Im Archivgesetz festgelegte Pflicht der Dienststellen der öffentlichen Verwaltung, Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren rechtliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem zuständigen Archiv unverändert zur Bewertung auf Archivwürdigkeit anzubieten (spätestens 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen).

Formular, in dem von der Dienststelle das für den laufenden Betrieb nicht benötigte Registraturgut erfasst und dem zuständigen Archiv angeboten wird. Die Ablieferungs- bzw. Aussonderungsliste dient dem Archiv u.a. als Entscheidungsgrundlage, welche angebotenen Unterlagen archivwürdig sind und vom Archiv übernommen werden und welche durch die Dienststelle vernichtet werden können.

Sammlung inhaltlich zusammengehöriger Vorgänge. Ein Vorgang wiederum umfasst einen im Rahmen des Geschäftsgangs entstandenen Entscheidungsprozess zu einer konkreten Angelegenheit.

Mehrstufiges, hierarchisch gegliedertes Schema zur Strukturierung des Schriftguts einer Behörde. Der Aktenplan bildet in der Regel den (geplanten) Aufbau und die Zuständigkeit einer Dienststelle ab und orientiert sich zumeist am Geschäftsverteilungsplan. Aus der Notation des Aktenplans und den Ableitungen ergibt sich das jeweilige Aktenzeichen für den einzelnen Vorgang.

Archivalien können Informationsträger unterschiedlicher Art sein, wie z.B. Akten, Urkunden, Karten, Pläne, Fotos, Filme, Tonaufzeichnungen, Plakate, Karteien, maschinenlesbare Daten einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Benutzung.

Das Bundesarchivgesetz und die Archivgesetze der Bundesländer regeln den Umgang mit und die Nutzung von Archivgut (z.B. Auftrag der Überlieferungsbildung, Abgabepflicht der Dienststellen, Schutzfristen bzgl. der Akteneinsicht).

Vom Archivar als archivwürdig befundenes Registraturgut.

Abgrenzung der Zuständigkeit eines Archivs.

Archivalien gelten als archivwürdig, wenn ihnen infolge ihres wissenschaftlichen, rechtlichen, sozialen oder historisch-kulturellen Informationsgehalts ein bleibender Wert für die Forschung, die Aufklärung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart zukommt.

Schriftlicher Antrag, der beim Archivbesuch vom Benutzer vor der Recherche auszufüllen ist. Der Antrag fragt u.a. den Namen, die Kontaktdaten, das Thema der Recherche und den konkreten Benutzungszweck ab. Auf der Grundlage dieser Angaben erfolgt im Archiv die Recherche und erteilt die Archivleitung die Benutzungsgenehmigung unter Berücksichtigung der Schutzfristen.

Rechtsvorschrift, welche die Benutzung regelt, darunter die Rechte und Pflichten des Benutzers sowie die Serviceleistungen des Archivs. Die Benutzungsordnung wird auf Grundlage des jeweils geltenden Archivgesetzes erlassen.

Gruppe von Archivalien, welche gemäß dem Provenienzprinzip die Überlieferung eines Registraturbildners umfasst.

Vom Archiv bereit gestelltes analoges oder digitales Findmittel, in dem die einzelnen Bestände mit einer Kurzbeschreibung aufgeführt sind.

Dient der Ermittlung der archivwürdigen Teile aus dem angebotenen Schriftgut der Dienststellen. Während die archivwürdigen Unterlagen dauerhaft im Archiv aufbewahrt werden, können die nicht-archivwürdigen Unterlagen vernichtet werden (Kassation).

Unterlagen, die von Privatpersonen oder Institutionen außerhalb des Archivsprengels dem Archiv zur Aufbewahrung, Erschließung und Benutzung übergeben werden, wobei das Eigentumsrecht nicht dem Archiv abgetreten wird.

Zusätzliche inhaltliche Angabe im Rahmen der Verzeichnung, die zur Ergänzung des Titels dient. Folgende Enthält-Vermerke werden verwendet: "Enthält" umfasst den gesamten Inhalt der Akte in vollständiger Wiedergabe; "Enthält u.a." erfasst nur eine qualitative Auswahl aus dem Akteninhalt (Einzelvorgänge bzw. einzelne Dokumente mit besonderer wissenschaftlicher Bedeutung in der Reihenfolge ihres Erscheinens); "Enthält v.a." fasst den quantitativ überwiegenden Teil einer Akte zusammen; "Enthält auch" berichtigt zu eng gefasste Aktentitel; "Enthält nur" berichtigt zu weit gefasste Aktentitel; "Darin-Vermerk" weist auf andere Medien hin (z.B. Fotos, Plakate, Publikationen).

Ordnung und Verzeichnung von Archivgut. Ergebnis dieser Tätigkeit ist ein Findmittel.

