Die Bibliotheken der Freien Universität rüsten sich für den digitalen Wandel und die Herausforderungen der Zukunft: In den kommenden zwei Jahren soll in diesem Projekt gemeinsam mit allen Beschäftigten daran gearbeitet werden, das Bibliothekssystem der Freien Universität grundsätzlich neu zu organisieren. Dazu gehören neben der Universitätsbibliothek (UB) und dem Center für Digitale Systeme (CeDiS) 14 weitere Bibliotheksstandorte sowie das Universitätsarchiv. Gestern wurde das Veränderungsprojekt in einer Vollversammlung vorgestellt, zuvor war es bereits in persönlichen Gesprächen und mehreren Gremien erläutert worden. Andreas Brandtner, Direktor der Universitätsbibliothek, und Martin Lee, Leiter der Campusbibliothek und Projektleiter, erläutern den Veränderungsprozess im Gespräch mit campus.leben.

Herr Brandtner, Herr Lee, warum braucht es eine solch umfassende Neuorganisation?

Andreas Brandtner: Bibliotheken müssen auf den digitalen Wandel reagieren. Auch Forschung und Lehre verändern sich durch die Digitalisierung, Studierende haben einen ganz anderen Umgang mit Medien und Informationen. Auch unabhängig von der Zusammenlegung von UB und CeDiS hätte sich das Bibliothekssystem der Freien Universität wandeln müssen.

Martin Lee: Die Digitalisierung hat nicht nur Einfluss auf unsere Projekte – auch die Art, wie wir als Bibliothekarinnen und Bibliothekare arbeiten, verändert sich. Weil sich unsere Umwelt schneller ändert, als wir Menschen uns ändern, entsteht auch Frustration. Wir sind als Beschäftigte, als Organisation auf diesen raschen Wandel nicht vorbereitet und nicht in der Lage, so schnell auf die Bedürfnisse der Studierenden, der Lehrenden und Forschenden einzugehen. Der Veränderungsdruck ist deshalb hoch für uns.

Gab es einen aktuellen Anstoß für das Change-Projekt?

Brandtner: Der offizielle Anstoß war die Zusammenführung von UB und CeDiS Anfang 2018 nach einer Entscheidung des Akademischen Senats und des Präsidiums. Damit waren UB und CeDiS aber nur formal zusammengeführt – organisatorisch wurde das bisher noch nicht umgesetzt. Daneben beschäftigt uns seit geraumer Zeit das Thema der sogenannten funktionalen Einschichtigkeit. Im Kern geht es hier um eine besser koordinierte Zusammenarbeit zwischen zentraler Universitätsbibliothek und dezentralen Fachbibliotheken. Der größte Anstoß ist aber die Notwendigkeit, sich als Organisation weiterzuentwickeln. Eine Spitzenuniversität benötigt eine exzellente Infrastruktur.

Wann sind die betroffenen Beschäftigten über das Change-Projekt informiert worden?

Brandtner: Ich habe im September 2018 zunächst alle Beschäftigten der neuen Gesamteinrichtung Bibliothekssystem angeschrieben und das Projekt vorgestellt; anschließend bin ich durch alle Bereiche gegangen, damit mich die Menschen persönlich kennenlernen und mit mir ins Gespräch kommen konnten.

Lee: Vor dem eigentlichen Start des Projekts mit möglichst vielen Menschen ins Gespräch zu kommen, war eines unserer Ziele. In unserem internen Blog haben wir das Projekt ebenfalls vorgestellt. Außerdem haben wir einen Bericht zum Projektstart in einer bibliothekarischen Fachzeitschrift publiziert, den wir vor der Veröffentlichung allen Beschäftigten zur Verfügung gestellt haben. Die Vollversammlung gestern war die Kickoff-Veranstaltung für das nun beginnende Projekt. Unterstützt werden wir in dem Prozess von der externen Beratungsfirma „osb-i“. Zwei ihrer Berater – Katrin Glatzel und Maik Arensmann – begleiten unsere Arbeit. Beide haben große Erfahrung in der Arbeit mit öffentlicher Verwaltung und Hochschulen und haben sich auf der Vollversammlung vorgestellt.

Was soll sich konkret verändern? Welche Ziele haben Sie?

Brandtner: Unser grundsätzliches Ziel ist gewissermaßen ein Paradigmenwechsel: Anstelle des gedruckten Buches oder auch des E-Journals sollen künftig Studierende, Lehrende und Forschende im Zentrum unseres Denkens und Handelns stehen. Wir wollen als Informationsdienstleister beispielsweise Plattformen für die Forschung zur Verfügung stellen, etwa für digitale Editionen.

