Um die Angehörigen der Universität vor der Ausbreitung des Coronavirus zu schützen, herrscht an der Freien Universität Berlin seit dem 23. März minimaler Präsenzbetrieb: Bis auf eine Kleinstbesetzung in verschiedenen Bereichen arbeiten alle im Homeoffice. Es ist eine enorme Herausforderung, ein Semester vorzubereiten, in dem sämtliche Lehrveranstaltungen und -formate virtuell stattfinden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zentralen Bereichen der Hochschule sind besonders daran beteiligt, damit das digitale Arbeiten, Lehren und Studieren technisch reibungslos gelingen kann: im Bibliothekssystem, im Center für Digitale Systeme (CeDiS) und im Hochschulrechenzentrum ZEDAT. 

Mit der Schließung der Fachbibliotheken und der Universitätsbibliothek an der Freien Universität Berlin wurden die Auswirkungen der Coronakrise für Studierende, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ganz praktisch spürbar. Plötzlich waren die dort physisch vorhandenen Materialen fürs Lernen, Lehren und Forschen nicht mehr zugänglich: Bücher, Zeitschriften und vor allem die Arbeitsplätze vor Ort. Dass der Zugang zu den Beständen der Universitätsbibliothek (UB) und den Fachbibliotheken inzwischen wieder möglich ist, liegt an einem Service, der dort eingerichtet wurde: Wer ein Buch „entleihen“ möchte, kann dessen Digitalisierung in Auftrag geben. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter vor Ort scannt den gewünschten Text – sofern es das Urheberrecht zulässt – innerhalb von 72 Stunden ein und versendet ihn per Mail. 

Darüber hinaus werde bei jeder Bestellung geprüft, ob das Buch elektronisch verfügbar ist und wenn ja, für die Universität gekauft. „Unseren gesamten Etat für den Erwerb von Medien setzen wir nun für elektronische Ressourcen ein,“ sagt Andreas Brandtner, Direktor der Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin. Eine Herausforderung für die Studierenden werde die Gestaltung des gemeinsamen Lernens und Arbeitens sein, jetzt wo die dafür vorgesehenen Räumlichkeiten geschlossen sind, erklärt Brandtner.

Die Krise fördert die Digitalisierung

Insgesamt wirke die durch die Corona-Pandemie verursachte Situation als starker Antrieb für die Digitalisierung der Hochschulen – und zwar in allen Bereichen: Arbeit, Forschung, Lehre, Informationsversorgung und Studium, sagt Andreas Brandtner. „Es stimmt positiv, wie alle zusammenhalten und versuchen, einen Beitrag zu leisten.“

Nur wenige Beschäftigte arbeiten derzeit auf dem Campus, für die meisten hat sich der Arbeitsplatz verlagert und damit das Arbeiten verändert: Homeoffice mit Telefon- und Videokonferenzen über Cisco Jabber und Webex und Zugriff auf Daten in der Dienststelle über das Virtual Private Network (VPN). 

„In einigen Teilbereichen der IT-Infrastruktur der Freien Universität hat sich dadurch die Anzahl der gleichzeitigen Nutzerinnen und Nutzer nahezu verzehnfacht, und auch unser IT-Support ist noch mehr als sonst gefragt“, sagt Harald Scheelken, kommissarischer Leiter des Hochschulrechenzentrums ZEDAT. Innerhalb von drei Tagen habe die Kapazität einiger Dienste durch die Aufrüstung vorhandener Server oder durch zusätzliche neue Server im Hintergrund stark erhöht werden müssen. 

Zeitgleich mussten nötige Softwarelizenzen beschafft werden. Insgesamt sei es aber gut gelungen, sagt Scheelken, in kurzer Zeit die technischen Voraussetzungen für das Arbeiten von Zuhause zu schaffen – auch durch die tatkräftige Unterstützung der IT-Fachleute in den Fachbereichen, Zentralinstituten und in der Verwaltung. 

