„Haben wir mit diesem Tag die Hochschule lahmgelegt?“, fragte Lilith Wanner-Mack schmunzelnd. Die Leiterin des Referats Personalentwicklung, Welcome Service und Ausbildung der Personalabteilung der Freien Universität begrüßte gemeinsam mit ihrer Kollegin Anne Gutjahr zum Tag der Hochschulsekretariate. Gekommen waren mehr als 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in den verschiedenen Fachbereichen und Verwaltungsstellen der Universität Forschung und Lehre erst ermöglichen. Andrea Bör, als Kanzlerin der Universität für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung zuständig, betonte in ihrem Grußwort, dass die Sekretariate unverzichtbare Arbeit leisteten: „Sie sind ein integraler Bestandteil der Freien Universität“, sagte sie zu den Anwesenden.

Ulf Banscherus, Leiter der Kooperationsstelle Wissenschaft und Arbeitswelt der Technischen Universität Berlin, sagte in seinem Gastvortrag, dass sich das Aufgabenspektrum von Hochschulsekretariaten in den vergangenen Jahrzehnten stetig erweitert habe und komplexer geworden sei. Der promovierte Bildungswissenschaftler hat die Arbeitsbedingungen in den deutschen Hochschulverwaltungen empirisch untersucht. Beim Tag der Hochschulsekretariate präsentierte er die wichtigsten Ergebnisse seiner Studie.

So hätten Verwaltungsreformen, die Bologna-Hochschulreformen, die Digitalisierung und nicht zuletzt die stark gestiegenen Studierendenzahlen die Sekretariate in den vergangenen Jahren vor enorme Herausforderungen gestellt. Dazu gekommen ist, dass Anfang der 2000er Jahre viele deutsche Hochschulverwaltungen Personalstellen abgebaut haben. Seit 2007 steige die Anzahl der Beschäftigten zwar deutlich an, bleibe aber hinter dem Zuwachs an Wissenschaftspersonal und Studierenden zurück.

Unterm Strich könnten neue Technologien die Arbeit in Sekretariaten einfacher machen, sagte Ulf Banscherus. Der Prozess der Umstellung stehe aber erst am Anfang. „Das digitalisierte Büro kommt auf uns zu“, sagte auch Sibylle Schaefer, die in einem Sekretariat im Präsidium der Freien Universität arbeitet. In den vergangenen Jahren sei unter anderem das universitätsweite elektronische Beschaffungssystem UniKat hinzugekommen, über das unter anderem Laborverbrauchs- und Büromaterial, Mobiliar und IT bestellt werden. An dem System seien Verbesserungen vorgenommen worden, nachdem aus den Universitätssekretariaten Kritik an der Benutzeroberfläche laut geworden sei. Auch für die Lehrplanung und Raumbelegung wird neue Software verwendet. Das Weiterbildungszentrum der Universität bietet Kurse an, um den neuen beruflichen Voraussetzungen gewachsen zu sein. „Diese Programme sind nicht selbsterklärend“, sagte Angela Ballaschk, die am Fachbereich Geschichts- und Kulturwissenschaften arbeitet. „Das Angebot an Schulungen an der Freien Universität ist aber wirklich gut.“

Diese Schulungen und Weiterbildungsangebote bekannter zu machen und auf das auf Hochschulsekretariate zugeschnittene Zertifikatsprogramm aufmerksam zu machen, waren Ziele des Tages der Hochschulsekretariate. Nach einleitenden Vorträgen am Vormittag konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus sieben Workshops wählen, die zu Themen wie dem Umgang mit Konfliktsituationen, Auslandsaufenthalten und Gesundheit am Arbeitsplatz informierten. In der Mittagspause boten sich neben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Weiterbildungszentrums, des Hochschulsports und dem Dual Career & Family Service auch die sozialen Ansprechpartnerinnen zum Gespräch an.

Die Veranstaltung war eines der Ergebnisse des Projekts „Hochschulsekretariate gesundheitsförderlich gestalten“, das die Personalentwicklung und das Betriebliche Gesundheitsmanagement mit Unterstützung der Techniker Krankenkasse durchgeführt haben. In diesem Rahmen war auch ein ausführliches internes Wiki entstanden, das Katharina Lenz, Mitarbeiterin der Personalstelle, am Tag der Hochschulsekretariate vorstellte. Sie hatte das Wiki, das Informationen zu zahlreichen Themen wie Dienstreisen und Stellenausschreibungen enthält und ständig erweitert wird, gemeinsam mit Kolleginnen aus Hochschulsekretariaten erarbeitet.

Der Tag der Hochschulsekretariate sollte nicht nur informieren, sondern die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch persönlich miteinander in Austausch bringen. Wie eine Vernetzung gelingen kann, präsentierten Christine Kuba und Antje Spliethoff-Laiser, die an der Universität Göttingen ein Sekretariatsnetzwerk ins Leben gerufen haben. „Man merkt dann, dass man mit den Problemen nicht allein ist – und außerdem macht es sehr viel Spaß“, sagte Antje Spliethoff-Laiser.

Die überwiegende Zahl der Beschäftigten, so die Studie von Ulf Banscherus, sei mit ihrem Beruf zufrieden. Besonders die Familienfreundlichkeit, aber auch das Arbeitsklima und die Art der Tätigkeiten würden wertgeschätzt. Gemischter fielen dagegen die Einschätzungen zu Aufstiegsmöglichkeiten, Wertschätzung und Verdienst aus. „Wertschätzung heißt nicht, dass man einmal im Jahr einen Blumenstrauß auf den Tisch gestellt bekommt“, sagte Christine Kuba. „Das Berufsbild hat sich verändert, die Bezahlung allerdings nicht.“, sagte Marion Scheffel, die am Fachbereich Rechtswissenschaft der Freien Universität arbeitet.

Veranstaltungen wie der Tag der Hochschulsekretariate sollten keine einmalige Angelegenheit bleiben, fand Sibylle Schaefer: „Ich würde mir wünschen, dass so ein Austausch regelmäßig stattfindet.“ Auch Angela Ballaschk vom Fachbereich Geschichts- und Kulturwissenschaften und Marion Scheffel aus der Rechtswissenschaft wünschten sich eine Fortsetzung. „Es ist toll, dass es diesen Tag gibt“, sagte Angela Ballaschk.