Ein Gesprächsprotokoll dokumentiert vertraulich die Gesprächsergebnisse und getroffenen Vereinbarungen, außer es wird beidseitig die Vereinbarung getroffen, dass ein Protokoll entfallen kann.

Während des Gesprächs wird von der/dem Vorgesetzten in Abstimmung mit der/dem Mitarbeiter*in ein strukturiertes Protokoll (inkl. eines Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen) ausgefüllt, welches die Themenbereiche Arbeitsaufgaben und Organisation, Führung und Zusammenarbeit sowie Personalentwicklung (gesondertes Formblatt) enthalten kann.

Noch offene Punkte aus dem Protokoll des Vorjahres werden in beiderseitigem Einvernehmen in das neue Protokoll übernommen.

Das Protokoll wird am Ende des Gesprächs von beiden Gesprächspartner*innen unterschrieben.

Am Ende des Gesprächs erhalten beide Gesprächspartner*innen ein Exemplar des Protokolls und des Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen zur verschlossenen, separaten Aufbewahrung bis zum nächsten Jahresgespräch. Die Dokumente werden nicht in die Personalakte abgelegt, sondern separat und vertraulich/verschlossen aufbewahrt.