Sei es die Bereitstellung des E-Mail-Dienstes und des Content Management Systems für die gesamte Universität, der zentralen Lernplattform, der elektronischen Lohn- und Gehaltsverwaltung sowie von Online-Zeitschriftendatenbanken und multimedialen Archiven. Oder die Durchführung von computergestützten Prüfungen und die Erfassung von Studierendendaten und Noten im Campus Management.

Vier für FIT

Die Freie Universität bietet eine ausgefeilte und weitreichende IT-Infrastruktur für alle Bereiche von der Lehre und Forschung über die Informationsversorgung bis hin zur Verwaltung. Hinter all diesen komplexen elektronischen Diensten stehen die vier IT-Servicebereiche (CeDiS, ZEDAT, UB und eAS), die sich im FIT-Verbund zusammengeschlossen haben. Sie sind Experten für ihre jeweiligen Fachgebiete, haben aber bereits vor einigen Jahren erkannt: „Um Synergieeffekte zu erzeugen und den Nutzern einen einfachen Weg durch das Dickicht einer modernen IT-Architektur zu ermöglichen, bedarf es einer intensiven Kooperation und engen Abstimmung der IT-Abteilungen an der Universität“, erklärt Professor Nicolas Apostolopoulos, der Leiter von CeDiS.

2008 haben die vier Bereiche deswegen der Universitätsleitung das Konzept der FIT-Allianz vorgestellt. Mittlerweile hat sich der FIT-Verbund innerhalb der Freien Universität etabliert. Er arbeitet direkt mit dem Gremium des Chief Information Officer (CIO) zusammen, dem Vizepräsident Professor Jochen Schiller und Kanzler Peter Lange angehören. FIT unterstützt das CIO-Gremium sowohl in strategischer als vor allem auch in operativer Hinsicht. Der CIO bringt die IT-strategischen Vorschläge dann ins Präsidium ein.

IT-Projekte gemeinsam entwickeln

Ziel des FIT-Verbundes ist, die Kern-IT-Systeme – wie zum Beispiel die Software SAP für Lohn und Gehalt, die E-Mail-Verwaltung, das Content Management System oder die E-Learning-Plattform Blackboard – möglichst gut aufeinander abzustimmen und übergreifende, langfristige IT-Projekte gemeinsam zu entwickeln und umzusetzen. So entstehen Synergieeffekte und der Zugang zu den verschiedenen Systemen sowie die Nutzung der IT-Angebote können damit für alle Mitglieder der Universität optimiert werden. „Uns war wichtig, dass jedes dieser Kern-IT-Systeme in der verantwortlichen Abteilung etabliert ist und gleichzeitig jeder davon Gebrauch machen kann“, betont Apostolopoulos, dessen Abteilung als Kompetenzzentrum für E-Learning und Multimedia unter anderem Software und Plattformen für eine Bereicherung von Lehren und Lernen durch Online-Elemente sowie das Content Management System anbietet.

Daten einmal erfasst, mehrfach genutzt

„Die Geschäftsprozesse machen nicht an den Abteilungsgrenzen halt“, ergänzt Dr. Christoph Wall, Leiter des Bereichs eAS. Die Verknüpfungen zwischen den einzelnen Systemen haben im Laufe der Jahre immer mehr zugenommen. Aufgrund der stärkeren Vernetzung wird eine bessere Abstimmung immer wichtiger.

Für die Nutzer bedeutet die FIT-Zusammenarbeit zum Beispiel konkret: „Wenn ein Student einen E-Mail-Account bei der ZEDAT erhält, werden seine Daten automatisch in das Campus Management System überführt, wo seine künftigen Klausur- und Hausarbeitsnoten erfasst werden. Und wer in Campus Management registriert ist, erhält gleichzeitig Zugang zu Blackboard, der interaktiven Lernplattform, auf der Dozenten Kursmaterialen bereitstellen und Studierende miteinander kommunizieren können“, erklärt Wall.

So muss nicht jede Stelle immer wieder neu persönliche Daten erfassen und verarbeiten und die Nutzer müssen sich nicht viele verschiedene Zugangsdaten für die einzelnen Systeme merken. Außerdem bieten die vier Abteilungen auf einer gemeinsamen Website einen für die verschiedenen Zielgruppen zugeschnittenen Überblick über alle IT-Dienste der Universität, so dass weitere Informationen, Links und Ansprechpartner gesammelt und leicht zu finden sind – ohne dass der Nutzer vorher die Abteilungsstruktur durchschauen muss.

Rechenzentrum auf Höchstleistung

„In der heutigen Zeit nimmt die IT-Versorgung eine besondere Stellung ein“, sagt Torsten Prill, der Direktor des Hochschulrechenzentrums ZEDAT. Ständige Verbindung zum Studien- und Arbeitsplatz ist für die meisten Angehörigen der Freien Universität zu einer Selbstverständlichkeit geworden. „E-Mails immer lesen zu können und auf die eigenen Dokumente von vielen Orten der Welt zugreifen zu können, erfordert Höchstleistungen vom Hochschulrechenzentrum“, so Prill.

„Das Funktionieren dieser Systeme zu sichern, ist eine Herausforderung der wir uns täglich gern stellen. Und mehr noch: Den ständig steigenden Anforderungen begegnen wir mit innovativen Lösungen wie einer moderneren VoIP-Infrastruktur oder unserem flexiblen Identity Management, die zukunftssicher und ressourcensparend sind“, sagt Prill.

Universitätsbibliothek mit über 20.000 digitalen Zeitschriften

„Der Zusammenschluss der Bereiche sichert die Bereitstellung der EDV-Angebote, ohne dass es zu Überschneidungen kommt“, fügt Professor Ulrich Naumann, Leitender Direktor der Universitätsbibliothek, hinzu. „Jeder konzentriert sich auf seine Kernkompetenzen, wir auf die digitale Literaturversorgung. Wir haben allein über 20.000 digitale Zeitschriften. Über mehrere Jahre gesehen kommen da schnell über eine Million digitaler Publikationen zusammen. Langfristig werden wir sicherlich auf die Storage-Systeme der ZEDAT zurückgreifen und keine Digitalisate auf unseren eigenen Servern bereitstellen“, erläutert Naumann einige Vorteile von FIT.

Entscheidend sei es, bei den gemeinsamen Planungen stets die Nutzerperspektive einzunehmen, betonen die Leiter der vier Abteilungen. „Die einzelne Anwendung steht also im Vordergrund, nicht die Abteilung, die sie betreut“, fasst Apostolopoulos zusammen. „Unser langfristiges Ziel ist es, mit FIT an einer Stelle unsere Leistungen zu präsentieren, so dass Studierende und Universitätsangehörige einen einzigen Ansprechpartner für alle IT-Belange haben.“