Freie Universität Berlin hält an Videokonferenz-Plattform Webex fest
Präsidium der Hochschule: „Rechtskonformer Einsatz für das Wintersemester gewährleistet“
Nr. 146/2022 vom 09.09.2022
Die Freie Universität wird die Videokonferenz-Plattform Webex des Herstellers Cisco Systems auch weiterhin nutzen. Der rechtskonforme Einsatz für das Wintersemester sei gewährleistet, erklärte das Präsidium der Hochschule am Freitag in Berlin. Der kommissarische Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hatte der Freien Universität Berlin im August aufgetragen, die Nutzung der Plattform bis Ende September zu beenden, weil sie keine Möglichkeit sehe, die Software rechtskonform zu betreiben. Die Freie Universität bot der Berliner Datenschutzbehörde daraufhin für Mitte September ein Gespräch über die Nutzung der von ihr kritisierten Software an.
Das Präsidium der Freien Universität betonte, die Einführung von Webex sei von Anfang an begleitet worden durch ein Team von juristischen Experten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der Hochschule, Dr. Karsten Kinast, durch das Rechtsamt der Universität und durch technische Expertinnen und Experten der Hochschule. „Seit 2020 ist durch eine Vielzahl von Maßnahmen das datenschutzrechtliche Niveau entlang der Vorgaben der Europäischen Union kontinuierlich verbessert worden“, unterstrich die Hochschulleitung. Die Kritikpunkte des Berliner Datenschutzbeauftragten seien „sehr genau geprüft und im kontinuierlichem Austausch mit der Behörde diskutiert“ worden. Bisher gebe es keine bundesweit einheitliche Rechtsauffassung der Datenschutzbehörden beim Einsatz von Videokonferenzsystemen, deren Anbieter eine Niederlassung in den Vereinigten Staaten haben.
Konkret hat die Freie Universität in den vergangenen Monaten folgende Anstrengungen unternommen:
- Mit Erlass des sogenannten Schrems-II-Urteils durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) sowie der aktuellen Standardvertragsklauseln durch die Europäische Kommission wurden die Vertragsklauseln des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Cisco laufend angepasst. Die aktuelle Vertragsversion bildet die Datenströme bei Nutzung von Webex an der Freien Universität Berlin bestmöglich ab. Unter Berücksichtigung der umstrittenen Rechtslage bei Datentransfers in die USA werden die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zudem bestmöglich eingehalten. Daneben finden laufend Gespräche mit Cisco statt, um auch künftige für die Vertragsklauseln relevante rechtspolitische Entwicklungen einzuarbeiten.
- Die Verarbeitung von Inhaltsdaten aus den Webex Meetings (etwa die Videoübertragung an sich oder hochgeladene Dateien) findet nicht in den USA statt, sondern auf europäischen Servern. Diese Server befinden sich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Bei technischen Schwierigkeiten findet diese Verarbeitung auf Servern in einem Rechenzentrum in Amsterdam statt.
- Seit April 2022 steht allen Angehörigen der Universität die Option zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für das Ansetzen von Besprechungen zur Verfügung. Hinzu kommt, dass die Chatfunktion in Webex mit der Einführung der Webex-App im März immer Ende-zu-Ende verschlüsselt ist.
In dem für September angeregten Gespräch mit dem kommissarischen Landesdatenschutzbeauftragten über die Nutzung der von ihm kritisierten Software will das Präsidium der Freien Universität dessen neue Kritikpunkte erörtern und den Dialog über konstruktive Vorschläge zur weiteren Verbesserung des Datenschutzes fortsetzen. Das Präsidium will den Gesamtkomplex erläutern und Lösungsszenarien aufzeigen. An dem Gespräch nehmen aufseiten der Hochschule Universitätspräsident Prof. Dr. Günter M. Ziegler und weitere Mitglieder des Präsidiums teil.