Analoges oder digitales Findmittel, das nach Abschluss der Erschließung eines Bestandes erstellt wird. Es besteht neben einem Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation (Gliederungsschema), aus Angaben zur aktenabgebenden Behörde (z.B. bzgl. Zuständigkeit, Gründung, Entwicklungsgeschichte der Behörde etc.) und einer Bestandsgeschichte (Angabe zur Übernahme des Bestands durch das Archiv, Zustand der Unterlagen, Hinweis zur Überlieferung (z.B. Lücken), laufende Schutzfristen etc.) sowie aus einem Personen- und evtl. Sachregister.

Findmittel geben Auskunft über den Inhalt eines Bestandes. Je nach Grad der Erschließung liegen sie in Form von Findbüchern, Bestandsübersichten, Karteien oder Ablieferungslisten vor.

Vernichtung von nicht-archivwürdigen Unterlagen nach Ablauf ihre rechtlichen Aufbewahrungsfrist.

Logisch nach Klassen aufgebautes mehrstufiges Gliederungsschema von Beständen zur Herstellung einer inneren Ordnung.

Tabellarische Übersicht von Altsignatur und aktuell gültiger Signatur.

Entstehungszeit der Verzeichnungseinheit. In der Regel wird der Zeitpunkt (Jahr, evtl. Monat) angegeben, an dem der Vorgang angelegt und geschlossen wurde.

Private Unterlagen, welche die Tätigkeit einer historisch bedeutsamen Persönlichkeit dokumentieren und als Depositum, Schenkung oder Kauf ins Archiv gelangen. Beim Nachlass handelt es sich um Unterlagen einer verstorbenen Person; der Vorlass gelangt zu Lebzeiten der betreffenden Person ins Archiv.

Herstellen einer sachlogischen Gliederung eines Bestandes (Klassifikation); konkret durch Zuordnung der Verzeichnungseinheiten zu einer vorgefundenen oder im Archiv hergestellten Ordnung.

Strukturierungsprinzip von Archivbeständen (v.a. Sammlungen) nach sachlogischen Gesichtspunkten (z.B. Personennamen, Sachbetreffe, Ortsnamen, Zeiträume) ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge.

Herkunft von Unterlagen begründet durch ihren Entstehungszusammenhang (i.d.R. aktenabgebende Stelle).

Grundsatz für Bildung und Abgrenzung von Archivbeständen, bei dem der Entstehungszusammenhang von Archivgut gewahrt bleibt; d.h. Archivgut eines Aktenbildners / Registraturbildners bildet einen Bestand.

Die (Dienst-)Stelle, bei der das Schriftgut entstanden ist. Diese Stelle bietet dem zuständigen Archiv die Unterlagen an, deren rechtliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die es nicht mehr zur Erfüllung dienstlicher Belange benötigt.

Archivgut, welches ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge unter formalen und inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengestellt wird (z.B. Fotos, Plakate, Tonbänder, Filme, Flugschriften, Zeitungsausschnitte).

Repräsentative Auswahl von Massenakten nach statistischen Verfahren im Rahmen der archivischen Bewertung. Das Sample macht mit einer geringen Anzahl von Unterlagen die Gesamtmenge rekonstruierbar.

Im Archivgesetz und der Benutzungsordnung festgelegter Zeitraum, in dem Archivgut Benutzungsbeschränkungen unterliegt. Für Archivgut gilt in der Regel eine Schutzfrist von 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist / Sperrfrist bei personenbezogenen Unterlagen beträgt 10 Jahre nach Tod bzw. 90 Jahre nach Geburt der betroffenen Person; sollten diese Daten nicht zu ermitteln sein, gelten 70 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfristen / Sperrfristen können in besonderen Fällen auf Antrag verkürzt werden.

Kennzeichen zur Identifikation einzelner Archivalien. Die Signatur ist bei der Bestellung von Archivalien anzugeben.

Gliederung des Gesamtbestandes eines Archives.

Zentrales Element der Verzeichnung. Prägnante Wiedergabe des Entstehungszwecks einer Archivalie. Kann bei Bedarf durch einen Enthält-Vermerk erweitert werden.

Teil der archivischen Erschließung. Sie besteht aus der Titelbildung, der Vergabe der Signatur, der Laufzeit und eventuell aus dem Enthält-Vermerk.

Einheit innerhalb eines Bestandes mit eigener Identifikation durch die Signatur und dazugehörigen Verzeichnungsangaben.

Frühzeitige Aufnahme von selten benutztem Registraturgut ins Archiv, bei dem die rechtliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das Zwischenarchivgut verbleibt im Eigentum des jeweiligen Registraturbildners. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entscheidet das Archiv über die Archivwürdigkeit der Unterlagen.