FU Kompakt
Die Tätigkeit in Hochschulsekretariaten ist vielseitig und erfordert einen guten Überblick über die Struktur und die ineinandergreifenden Arbeitsbereiche der Freien Universität. Das Onboarding-Programm „FU Kompakt“ ermöglicht neuen Beschäftigten, sich diesen Überblick zu verschaffen und mit Weitblick die Zusammenhänge über den eigenen Fachbereich hinaus zu verstehen.
Professor*innen profitieren von einer kürzeren Einarbeitungszeit und von Sekretariatskräften, die schnell mit den wichtigsten Themen vertraut sind. „FU Kompakt“ gibt den Teilnehmenden einen Einblick in IT-Programme und Themenbereiche, der dann bei Schulungen im Weiterbildungszentrum vertieft werden kann.
Zudem bietet das Programm den Teilnehmenden die Möglichkeit, andere neue Beschäftigte kennenzulernen und sich untereinander zu vernetzen. Besonders an „FU Kompakt“ ist, dass die Module von Kolleg*innen, die an Fachbereichen und in der Zentralen Universitätsverwaltung tätig sind, geleitet werden. So wird ein niederschwelliges ‘peer-to-peer learning' ermöglicht und ein Transfer des erlangten Wissens in den Arbeitsalltag gewährleistet.
Der erste „FU Kompakt“ Durchgang lief von Oktober bis Dezember 2022. Seitdem haben fünf weitere Runden stattgefunden. Insgesamt haben bisher 83 Kolleg*innen das Programm absolviert.
Der nächste Durchgang startet im Oktober 2024. Verwaltungsleitungen können neue Kolleg*innen für das Programm per E-Mail an den Welcome Service - start@personal.fu-berlin.de - nominieren.
Das Programm besteht aus zehn Modulen. Die Teilnahme an allen Terminen ist für die für das Programm nominierten Beschäftigten verpflichtend.
Termine
Campus Tour
7.10.2024, 11:00 - 12:30
Ankommen an der FU Berlin: Überblick und Struktur
10.10.2024, 9:30 - 12:00
Personalwesen
14.10.2024, 9:00 - 16:00
Haushalt
5.11.2024, 9:30 - 12:30
FU Webportale
18.11.2024, 9:00 - 12:00
Drittmittelverwaltung
19.11.2024, 9:00 - 12:00
Evento & Campus Management
25.11.2024, 9:00 - 13:00
Veranstaltungsmanagement & Gremienarbeit
3.12.2024, 9:00 - 11:00
Werkzeugkoffer Onboarding & Einarbeitung für Multiplikator*innen
10.12.2024, 9:00 - 11:00
Fragen & Antworten und Feedback
12.12.2024, 10:00 - 12:00
Modulbeschreibungen
Die Teilnehmenden gewinnen einen Überblick über alle relevanten Personalprozesse, von der Einstellung bis zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Folgende Schwerpunkte werden hierbei innerhalb des Skripts und dem Modul gesetzt:
- Unterschiede zwischen den Status- bzw. Beschäftigtengruppen
- Ausschreibungsanträge, Ausfüllhilfen und ergänzende Hinweise
- Bewerber*innenkommunikation
- Einstellungen und Änderungsmaßnahmen – was ist bei der Beantragung zu beachten
- Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Dienstunfälle, Sonderurlaub, Mutterschutz/Elternzeit)
- Basiswissen zum Thema Dienstreisen
Die Teilnehmenden bekommen einen Überblick über die verschiedenen Finanzströme und deren Grundlagen. Um deren Auswirkungen auf ihren Universitätsalltag und Zusammenhänge zu erkennen, erhalten die Teilnehmenden grundlegende Informationen und konkrete Anwendungsbeispiele. Die vermittelten Erkenntnisse sind alltagsnah und können unmittelbar verwendet werden.
Das Modul richtet sich an Hochschulsekretariate, die mit Onboarding von neuen Beschäftigten und Einarbeitungsprozessen betraut sind. Die Teilnehmenden kennen nach Abschluss der Veranstaltung die Bedeutung eines professionellen Onboardingprozesses, können ihre Rolle in diesem Prozess reflektieren und entsprechende Onboarding-Checklisten und weitere Werkzeuge bedarfsgerecht in ihrem Arbeitsbereich einsetzen.
Studium & Lehre ist eine der zentralen Aufgaben an einer Universität - so auch an der FU Berlin. Es wird einen ersten Einblick in einen Teil des Bereichs Studium & Lehre geben. Hierbei fokussieren wir uns auf die Lehrplanungssysteme Evento/ MyCampus und auf das Prüfungsverwaltungssystem Campus Management, u.a.:
- wie die Systeme miteinander verwoben sind,
- auf welchen rechtlichen Säulen diese gestellt sind und
- wer für welche Aufgabe zuständig ist und was ggf. Ihre Rolle darin ist
In dem Modul erhalten die Teilnehmenden praktische Tipps und einen Überblick der Workflows an der FU Berlin im Zusammenhang mit der Organisation von Veranstaltungen. Beim zweiten Teil wird die Gremienstruktur einer Universität und die Bedeutungen der verschiedenen Instanzen und Kommission für die tägliche Arbeit präsentiert.