Allgemeines:

Die Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln kann nur befristet erfolgen, d.h. für die Dauer der bewilligten Projektlaufzeit. Bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit ist gegebenenfalls eine Verlängerung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses möglich.

Außerdem gilt generell, dass Personal nicht rückwirkend eingestellt werden kann.

Die Personalplanung erfolgt in der Regel bereits bei der Projektbeantragung, d.h. bereits zu diesem Zeitpunkt muss überlegt werden, welches Personal (wissenschaftliche/r Mitarbeiter*in, sonstige/r Mitarbeiter*in oder studentische Hilfskraft) in welchem Umfang der Beschäftigung (Dauer, Stellenanteil) notwendig ist. Beratende Unterstützung erhalten Sie hierzu vom Team VI C – Forschungsförderung, das Sie in jedem Fall bei der Planung eines Forschungsprojekts kontaktieren sollten.

Ausschlaggebend für die tatsächlich möglichen Einstellungen ist letztlich jedoch der Zuwendungsbescheid des Mittelgebers. Hierzu beraten Sie  Ihre Ansprechpartner/innen in der Drittmittelverwaltung.

Vorgehensweise:

Bei Einstellungen ist die Personalabteilung der Freien Universität Berlin die zuständige administrative Instanz. In den Prozess einbezogen werden müssen des Weiteren grundsätzlich der Personalrat, die Frauenbeauftragte, gegebenenfalls die/der Schwerbehindertenbeauftragte sowie die Drittmittelabteilung, wobei die Auswahl der einzustellenden Person selbstverständlich der Projektleitung obliegt.

1. Ausschreibung

Grundsätzlich ist es erforderlich, dass zu besetzende Stellen ausgeschrieben werden. Ausnahmen sind möglich, so z. B. bei sogenannten Ad-personam-Bewilligungen (DFG eigene Stelle, namentliche Nennung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin im Antrag u. ä.).

Einen genauen Überblick über den Bearbeitungsverlauf einer Stellenausschreibung sowie allgemeine Hilfestellung dazu finden Sie auf den Seiten der Personalabteilung (Abt. I).

Bei der Ausschreibung von Stellen für nichtwissenschaftliches Personal (sonstige Mitarbeiter*innen) ist zusätzlich eine Stellen-/Aufgabenbeschreibung sowie deren Bewertung erforderlich. Genaueres hierzu finden Sie auf den Seiten der Stellenwirtschaft (Abt. II).

Stellenausschreibungen erscheinen standardmäßig im FU-Stellenanzeiger. Sofern im Einzelfall eine Ausschreibung in anderen Medien gewünscht wird, werden die Kosten für eine externe Ausschreibung zentral getragen. Weitere Anzeigekosten müssen durch die Projektleitung finanziert werden. Halten Sie hier gemeinsam mit der Drittmittelverwaltung Rücksprache mit dem Zuwender, ob die Kosten übernommen werden.

2. Bewerbungsverfahren

Beachten Sie bitte, dass zu den Auswahlgesprächen für ausgeschriebene Stellen rechtzeitig die Vertreter/innen der entsprechenden am Entscheidungsprozess beteiligten Gremien (Personalrat/ Studentischer Personalrat, Frauen- und gegebenenfalls Schwerbehindertenbeauftragte/r) eingeladen werden. Bewahren Sie bitte die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen auf.

Die Adressen der Ansprechpartner/innen finden Sie hier:

• Fachbereichs-Frauenbeauftragte
• Zentrale Frauenbeauftragte
• Personalrat
• Studentischer Personalrat
• Vertretung der Schwerbehinderten (Bereich Dahlem), Vertretung der Schwerbehinderten (Bereich BGBM)

3. Einstellung

Sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, d.h. eine Personalentscheidung durch die Projektleitung unter Einbeziehung aller zur Entscheidungsbeteiligung befugten Gremien getroffen wurde, kann die Einstellung vorgenommen werden.

Hierzu benötigen Sie einen ausgefüllten und unterschriebenen Einstellungsantrag, den Sie zusammen mit einem aussagekräftigen Auswahlvermerk, den Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen sowie der Erklärung zu den Vorbeschäftigungszeiten des/der Einzustellenden über die Fachbereichsverwaltung und die Frauenbeauftragte an die Drittmittelabteilung senden.

Die/der für Sie zuständige Mitarbeiter/in leitet den Vorgang ergänzt um die Freigabe der Drittmittelabteilung an die Personalstelle weiter.

Weitere Informationen zu Einstellungsverfahren finden Sie auf den Seiten der Personalabteilung (Abt. I).

4. Änderungen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses

Bei allen Änderungen bereits bestehender Beschäftigungsverhältnisse (Weiterbeschäftigung oder Änderung der Arbeitszeit) entfällt eine erneute Ausschreibung der Stelle, aber die jeweilige Änderung muss mittels Antrag über die Drittmittelverwaltung an die Personalstelle gerichtet werden.

Weiterbeschäftigung

Die Weiterbeschäftigung von Personal aus Drittmitteln ist nur möglich, wenn die Verlängerung des Projektes vom Zuwender bewilligt wurde. Wurde ein weiteres Projekt bewilligt, das sich nahtlos anschließt, muss auch hier vorher ausgeschrieben und ein Auswahlverfahren durchgeführt werden, sofern es sich nicht um eine Ad-personam-Bewilligung handelt. Aus Drittmittelsicht handelt es sich immer um eine Neueinstellung, sofern Personal lückenlos in einem Folgeprojekt beschäftigt wird, da sich die Finanzierungsquelle (i. e. der Zuwendungsbescheid) geändert hat.

Änderung der Arbeitszeit

Sofern der Bewilligungsbescheid dies zulässt, ist eine Erhöhung der Arbeitszeit bei nicht vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter/innen oder auch eine Verringerung der Arbeitszeit möglich (z.B. Teilzeit nach Mutterschutz). Auch diese Änderung muss mittels Antrag und, sofern notwendig, unter Nachweis der zur Verfügung stehenden Mittel im Gang über die oben bei Einstellung benannten Beteiligten erwirkt werden.