Es war ein Erfolg, sagt Andreas Wanke: „Insgesamt haben die ersten Betriebsferien zu einer Energiekosteneinsparung von rund 225.000 Euro geführt – damit ist das angepeilte Ziel von 200.000 Euro übertroffen worden.“ Ein Drittel der eingesparten Summe kommt dabei aus dem Strombereich (rund 75.000 Euro), rund 150.000 Euro aus dem Wärmebereich. Die Wasserkosten konnten um 20.000 Euro gesenkt werden, sodass durch die Schließzeit insgesamt 245.000 Euro an Energie- und Wasserkosten eingespart werden konnten. Hinzu kamen Einsparungen bei den Reinigungskosten von rund 80.000 Euro. Eine beträchtliche Summe – Geld, das im Rahmen des Prämiensystems zur Energieeinsparung teilweise den Fachbereichen zugutegekommen ist.

50 000 Thermostate mussten erst herunter-, dann wieder heraufgedreht werden

Die Freie Universität Berlin belegt in Dahlem, Düppel und Lankwitz rund 200 Gebäude mit einer Gesamtfläche von 500.000 Quadratmetern. Das sind neben Büros, Bibliotheken, Seminarräumen und Laboren beispielsweise Verkehrsflächen, Archiv- und Kellerräume. Die allermeisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hätten nach ihrer Rückkehr aus den Betriebsferien gut geheizte Arbeitsräume vorgefunden. Das lag Andreas Wanke zufolge an der guten Organisation und Vorbereitung: Angehörige der Freien Universität, Hausmeister und Reinigungsdienste haben alle Thermostatventile vor den Betriebsferien heruntergedreht und vor Arbeitsbeginn wieder herauf – insgesamt rund 50 000 Thermostate mussten per Hand bewegt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Betriebstechnik in der Technischen Abteilung haben den Absenkbetrieb der Heizungsanlagen geregelt und dafür gesorgt, dass diese zum Ende der Betriebsferien wieder in den Normalbetrieb gesetzt wurden.

Effizienz bei Arbeitsabläufen

„Die Erfahrungen der letzten Betriebsferien waren insgesamt zufriedenstellend“, sagt Kanzler Peter Lange. „Von den Betriebsferien 2013/14 erhoffen wir uns nicht nur einen Beitrag zur Entlastung unserer nach wie vor prekären Finanzsituation. Wir gehen außerdem davon aus, dass wir durch die ausgeweiteten Gebäudebegehungen vielfältige Hinweise für weitere technische Optimierungen erhalten.“ Wie im vergangenen Jahr werden auch diesmal notwendige Wartungs- und Umstellungsarbeiten durchgeführt, die im laufenden Universitätsbetrieb nicht möglich sind. Hier baut man auf die während des ersten Betriebsurlaubs gewonnen Erfahrungen.

Grundsätzlich gehe es bei der Schließzeit auch um die Effizienz von Arbeitsabläufen, betont Lange: „Oft wurde die ganze Universität in Zeiten, in denen regelmäßig wenige Mitarbeiter da sind, nur für eine kleine Zahl von Personen aufrechterhalten.“ In schwach besetzten Zeiten, wie etwa über die Weihnachtsfeiertage und zwischen den Jahren, fehlten dann denjenigen, die zur Arbeit in die Universität gekommen sind, viele der Kollegen und Partner, mit denen sie Arbeitsprozesse intern und extern zu bewältigen hatten.

In diesem Jahr den 23. Dezember für Checks und Feinjustierungen nutzen

Die Einsparungen lassen sich nach Einschätzung von Andreas Wanke während der bevorstehenden Betriebsferien noch steigern: „Während im letzten Jahr sämtliche vorbereitenden Maßnahmen für die Betriebsferien an dem Freitagnachmittag vor Weihnachten erfolgen mussten, haben wir in diesem Jahr mit dem 23. Dezember einen weiteren Tag für Checks und Feinjustierungen.“

Wichtige Termine

Alle Angelegenheiten, die Arbeitsverträge berühren, müssen rechtzeitig geregelt werden. Henrik Hauer vom Aufgabenbereich Grundsatzangelegenheiten und Leiter der Abrechnungsstelle in der Zentralen Universitätsverwaltung weist auf folgende Termine hin:

Die letzte ordentliche Sitzung des Personalrats Dahlem findet in diesem Jahr am 18. Dezember 2013 statt. Die Personalvertretung tagt nach den Betriebsferien erstmals wieder am 8. Januar 2014.

Etwaige Einstellungsanträge sowie Anträge auf Weiterbeschäftigung oder auf Arbeitszeiterhöhungen, die Ende Dezember 2013 oder Anfang Januar 2014 wirksam werden sollen, müssen den Personalstellen spätestens am 17. Dezember 2013 bis 12 Uhr, vorliegen. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Nebenabreden müssen spätestens bis zum 20. Dezember 2013 vollzogen werden. Sollte eine Vertragsunterzeichnung nicht zustande kommen, kann eine Einstellung oder Weiterbeschäftigung frühestens mit Wirkung vom 6. Januar 2014 vorgenommen werden, sodass gegebenenfalls eine Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses eintreten kann.

Die vorstehenden Ausführungen gelten auch für die Bearbeitung von Stellenausschreibungen durch die Personalwirtschaftsstellen. Vorgänge, bei denen die betreffenden Personen aus Drittmitteln finanziert werden oder werden sollen, müssen schon bis spätestens Mittwoch, 11. Dezember 2013, 12 Uhr, bei der zuständigen Sachbearbeitung der Drittmittelverwaltung vollständig vorliegen.