Von jedem Vertrag benötigt die FU Berlin mindestens eine Originalausfertigung für die Abteilung Forschung, auf Wunsch der Projektleitung der FU Berlin wird ein weiteres Original für deren Dokumentation gefertigt. Im Übrigen ist für jeden weiteren Vertragspartner zumindest ein weiteres Original zu unterzeichnen.

Im internationalen Rechtsverkehr (insb. mit Partnern in Übersee) kann es – bei Einvernehmen mit dem Partner – ausreichen, dass unterzeichnete Verträge nicht im Original, sondern lediglich als Scans ausgetauscht werden. Ob diese vereinfachte Form möglich ist, muss mit dem Team Rechtsangelegenheiten bei Forschung & Transfer (VI B) vor Unterzeichnung abgestimmt werden.

Innerhalb der FU Berlin unterzeichnet zunächst die jeweilige Projektleitung die nötigen Vertragsausfertigungen und leitet diese an die Abteilung Forschung (VI) weiter, welche sich anschließend um die rechtsverbindliche Unterschrift kümmert.

Nach Abschluss des Unterzeichnungsvorgangs erhält die Projektleitung alle unterzeichneten Ausfertigungen mit der Bitte um Weiterverteilung an die Projektpartner zurück. Sind die nötigen Ausfertigungen nach Unterschrift durch die FU Berlin bereits vollständig unterzeichnet, behält die Abteilung Forschung (VI) ein Exemplar für die eigene Dokumentation zurück.