Mittagszeit auf dem Vorplatz vor der Holzlaube an der Fabeckstraße: Studierende sitzen auf den Bänken, einige nutzen die Zeit zwischen den Vorlesungen für eine schnelle Lektüre, andere sind ins Gespräch vertieft oder genießen bei geschlossenen Augen die Sonne. Sophie Bahrs deutet Richtung Silberlaube. „Hier wird die Bühne stehen, acht Mal sechs Meter“, sie dreht sich herum, zeigt auf das im Boden eingelassene Becken im hinteren Teil des Geländes, gleich neben der Trickster-Figur: „Dieser Bereich muss gesichert werden, und dort hinten verlaufen die Rettungswege.“

Unter dem Motto „75 Jahre freies Denken. Verantwortung bilden. Veränderung gestalten“ begeht die Freie Universität in diesem Jahr ihr Jubiläum, im Juni finden mehrere große Veranstaltungen statt. Dazu zählen der zentrale Festakt mit After-Show-Party am 1. Juni, ein Campus-Konzert am 7. Juni, die Lange Nacht der Wissenschaften am 17. Juni, eine Diskussion mit Leibniz-Preis-Trägerin Anita Traninger am 26. Juni anlässlich des 60. Jahrestags der Rede von US-Präsident John F. Kennedy vor dem Henry-Ford-Bau sowie das Sommerfest mit Campusrun am 29. Juni.

Sophie Bahrs leitet das Team Event der Stabsstelle Kommunikation und Marketing. Bei ihr laufen viele Organisationsfäden für die Feierlichkeiten im Juni zusammen: „Das Programm im Jubiläumsjahr ist sehr abwechslungsreich. Wir hoffen, bei den unterschiedlichen Events möglichst viele Universitätsangehörige, Freund*innen und Nachbarn der Freien Universität begrüßen zu können.“

Im Vorfeld solch großer Veranstaltungen ist vieles zu bedenken und zu planen – „das funktioniert nur, weil viele Menschen an der Freien Universität eng zusammenarbeiten“, sagt die Organisatorin. In der Technischen Abteilung liegt das Know-how für alles, was den Betrieb und die Bewirtschaftung des Campus und der Gebäude an der Freien Universität betrifft: Auf welchem Platz sind wie viel Ampere Strom verfügbar, wer erstellt einen Verkehrszeichenplan für die Straßenabsperrung, wie groß ist die Traglast des Bodens, wo soll die Bühne stehen, wie steht es um die Grünpflege nach den Events?

Wissen, dass es Fahnenbeauftragte gibt

„Ohne die Kolleg*innen der Technischen Abteilung würde hier gar nichts gehen“, sagt Sophie Bahrs. Sie schätzt deren Erfahrung, die sie aus anderen Zusammenhängen kennt. Sophie Bahrs selbst ist seit 2015 an der Freien Universität Berlin beschäftigt, in ihrer Verantwortung lagen beispielsweise die Einstein Lecture Dahlem und diverse Veranstaltungen mit hochrangigen Redner*innen wie Bernie Sanders und Frank-Walter Steinmeier, aber auch das 70. Jubiläum der Freien Universität vor fünf Jahren. Deshalb kennt sie viele interne Abläufe an der Hochschule bereits.

Trotzdem wundert sie sich über die zuweilen überraschenden Bestimmungen und Auflagen, die bei der Planung solcher Veranstaltungen eingehalten werden müssen. „Es gibt für alles eine Vorgabe und jemanden, der oder die zuständig ist und sich auskennt. Bei der Vielzahl von Aufgaben und Kolleg*innen ist die große Herausforderung oftmals herauszufinden, wer die Person ist, die helfen kann. Und manchmal erfährt man dabei, dass es Menschen mit ganz besonderen Aufgaben gibt: zum Beispiel Fahnenbeauftragte, die sich um das Auf- und Abhängen von Fahnen an den Gebäuden kümmern.“

Studentische Supporting Acts vor dem Auftritt von Paula Hartmann

An diesem Vormittag im Mai, auf dem Vorplatz der Holzlaube, trifft Sophie Bahrs die „Supporting Acts“ – das sind die studentischen Musiker*innen, die bei dem Campus-Konzert am frühen Abend des 7. Juni auf dem Platz vor der Holzlaube im Vorprogramm auftreten werden. Paula Hartmann, eine junge deutsche Künstlerin mit großer Fangemeinde, ist der Haupt-Act. Das Gratis-Konzert ist ein Geschenk nicht zuletzt an die rund 33.000 Studierenden der Freien Universität Berlin, die den größten Teil der Universität ausmachen.

„Ohne das großartige Engagement der Kolleg*innen im ‚Konzert-Team‘ innerhalb der Stabsstelle Kommunikation und Marketing könnte dieses Event gar nicht stattfinden“, sagt Sophie Bahrs. „Mit der Suche und Ansprache geeigneter Künstler*innen, der Planung benötigter Technik, mit dem Treffen von Sicherheitsvorkehrungen, der Organisation von Getränkewagen bis hin zur Bewerbung auf den Social-Media-Kanälen der Freien Universität sind wir zu fünft vollauf beschäftigt.“ Alle seien aber „mit großem Spaß dabei und voll motiviert, ein tolles Konzert für unsere Studierenden auf die Beine zu stellen“, sagt Sophie Bahrs – und ergänzt: „Natürlich sind alle Angehörigen der Freien Universität Berlin, Alumni, Unterstützer*innen und Nachbar*innen ebenfalls herzlich willkommen.“

Nach dem Ortstermin auf dem Campus geht es für Sophie Bahrs und ihre Kollegin Dulda Çulha weiter zum Henry-Ford-Bau. Auf dem Gelände des „historischen Campus“ – dem Geviert zwischen den Fachbereichen Wirtschafts- und Rechtswissenschaft sowie Mensa I und Henry-Ford-Bau – findet die Auftakt-Veranstaltung am 1. Juni um 16 Uhr statt. Zu dem zentralen Festakt im Max-Kade-Auditorium eingeladen sind alle Universitätsangehörigen, Ehemaligen, Freund*innen, Nachbar*innen und Unterstützer*innen der Universität.

Keine Langeweile bis zum 1. Juni

„Nach dem Festakt wird ein DJ auflegen, es wird Cocktails und Platz zum Tanzen geben – wir freuen uns auf einen ausgelassenen Abend mit vielen Gästen“, sagt Sophie Bahrs. Bis dahin, das ahnt man nach diesem Treffen, wird der Organisatorin, bei der so viele Fäden zusammenlaufen, nicht langweilig werden.