Neben der Absicht, einen wirtschaftlichen Betrieb der Drucksysteme zu erreichen, sollen mit dem neuen Verfahren folgende Ziele erreicht werden:

Benutzerfreundlichkeit

• ein universitätsweit einheitliches und gut dokumentiertes Bedienkonzept,
• intuitive Bedienbarkeit der Druckdienste und Systeme,
• Vereinfachung von Arbeitsabläufen,
• enge Verzahnung mit den zentral betreuten Arbeitsplätzen und Speicherorten,
• Unterstützung von Client-Rechnern außerhalb der zentralen Betreuung,
• Unterstützung aller gängigen Betriebssysteme,
• Vorbereitung auf digitale Workflows.

Verbesserte Funktionalität / Moderne Hardware

• Einführung flächendeckendes Netzwerkscannen,
• Scan-to-Home, Scan-to-E-Mail,
• standortunabhängiges Drucken durch Follow-Me-Print,
• Optimierung der Hardware, statt Rebuilt-Geräte fabrikneue Geräte auf dem aktuellen Stand der Technik.

Optimierung Serviceleistungen

• proaktive Erkennung und Behebung von Fehlern durch den Dienstleister,
• rechtzeitige und automatisierte Bestellung von Verbrauchsmaterial,
• hohe Ausfallsicherheit der zentralen Serverinfrastruktur.

Verbesserung des Umweltschutzes und der Nachhaltigkeit

• Einsparen von Energie und Papier.

Reduzierung der Kosten

• Standardisierung der Gerätelandschaft durch den Abschluss eines neuen Rahmenvertrages,
• Bündelung / Standardisierung der Wartungsverträge,
• Standardisierung der Toner,
• Aussonderung von Altgeräten,
• Reduzierung der Geräte durch gemeinsame Nutzung.

Reduzierung des administrativen Aufwands

• Schnelles Rollout von Neu- und Ersatzsystemen,
• Vereinfachung bei Support und Beschaffung.

Verbesserung der IT-Sicherheit

• Schutz der Drucksysteme und Server gegen Schadsoftware und Hackerangriffe,
• Schutz vertraulicher Dokumente gegen Einsichtnahme und Manipulation,
• Umsetzung der geltenden Sicherheitsrichtlinien.

Bei der Verwendung der Drucker und Multifunktionsgeräte (MFP) wird zukünftig noch deutlicher zwischen den „Zentralen MFPs“ und den „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ unterschieden.

Zentrale MFPs

Als „Zentrale MFPs“ werden zentral aufgestellte Geräte an der FU Berlin, die auch bereichsübergreifend von mehreren Beschäftigten genutzt werden können, bezeichnet. Die Nutzung dieser Zentralen MFPs erfolgt anwendergebunden. Die Anmeldung erfolgt durch Auflegen des persönlichen Schließtransponders des elektronischen Schließsystems der FU Berlin am Drucksystem.

Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)

Zu den „Arbeitsplatz Drucker (MFP und Drucker)“ werden die Geräte gezählt, die in den Büros einzelnen Beschäftigten bzw. Büros zugeordnet sind. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob der Einsatz eines Arbeitsplatzgerätes notwendig ist.

MFP - Multifunction Printer, deutsch Multifunktionsgerät

Als „Zentrale MFPs“ werden zentral aufgestellte Geräte an der FU Berlin, die auch bereichsübergreifend von mehreren Beschäftigten genutzt werden können, bezeichnet. Die Nutzung dieser Zentralen MFPs erfolgt anwendergebunden. Die Anmeldung erfolgt durch Auflegen des persönlichen Schließtransponders des elektronischen Schließsystems der FU Berlin am Drucksystem.

Mit der Umstellung auf die neuen Geräte des Herstellers Ricoh geht die Verrechnung der Miete und der Verbräuche (ausgenommen Papier), der „Zentralen MFPs“ in eine zentrale Finanzierung über. Durch die zentrale Finanzierung und der neuen Funktion Follow-Me-Print ist die Nutzung der „Zentralen MFPs“ bereichsübergreifend möglich.

Die Neubeschaffung und der Abschluss neuer Verträge für „Zentrale MFPs“ erfolgt ausschließlich über den Zentralen Einkauf der FU Berlin (ZUV, Abteilung II, Referat IIC).

Bei Rückfragen wenden Sie sich zuerst an ihren IT Beauftragten im Bereich. Die IT Beauftragten sind über das Projekt informiert und können sicherlich erste Fragen klären. 

