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IT-Verfahren

In den vergangenen zehn Jahren sind von der Prüfungsverwaltung bis zur Rechnungsbearbeitung viele Arbeitsprozesse an der FU von papierbasierten auf elektronische Prozesse umgestellt worden. Diese IT-Verfahren werden in der Regel eingeführt, um Prozesse schneller, kostengünstiger, sicherer und kundenfreundlicher zu gestalten. Damit verändern sich auch die Arbeitsprozesse der Beschäftigten. Deshalb ist die Einführung von IT-Verfahren oder deren Veränderung fast immer mitbestimmungspflichtig. Das ist auch gut so, denn eine wichtige Aufgabe fürden Gesamtpersonalrat ist, sicherzustellen, dass die in der Regel unvermeidlichen Veränderungen am Arbeitsplatz auch für die Beschäftigten eine Verbesserung darstellen. Dazu gehört aber auch der Schutz vor neuen Risiken für die Mitarbeiter, weshalb immer auch IT-Sicherheit und Datenschutz eine wichtige Rolle spielen.

IT-Verfahren an der Freien Universität

Wir haben an der Freien Universität über 180 IT-Verfahren. Dies ist einerseits der Komplexität geschuldet, die Universitäten nun mal haben, andererseits auch der Größe der Freien Universität. Eine Fluktuation von etwa 10.000 Personen pro Jahr bei einem Bestand 50.000 erzwingt den Einsatz automatisierter Verfahren. Hier eine unvollständige Aufstellung, die aber einen ersten Eindruck vermitteln kann:

Technische Basisdienste

  • Basis-Dienste (Betrieb von Netzen und Servern, Bereitstellung des Internet-Zugangs der FU und WLAN auf dem Campus)

  • Internet-Dienste (E-Mail, Web und vieles mehr)

  • FUDIS Identitätsmanagement der FU (personalisierter IT-Zugang)

  • VoIP (Voice over Internet, die neue Telefontechnik an der FU)

  • Zugang zu Software und Druckdiensten

Systeme für die Verwaltung

Was gibt es zu verwalten? Ressourcen: Personen, Räumlichkeiten, Geld:

  • SAP HCM für die Verwaltung von Mitarbeitern (Abt. I)

  • SAP FI  für die Verwaltung von Finanzen (Abt. II)

  • SAP UNIKAT  Online-Bestellsystem (Abt II)

  • SAP CAFM für die Verwaltung von Räumen und Gebäuden (Abt. III)

  • DMS elektronische Bestell- und Rechnungsbearbeitung (Abt. II)

  • HIS-SOS für die Verwaltung von Studierenden (Abt. V)

  • SAP SLCM für die Belegung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (Abt. V)

  • ILV (Evento) zur Planung von Lehrveranstaltungen (Abt. V)

  • Unizensus (Abt. V)

Systeme für Bibliotheken

  • Bibliothekssystem ALMA

  • Bibliotheksportal Primo

  • Publikationserfassung (SEP)

Systeme für E-Learning und Web, Web 2.0-Dienste

  • E-Learning (Blackboard)

  • Contentmanagement

  • Wikis

  • Blogs

Systeme in Fachbereichen, Zentraleinrichtungen und Zentralinstituten

  • EasyDB-Bilddatenbank, Kunst und Funktion (FB GeschKult)

 

 

IT-Verfahren und Mitbestimmung

Normalerweise verabreden sich Arbeitgeber und Personalvertretungen über sogenannte Dienstvereinbarungen. Konsequenterweise könnte man für jedes IT-Verfahren eine eigene Dienstvereinbarung abschließen. Das wäre aber für alle Beteiligten nervtötend und zeitaufwändig. In den Dienstvereinbarungen würde zum großen Teil derselbe Text stehen. Aus diesem Grund gibt es an der FU eine IT-Grundsatzdienstvereinbarung. Deshalb ist für ein IT-Verfahren, das die Voraussetzungen der IT-Grundsatzdienstvereinbarung erfüllt, keine eigene Dienstvereinbarung, sondern nur eine sogenannte IT-Verfahrensbeschreibung erforderlich. Das ist schon schwierig genug. In der Vergangenheit gab es die Verfahrensbeschreibung als Freitext in unterschiedlicher Qualität. Aber in jedem Fall kaum zu vergleichen oder auszuwerten. Aus diesem Grunde wurde eine sogenannte IT-Verfahrensdatenbank entwickelt. Diese Datenbank war und ist für einige Beteiligte noch recht gewöhnungsbedürftig. Es wird noch einige Anstrengungen erfordern, um aus den derzeitigen zahlreichen, aber recht inhaltsarmen Beschreibungen eine für all Beteiligten nützliche und interessante Informationsquelle zu entwickeln.

Worauf muss der GPR bei der Mitbestimmung neuer IT-Verfahren achten:

  • Der Gesamtpersonalrat setzt sich dafür ein, dass die AnwenderInnen der IT-Systeme eine zentrale Rolle bei der Einführung bzw. Anpassung von IT-Systemen erhalten. Als ExpertInnen der jeweiligen Arbeitsprozesse und Vorgänge müssen sie die Anforderungen an ein System definieren können und von Anfang an am Verfahren beteiligt sein.
  • Der Gesamtpersonalrat stellt in der Einführungs- und Umstellungsphase bei neuen IT-Verfahren hohe Anforderungen an die Einarbeitung und Schulung der AnwenderInnen, um eine Überforderung der Endanwender zu vermeiden und auf einen bestmöglichen Arbeitsprozess hinzuwirken.
  • Der Gesamtpersonalrat setzt sich gleichzeitig dafür ein, dass die Personalausstattung und die zeitliche Kalkulation eines IT-Projekts gute Arbeit ermöglichen – dies gilt nicht nur für die AnwenderInnen, sondern gerade auch für die Arbeitsbedingungen der KollegInnen in den Projektteams.  der Gesamtpersonalrat setzt sich dafür ein, dass in dem neuen Verfahren die Vertraulichkeit der Personaldaten sichergestellt ist.
  • Der Gesamtpersonalrat setzt sich dafür ein, dass die Nutzung des neuen Verfahrens nicht mit unnötigen Risiken für die Anwender verbunden ist. Beispielsweise dürfen fehlerhafte Eingaben nicht zu Abstürzen, Datenverlust oder Verlust der Vertraulichkeit von Daten führen.