung sind:
Verfahrensbetrieb
Die am elektronischen Beschaffungsprozess beteiligten Systeme bedürfen regelmäßiger Pflege um einen reibungslosen Betriebsablauf zu unterstützen. Damit die benötigten Funktionalitäten verlässlich verfügbar sind, müssen folgende Leistungen erbracht werden:
- Massenpflege von Stammdaten
- Programmierung und Pflege von Funktionalitäten des elektronischen Beschaffungsprüzess
- Programmierung und Pflege von Validierungen um eine konsistente Dateneingabe
zu gewährleisten
- Überwachung und Pflege von Workflowprozessen
- Erstellung von ad hoc Auswertungen
Support
- Annahme von Tickets / Problemmeldungen der Clearingstelle bzw. der Keyuser
- Fehlersuche und –behebung
- Monitoring von Anwendungen (insb. SRM)
Anwenderbetreuung und Schulungen
Neben der technischen Betreuung der Systeme betreut das eAS Team für die Finanzsysteme die Fachabteilungen auch mittels Beratungs- und Schulungsdienstleistungen.
- telefonische Beratung in der Systemhandhabung
- SAP Einsteigerschulungen
Change Management
In enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sorgt das eAS Team für die Finanzsysteme dafür, dass die betreuten Systeme auf dem neuesten Stand der Technik bleiben und neue Anforderungen, die an das Finanzsystem herangetragen werden, evaluiert und ggfs. in Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen umgesetzt werden.
- Releasewechsel, durch welche die SAP regelmäßig ihr Funktionalitätsangebot erneuert,
werden betreut und auf Funktionalitäten überprüft, die für die FU von Bedeutung sein können.
- Technische Innovationen werden den Fachabteilungen vorgestellt.
- Neue Anforderungen werden in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen bewertet und
gemeinsam werden Lösungsansätze gesucht und Fachkonzepte erstellt
- FU-spezifischen Funktionalitäten die SAP im Standard nicht anbietet werden konzipiert,
programmiert und gepflegt.