Ein anderes Beispiel: Lernen und Lehren findet analog im Hörsaal, im Labor, im Seminar, in der Bibliothek statt, zu einem guten Teil aber auch im digitalen Raum. Die Universitätsbibliothek mit dem integrierten CeDiS stellt diese analogen und virtuellen Lernräume zur Verfügung und unterstützt damit Lehrende und Studierende. Wir machen in diesem Bereich schon einiges, das wollen wir sichtbarer machen. Wir wollen qualitativ besser werden, breitere Angebote machen und stärker darauf schauen, wie wir die Menschen an der Freien Universität unterstützen können.

Geht es bei der Zusammenlegung der beiden Einrichtungen auch um effizientere Organisationsstrukturen? Werden Mitarbeiterstellen wegfallen?

Brandtner: Der Hauptbegriff ist für uns nicht Effizienz, sondern Effektivität. Wir haben keinen Sparauftrag: Alle Stellen bleiben bestehen, der Haushalt verändert sich nicht, wir müssen uns räumlich nicht verkleinern. Was wir wollen, ist effektiver zu werden, wirksamer. Dafür müssen wir bereits bestehende Aktivitäten bündeln.

Lee: Ein Beispiel: Wir haben an der Freien Universität ein sogenanntes zweischichtiges Bibliothekssystem – die Fachbereichsbibliotheken als dezentrale Standorte einerseits, die Universitätsbibliothek andererseits. Diese räumliche Zweischichtigkeit und die damit einhergehende Nähe zu den Fachbereichen und Disziplinen ist eine große Stärke der Freien Universität – das gibt es beispielsweise an der Humboldt-Universität nicht. Dieses dezentrale System wollen wir auf jeden Fall erhalten.

Verbesserungsbedarf gibt es allerdings bei der Abstimmung zwischen einzelnen Tätigkeitsbereichen innerhalb dieses Systems. So haben etwa sowohl die Fachbereichsbibliotheken Etats und Mitarbeiter, um für ein bestimmtes Fach Bücher zu erwerben als auch die UB. Ob diese Doppelung sinnvoll ist, wollen wir auf den Prüfstand stellen und sehen, wie man das besser verzahnen kann.

Ein anderes Beispiel ist das Thema Open Access. Es ist an der Freien Universität zentral in der UB verankert, wo auch das Open-Access-Büro für Berlin angesiedelt ist. Kompetenz und Aktivitäten in dem Bereich gibt es aber auch an allen Fachbereichen. Wir koordinieren das Thema nun zentral in der UB mit starker Unterstützung der Fachbereiche – dadurch kann es noch besser in die Universität hineinwirken.

Was soll noch auf den Prüfstand gestellt werden?

Brandtner: Wir wollen uns insgesamt die Organisationsstruktur unseres Bibliothekssystems ansehen; denn sie leitet sich – so wie die zahlreicher anderer Bibliotheken auch – aus dem 19. Jahrhundert ab. Das bedeutet starke Hierarchien, wenig Eigenverantwortung in der Gesamtorganisation, wenig Möglichkeit, eigenständig Entscheidungen zu treffen und selbstbestimmt Kontakte in die Bereiche Lehre, Forschung, Studium zu knüpfen.

Unser Ziel ist es, die Struktur unseres Bibliothekssystems so zu verändern, dass wir Hierarchien zurückbauen und die Bibliotheken im Universitätsnetzwerk besser verankern. Wir möchten an dieses lebendige Netzwerk anschließen, an die Studierenden, die Lehrenden, die Forschenden.

Bei all dem geht es auch um eine neue Organisationskultur. In welcher Organisationkultur leben wir? Leben wir in einer spielerischen, auf die Zukunft gerichteten, experimentierfreudigen Organisationskultur, die Fehler zulässt und als Lernchance begrüßt? Oder leben wir in einer Kultur, die stark auf Bewahrung ausgerichtet ist, darauf, alles perfekt zu machen, in der Fehler verboten und Experimente nicht erwünscht sind? Weil sich um uns herum so vieles schnell verändert, brauchen wir eine flexible Organisationkultur, die auf Veränderungen reagieren kann und experimentierfreudig ist. Eine solche Organisationskultur müssen wir entwickeln. Wir stoßen damit einen echten Paradigmenwechsel an.

Eine Organisation lebt von den Menschen – wie wollen sie die Beschäftigten von dem erforderlichen Veränderungsprozess überzeugen?

