Allgemeine Schutzfrist

Gemäß dem Archivgesetz des Landes Berlin gilt für das Archivgut die folgende Schutzfrist: Archivgut darf grundsätzlich nicht vor Ablauf von 10 Jahren seit Entstehung der Unterlagen durch Dritte genutzt werden (§ 8 Abs. 2 ArchGB).

Schutzfristen bei personenbezogenen Unterlagen

Archivgut, das sich nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person bezieht, darf unbeschadet der allgemeinen Schutzfrist nur mit der Einwilligung der betroffenen Person zugänglich gemacht werden. Nach dem Tod der betroffenen Person bedarf die Nutzung des Archivguts bis zum Ablauf von 10 Jahren der Einwilligung der Angehörigen. Ist der Todestag nicht bekannt, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person. Ist auch der Geburtstag nicht bekannt, endet die Schutzfrist 70 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist gilt nicht für die Nutzung durch die betroffenen Personen oder ihre Angehörigen (§ 8 Abs. 3 ArchGB).

Schutzfristenverkürzung

Die Schutzfristen können auf Antrag vom Universitätsarchiv verkürzt werden, soweit dies im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt und möglicherweise Maßnahmen ergriffen werden können, um schutzwürdige Belange der betroffenen Personen zu schützen. Ein überwiegendes öffentliches Interesse ist dann gegeben, wenn die Person oder die historischen Ereignisse, auf die in dem gesperrten Archivgut Bezug genommen wird, von besonderer oder exemplarischer Bedeutung für die Erforschung der Geschichte oder das Verständnis der Gegenwart ist (§ 8 Abs. 4 und Abs. 5 ArchGB).

Bei Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht (personenbezogenes Archivgut), ist eine Verkürzung auch ohne Vorliegen eines überwiegenden öffentlichen Interesses zulässig, wenn die betroffene Person oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen eingewilligt haben. Kann die Einwilligung nicht eingeholt werden, ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn durch geeignete Maßnahmen gegenüber Nutzer*innen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden (§ 8 Abs. 4 ArchGB). Für Unterlagen, die Personen der Zeitgeschichte betreffen oder sich auf die Tätigkeit natürlicher Personen in Ausübung öffentlicher Ämter beziehen, gilt die allgemeine zehnjährige Schutzfrist gemäß § 8 Abs. 2, sofern die schutzwürdigen Belange der Betroffenen angemessen berücksichtigt werden (§ 8 Abs. 4 ArchGB).

Archivgut ohne Schutzfristen

Die Schutzfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren oder bereits vor Übergabe an das Archiv auf der Grundlage des Berliner Informationsfreiheitsgesetzes tatsächlich offen gestanden haben (§ 8 Abs. 6 ArchGB).

Einschränkung der Nutzung

Die Nutzung ist zu versagen oder einzuschränken soweit (§ 8 Abs. 9 ArchGB):

• Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,
• Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
• der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,
• Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern dem entgegenstehen,
• Berufs- oder besondere Amtsgeheimnisse im Sinne des Strafgesetzbuches oder anderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden, oder
• durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde.

Die Entscheidung über das Versagen oder die Einschränkung der Nutzung trifft das Universitätsarchiv.

Nutzung durch Stellen der Freien Universität

Die aktenabliefernden Stellen sowie deren Rechts- und Funktionsnachfolger sind befugt, Archivgut, das aus ihren Unterlagen ausgewählt worden ist, zu nutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben wieder benötigen.