„Seit fast 20 Jahren arbeiten die Bibliotheken der Freien Universität bei Erwerb, Katalogisierung und Ausleihe von Büchern und Zeitschriften mit dem Bibliotheksmanagementsystem Aleph500, das zum Zeitpunkt Einführung primär für die Verwaltung von Printmedien konzipiert war“, erklärt Jiri Kende, Leitender Direktor der Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin. In den vergangenen Jahren seien jedoch elektronische Ressourcen immer mehr in den Mittelpunkt der Literaturversorgung gerückt, mussten aber bisher in separaten Systemen außerhalb des Systems Aleph500 verwaltet und gepflegt werden. Im Jahr 2015 habe daher die Freie Universität gemeinsam mit den anderen Berliner Universitäten entschieden, ein modernes System zu erwerben, mit dem auf einer einheitlichen Basis alle analogen und elektronischen Medien verwaltet und zur Verfügung gestellt werden können. Die Entscheidung fiel auf das „cloudbasierte“ Bibliotheksmanagementsystem Alma der Firma ExLibris, das wie alle modernen Bibliothekssysteme als Software as a Service angeboten wird.

Das neue System Alma arbeitet mit einem sogenannten Webclient anstelle eines lokalen Clients; es ermöglicht durch die integrierte Verwaltung von Print- und E-Ressourcen deutliche Effizienzsteigerungen in den internen Arbeitsabläufen; die Administration und Pflege von zusätzlichen Systemen wie auch der eigenen Server entfällt. Die agile Softwareentwicklung mit wesentlich kürzeren Innovationszyklen in Alma ermöglicht auf der Basis von monatlichen Updates auch kurzfristig neue Funktionalitäten einzuführen.

„Ein besonderes Augenmerk haben wir bei den Vertragsverhandlungen auf die sensiblen Bereiche Datenschutz und Datensicherheit gelegt“, sagt Jiri Kende. Die Hard- und Softwareplattformen der Firma Ex Libris, auf denen die personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden, befinden sich in einem Rechenzentrum in Amsterdam und damit im europäischen Rechtsraum, was datenschutzrechtlich die zentrale Voraussetzung für den Einsatz von Alma gewesen sei. Die behördlichen Datenschutzbeauftragten der beteiligten Universitäten waren von Anfang an in die Vertragsverhandlungen mit der Firma Ex Libris einbezogen und haben – in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Landes Berlin – die datenschutzrechtlich relevanten Vertragsbestandteile wesentlich mitgestaltet. Der Umsetzung des vertraglich vereinbarten Sicherheitskonzepts, das auf den Richtlinien für Cloud Computing des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik basiert, haben die behördlichen Datenschutzbeauftragten zugestimmt.

Die Bibliotheken der Freien Universität Berlin unterstützen mit ihren Dienstleistungen etwa 37.000 Studierende und etwa 4500 Beschäftigte der Hochschule. Das öffentlich zugängliche Angebot mit einem Gesamtbestand von etwa 8,5 Millionen Medieneinheiten, 600.00 E-Books, 70.000 E-Journals und rd. 1.500 Datenbanken umfasst Literatur aus allen lehr-, forschungs- und studienrelevanten Fachgebieten.