Lee: Indem wir den Menschen in den Fokus stellen. Im Moment dreht sich alles um Objekte, um Arbeitsabläufe. Der Mensch ist bei uns bisher weder konsequent genug Ziel der Dienstleistung noch steht er als Beschäftigter im Zentrum des Denkens. Das soll sich ändern: Die Selbstwirksamkeit unserer Beschäftigten soll gestärkt werden. Das ist ein langer Weg mit vielen kleinen Schritten, den wir mit allen gemeinsam gehen wollen.

Und wir gehen ihn bereits: Wir haben schon Workshops etwa zur Zukunft der Bibliotheksarbeit veranstaltet mit dem Weiterbildungszentrum, wir haben Expertinnen und Experten zu Vorträgen eingeladen. Wir probieren neue Formen der Zusammenarbeit aus. Wir setzen uns an einen runden Tisch, um gemeinsam Neues zu erarbeiten. Oder wir bewegen uns frei in einem leeren Raum und nutzen die Wände, um Konzepte zu entwickeln. Darüber können sich Rollenmuster verändern und die Art, wie wir zusammenarbeiten. Und schließlich auch die Organisationkultur.

Wie sind bisher die Reaktionen der Beschäftigten?

Lee: Das Feedback ist sehr, sehr positiv. Das liegt vor allem an der Möglichkeit, sich zu beteiligen. Wir versuchen, möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die aktive Arbeit an dem Prozess einzubeziehen. Sie merken, dass das kein Lippenbekenntnis ist, sondern dass die Ergebnisse der gemeinsamen Überlegungen in den Arbeitsalltag einfließen, dass sich tatsächlich etwas verändert. Auch in der Vollversammlung gestern gab es einen hohen interaktiven Anteil, auch dort ging es darum, sich zu beteiligen.

Wir wollen niemandem „unsere Philosophie“ aufzwingen. Wir hoffen natürlich, dass die Menschen sehen, dass die flacheren Hierarchien, die stärkere Eigenverantwortung, die neue Freiheit allen guttun: Dass wir mehr Freude an der Arbeit haben.

Brandtner: Wir möchten grundsätzlich zum Dialog einladen – für die gemeinsame Sache. Ich selbst beginne damit in meiner unmittelbaren Umgebung: bei den Hauptabteilungsleitern und den Leitern der Fachbibliotheken. Ich versuche, das Nachdenken über einen Wandel unserer Organisationskultur in die Uni zu tragen. Es gibt nicht mehr einen Entscheider an der Spitze, der alles alleine bestimmt, es geht um neues Führen. Dafür braucht es Multiplikatoren, die das neue Denken weitertragen. Vieles entwickelt sich im gemeinsamen Gespräch über Führungsverantwortung und Personalführung.

Lee: Wir sind der Meinung, dass es eine Organisation stärker macht, wenn ihre Mitglieder Möglichkeitsräume haben – diese möchten wir ihnen eröffnen.

Sie haben jetzt Ziele formuliert und ihre Strategie, wohin der Veränderungsprozess gehen soll – aber wie soll er im Einzelnen ausgestaltet werden?

Brandtner: Es ist ein offener Prozess, zu dem alle eingeladen sind. Wir wollen kaum Papiere verfassen, wichtig ist uns, dass sich in dieser Organisation tatsächlich etwas verändert. Das geht nur, wenn man die Menschen einlädt mitzumachen. Und wenn sie die Einladung annehmen.

Unsere Welt verändert sich. In den kommenden fünf Jahren mag sie noch einigermaßen so bleiben, wie sie jetzt ist: mit dem Smartphone im Zentrum unserer Informationsexistenz. Das wird in zehn Jahren definitiv anders sein. Vielleicht wird beispielsweise das Arbeiten in virtuellen Realitäten die Lehre und Forschung drastisch verändern. Wir können davon ausgehen, dass sich die Welt immer schneller wandelt. Das ist für Einrichtungen, die sich mit Medien und Informationen beschäftigen, mit Menschen, die lernen, lehren und forschen, entscheidend.

Lee: Wir wissen heute nicht, wie unsere Umwelt in fünf Jahren aussieht. Aber für den immer schnelleren Wandel wollen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fit machen. Wir wollen flexibel auf Veränderungen reagieren können. Das kann beispielsweise heißen, dass Teams und einzelne Beschäftigte eigenverantwortlich Zeit und Ort der Arbeit bestimmen. Schlüsselworte sind hier: Verantwortung und Lernen.

