Hochschulsekretariate
gemeinsame Projekte BGM und PE
Projekt BGM und PE - Hochschulsekretariate
Das Arbeitsgebiet der Hochschulsekretariate war in den letzten Jahren einem stetigen und massiven Wandel unterworfen, Kompetenzanforderungen und Aufgaben haben sich stark verschoben.
Neben vermehrten Aufgaben in der Drittmittelverwaltung, ist es z.B. die stetige Digitalisierung der Arbeitsprozesse, aber auch die Anforderungen an Koordinierungstätigkeiten, die zunehmen und sich wandeln.
Bisherige Arbeitsergebnisse haben gezeigt, dass gerade die Bereiche Informationsmanagement, Vernetzung und fachlicher Austausch, sowohl auf horizontaler wie auch vertikaler Ebene eine entscheidende Schwerpunktsetzung darstellen.
Darüber hinaus ist die Stellenstruktur der Sekretariate überwiegend davon geprägt, dass Sekretär*innen in den Fachbereichen oftmals eine Zuständigkeit für mehrere Professor*innen, oft auch kombiniert mit zwei halben Stellen, haben. Dies kann sowohl unterschiedliche und manchmal diametrale Anforderungen und Erwartungen nach sich ziehen, wie ganz praktische zeitliche und organisatorische Herausforderungen.
Das gemeinsame Projekt des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Stabsstelle Personalentwicklung hat zum Ziel hat in einem beteiligungsorientierten Prozess bedarfsorientierte, gesundheitsförderliche Maßnahmen zu entwickeln und nachhaltig zu implementieren. Hierfür wird das Projekt von der Techniker Krankenkasse unterstützt und begleitet.
Grundlage der erfolgreichen Maßnahmenentwicklung ist eine passgenaue Bedarfserhebung, die in vier Fachbereichen als Pilotbereichen der Freien Universität Berlin durchgeführt wird. Genutzt wird hierbei ein Fragebogen, der beteiligungsorientiert in einem Workshop an die spezifischen Bedarfe und Rahmenbedingungen angepasst wurde. An die Befragung schließen sich darauf aufbauende Gesprächsrunden und Workshops an. Auf dieser Grundlage werden Maßnahmen erarbeitet, die als Good-Practice Beispiele in andere Bereiche der Freien Universität übertragbar sind.
Ein Ergebnis der Befragung war sehr deutlich der Wunsch nach einer Stärkung von Informationsaustausch und Vernetzung. In den Pilotbereichen wurden daher von den Verwaltungsleitungen Jour-Fixes eingeführt die dies strukturiert ermöglichen sollen. Weiter wurde ein hochschulweites Wiki für Hochschulsekretariate aus einer Arbeitsgruppen von Sekretärinnen aus den Pilotbereichen entwickelt. Weitere Informationen hierüber und wie sie das Wiki nutzen können erfahren Sie hier: