In vielen Organisationen wird die Bedeutung eines umfassend verstandenen und umgesetzten Informations- und Wissensmanagements unterschätzt oder auf die technische Organisation reduziert. Bezeichnenderweise sind Chief Information Officers (CIO) – wenn überhaupt vorhanden – zumeist Führungskräfte aus dem technischen Bereich. Der Begriff Wissensmanagement kennzeichnet den Gegenstand schon als übergreifende Führungsaufgabe – warum also wird diesem Thema weiterhin so wenig Beachtung geschenkt?

Das Wissen in einer Organisation umfasst schriftlich dokumentierte und dokumentierbare Informationen ebenso wie den Erfahrungsschatz der Mitarbeiter – also das Wissen, das über Jahre hinweg im Tagesgeschäft angehäuft wird.

Allein das auf Dokumenten basierende Wissen in einer Organisation ist schwer überschaubar geworden: Es verteilt sich auf verschiedene Medien, Formate und Anwendungen sowie auf die Ordnungsstrukturen der verwendeten Speichermedien, denen selbst häufig nicht einheitliche und verbindliche Standards zugrunde liegen.

Zwar haben sich in vielen Branchen spezifische Good practices herausgebildet, deren Beachtung von geschulten Mitarbeitern sichergestellt werden kann. Anwendung finden diese Prozesse jedoch zumeist nur dann, wenn leicht zu erkennen ist, dass Informationen aus geschäftlichen oder rechtlichen Gründen unbedingt aufbewahrt werden müssen. Große Unsicherheiten gibt es aber beispielsweise in der Kommunikation über E-Mails, die in vielen Organisationen als faktisches Leitsystem der Gestaltung von Geschäftsprozessen gilt: Welche E-Mails müssen eigentlich kontextbezogen bereitgehalten werden, um Ergebnisdokumente überhaupt verstehen zu können?

Oft findet zudem das nicht dokumentenbasierte und daher „flüchtige“ Wissen wenig Beachtung. Wie sieht es etwa mit Informationen aus, die einzelne Mitarbeiter zusammengetragen haben, um ihre Aufgaben besser erledigen zu können? In diesem Zusammenhang sind Antworten auf zahlreiche organisationsstrukturelle Fragen zu finden: Wie wird in einer Organisation kommuniziert? Wie werden bei den Mitarbeitern effizient die Informationsstände hergestellt, die sie benötigen, um Aufgaben optimal zu erledigen? Wie kann die Erfahrung langjährig erfolgreicher Mitarbeiter festgehalten, weitergegeben und für andere nutzbar gemacht werden? Wie können Standards in der Personalentwicklung formuliert und gesichert werden? Diese Fragen erfordern zunächst keine technischen Lösungen, sondern organisatorische. Denn für jede organisatorische Ausbaustufe des Wissensmanagements lässt sich die passende technische Umsetzung im Rahmen der eingesetzten Kommunikations-, Zusammenarbeits- oder Koordinationssysteme finden. Die verfügbare technische Unterstützung macht die Kommunikation – das Teilen, Mitteilen und Strukturieren von Informationen – so einfach und so ergonomisch wie nie zuvor. Ob durch Content-Management-Systeme, ob durch interaktive Web-2.0-Methoden die Nutzer ihre jeweiligen Informationsstände zu einem bestimmten Thema teilen, mitteilen und dadurch insgesamt anreichern, ob durch interne oder externe Portale, die eine Vielzahl von Anwendungen und Informationsbasen integrieren können: Entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation bleibt die konsequente Planung und Pflege dieser Strukturen.

Organisationen, die durch eine stetige methodische Qualifizierung ein erfolgreiches Wissensmanagement erreichen, verschaffen sich einen Effizienz- und Effektivitätsvorteil gegenüber anderen, denn sie können ihr gebündeltes Wissen rasch und auf den Punkt entfalten.

Der Autor ist Bereichsleiter Strukturen & Prozesse in der Unternehmensberatung, INFORA GmbH.