Brandtner: Wir können uns nicht auf konkrete Veränderungen vorbereiten, weil wir sie noch nicht kennen, aber wir können uns konkret darauf vorbereiten, dass es Veränderungen gibt. Dafür brauchen wir eine veränderungsfähige, -bereite und -freudige Organisation. Der dauerhafte Wandel ist das einzig Stabile.

Was bedeutet das ganz praktisch für Arbeitsabläufe und Organisation?

Lee: Es wird vielleicht weniger feste Abteilungen geben als heute. Die Arbeit wird stattdessen themenspezifisch organisiert werden in kleinen Gruppen. Die Themenstrukturen sind flexibel und gehen über institutionelle Grenzen hinaus. Auch über die Grenzen der Freien Universität: Wir sind jetzt schon als Beschäftigte im Bibliothekssystem international vernetzt – wie die Universität selbst. Diese Vernetzung wollen wir noch stärker fördern.

Brandtner: Wir suchen den internationalen Dialog. Demnächst macht unsere fünfköpfige Projektgruppe, die bisher den Veränderungsprozess koordiniert, eine Reise zu den Universitätsbibliotheken in Rotterdam, Leiden und Utrecht.

Warum gerade dorthin?

Brandtner: Wenn Sie wissen wollen, welche Innovationen es im Bibliothekswesen in Europa gibt, gehen Sie nach Skandinavien, nach Großbritannien oder in die Niederlande. Dort ist das Bibliothekssystem deutlich weiter als das deutsche. Hier holen wir uns gern Expertise.

Was wird sich für die Nutzerinnen und Nutzer der Bibliotheken an der Freien Universität Berlin konkret verändern?

Lee: Wir stehen mit dem Projekt am Anfang und fangen erst mit einer Bestandsaufnahme unserer Organisation an. Die Entwicklung eines Zukunftsbildes ist ein nächster Schritt, die Erarbeitung eines Organisationsdesigns ein weiterer. Die Umsetzung all dieser Arbeiten wird wahrscheinlich erst 2020 anstehen. Insofern ist eine Prognose schwierig. Aber es gibt wichtige Dienstleistungen, die wir definitiv weiter ausbauen wollen. Beispielsweise virtuelle Kommunikationsplattformen beziehungsweise Informations- und Wissensmanagement für Forschung und Lehre wie Wikis.

Brandtner: Wir möchten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auch bei der Beantragung von Drittmitteln unterstützen, indem wir für den Teil der Informationsinfrastruktur zuarbeiten.

Haben Sie einen solchen Change-Prozess, wie er jetzt angestoßen wird, schon mal begleitet?

Brandtner: Ja, zweimal. 2005 als stellvertretender Leiter der Universitätsbibliothek Wien. 2010 bin ich nach Mainz gekommen, dort war ich siebeneinhalb Jahre Direktor der UB und habe auch einen großen Change-Prozess umgesetzt. Vor dem Hintergrund meiner Erfahrungen bin ich sehr zuversichtlich für den Prozess an der Freien Universität. Das Potenzial bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist hier sehr groß. Ich bin fest davon überzeugt, dass wir erfolgreich sein werden.

Lee: Unsere Expertise aus dem 24-in-1-Projekt zur Gründung der Campusbibliothek bietet ebenfalls einen reichen Erfahrungshintergrund für die anstehenden Aufgaben.

Sie beziehen auch den Hochschulsport in den Entwicklungsprozess ein. Warum?

Lee: Ja, im August wird es gemeinsam mit dem Wassersportzentrum der Freien Universität ein großes Team-Event am Wannsee geben. Bei Team Challenges lernen sich die Kolleginnen und Kollegen abteilungsübergreifend und außerhalb der Arbeitszusammenhänge kennen. Wir haben das mit den Beschäftigten der Campusbibliothek schon zweimal gemacht, das war sehr erfolgreich. Man arbeitet danach anders zusammen. Die Zentraleinrichtung Hochschulsport und der Personalrat Dahlem unterstützen diese Art von Team Events.

Wo können sich Interessierte über den Veränderungsprozess informieren?

Lee: Das Projektbüro dokumentiert den Prozess in unserem Wiki. Information und Kommunikation ist eine der Hauptaufgaben unserer Kollegin Christina Riesenweber. Unterstützt wird sie durch eine eigene Arbeitsgruppe für die interne Kommunikation. Wir publizieren außerdem in Fachjournalen über den Change-Prozess. Wir investieren bewusst sehr viel Energie in die Kommunikation, weil wir wissen, wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich informiert sind.Wir freuen uns auch, wenn das Online-Magazin campus.leben unseren Prozess begleitet und regelmäßig über seinen Fortgang berichtet.

Die Fragen stellte Christine Boldt