In den vergangenen Monaten hatten CeDiS und ZEDAT die Plattform Cisco Webex evaluiert, die deshalb jetzt sehr kurzfristig zur Verfügung gestellt werden konnte. Bei Webex handelt es ich um eine cloudbasierte Videokonferenz-, Kommunikations- und Kollaborationsumgebung.

Kommunikation ist alles

Andreas Brandtner sagt, er habe in den vergangenen Wochen für sich die interessante Erfahrung gemacht, dass dank der neuen Art des Zusammenarbeitens sehr gute Ergebnisse in sehr kurzer Zeit erzielt werden könnten: „Wir alle sind in den Videokonferenzen überdurchschnittlich fokussiert.“ 

Die aktuelle Situation erfordere von allen Beschäftigten der Freien Universität ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Eigenverantwortlichkeit, sagt Albert Geukes, Leiter des Centers für Digitale Systeme (CeDiS): „Hierarchien spielen derzeit eher eine untergeordnete Rolle, vielmehr stehen jetzt, mehr als sonst, die Kompetenzen jedes und jeder Einzelnen im Vordergrund.“ Im Moment müssten alle bereit sein, unter recht großem Druck auch sehr kurzfristige Entscheidungen zu treffen, sagt Geukes. Möglicherweise müssten Ansprüche an die Qualität mancher Maßnahmen oder Lösungen vorübergehend gesenkt werden – aber immer mit Augenmaß: „Nicht alles wird auf Anhieb reibungslos funktionieren“, räumt der Leiter des CeDiS ein. „Aber wir werden daraus lernen und darauf reagieren.“ Und er betont: „Mit ‚wir‘ meine ich tatsächlich alle an unserer Universität, die in irgendeiner Weise an den derzeit vorangetriebenen Prozessen beteiligt sind.“

Insgesamt funktioniere auch im minimalen Präsenzbetrieb die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Bereichen sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weitgehend problemlos, sagt Harald Scheelken von der ZEDAT. Die Kolleginnen und Kollegen seien sehr engagiert, und es werde alles dafür getan die notwendigen Prozesse zu beschleunigen. 

„Die größte Herausforderung für uns ist die Unsicherheit, wie sich die Situation in den kommenden Wochen entwickeln wird.“ So sei es ein Problem, dass viele IT-Komponenten, die für den Ausbau der kommunikativen Infrastruktur gebraucht würden, aufgrund der weltweit hohen Nachfrage und der Situation im Produktionsland China nicht oder nur mit langen Wartezeiten lieferbar seien, sagt Scheelken.

Digital lernen und lehren

Im Bereich Digitales Lernen und Lehren hat die Freie Universität eine lange Tradition – daran lässt sich nun anschließen: So bietet CeDiS seit 20 Jahren Tools und Services in den Bereichen E-Learning, E-Examinations, E-Research und E-Publishing an. „Im Moment erarbeiten wir vor allem Services für Lehre, Studium und Prüfungswesen, die möglichst niedrigschwellig und skalierbar sind – also einfach umsetzbar und für eine möglichst große Anzahl an Lehr-, Lern- und Prüfungsformaten anwendbar“, erklärt Albert Geukes. Viele neue Ideen und Impulse kämen hier von den Lehrenden selbst. „Wir konzentrieren uns auf den nun ganz anders geforderten Einfallsreichtum der Lehrenden und Studierenden und wollen diese Kreativität und die häufig neuen Anforderungen schnell aufnehmen und möglichst umgehend in unsere eigenen Prozesse integrieren“, sagt Albert Geukes. Alles was jetzt entstehe sei Ausdruck und Ergebnis der gemeinsamen Anstrengungen vieler, betont der Wirtschaftsinformatiker. „Gemeinsam verantwortlich handeln – das vom Universitätspräsidenten ausgegebene Motto ist auch für unsere Arbeit alternativlos.“