Darüber hinaus steht Ihnen selbstverständlich auch der Zentrale Einkauf für Auskünfte zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an: Frau Sibylle Fink E-Mail: einkauf@fu-berlin.de

Bedienungsanleitung

Auf den folgenden Druckvorlagen finden Sie alle Funktionen der neuen, zentralen Drucksysteme von RICOH.

Die Vorlagen können in A1 als Poster oder A4 als Heft ausgedruckt werden.

Anleitung Poster A1

Anleitung in A4 (6 Seiten)

Handbücher

Die Beantwortung häufig gestellter Fragen finden Sie unter dem folgenden Link:

https://www.zedat.fu-berlin.de/FAQ#11.2

weitere Anleitungen zum Umgang sowie der Installation der Multifunktionsgeräte von Ricoh finden Sie unter

https://www.zedat.fu-berlin.de/Tip4U_Print.bzw. unter den folgenden Links:

Auf zentralen von der ZEDAT verwalteten Rechnern sind die zentralen MFPs mit dem Namen "FollowMe" hinterlegt.

Auf dezental verwalteten Windows-Notebooks müssen Sie sich den Drucker "FollowMe" unter folgendem Pfad als Netzwerkdrucker einbinden: \\drucken.campus.fu-berlin.de\FollowMe

Auf der folgenden Seite befindet sich eine Anleitung zur Installation von FollowMe Druckern auf unbetreuten Macs

https://www.zedat.fu-berlin.de/Print/DruckScanUnbetreut

und der Tip4U #159als Direktlink:

https://www.zedat.fu-berlin.de/tip4u_159.pdf

Weiterelitung zum Fachbereich Philosophie und Geisteswissenschaften: Netzwerkdrucker einbinden

Um die Umwelt und ressourcen zu entlasten werden alle Multifunktionsgeräte und Drucker mit der folgenden Grundkonfiguration aufgestellt:

• Duplexdruck
• s/w Druck 

Ermöglicht ein sicheres Drucken und reduziert deutlich die Druckkosten

Das Follow-Me-Print sorgt dafür, dass die Druckaufträge sicher sind. Vertrauliche Dokumente können mit der neuen Funktion nicht mehr in falsche Hände gelangen, da die Druckaufträge so lange auf einem sicheren Druckserver zurückgehalten werden, bis der Absender sich an einem Zentralen MFP der FU Berlin authentifiziert, um die Druckaufträge abzuholen. Stapel von nicht abgeholten Ausdrucken in den Ausgabefächern gehören damit der Vergangenheit an.

Druckaufträge die an den Drucker Follow-Me gesendet werden:

• können an einem beliebigen „Zentralen MFP“ an der FU Berlin abgeholt werden,
• werden auf einem zentralen Druckserver für 24 h vorgehalten,
• werden nach dem Ausdrucken vom Druckserver gelöscht,
• werden nach Ablauf von 24 h automatisch vom Server gelöscht, sofern kein Druck erfolgt.

Es gibt zwei Wege um die Druckaufträge am Gerät abzuholen:

Die Kopierfunktion des Multifunktionsgerätes kann nach Anmeldung per Transponder wie gewohnt / bekannt genutzt werden.

Das bisherige Scannen in ein Gruppenlaufwerk wird auf ein personalisiertes Scannen umgestellt. Hierzu gibt es die folgenden beiden Möglichkeiten

Scan to Mail

Diese Scan-Funktion ermöglicht dem Nutzer das Scannen von Dokumenten, die er direkt per E-Mail an beliebige Adressaten versenden kann.

Das eingescannte Dokument kann direkt als Anhang in einer E-Mail versandt werden, als Absenderadresse wird dabei automatisch die primäre E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers verwendet. Als Zieladresse ist automatisch ebenfalls die eigene primäre E-Mailadresse eingetragen, dieses Feld ist nicht editierbar. Die Felder CC, Betreff, Nachrichtentext und Dateiname sind editierbar. Über die Suchfunktion (Lupe) kann das zentrale Adressbuch der FU Berlin durchsucht werden. Es können jedoch auch beliebige Zieladressen eingetragen werden.

Auf dem Gerät selber werden temporär die Daten des Scans zwischengespeichert, dann an den Scanserver übertragen und wieder gelöscht. Auf dem Scanserver findet eine Aufbereitung der Scandaten in das gewählte Format statt. Nach Fertigstellung verschickt der Scanserver den Scan an die gewählte/n E-Mail-Adresse/n des Benutzers.

Probleme

Große Datenmengen

Scans werden aufgrund der internen E-Mail nur bis zu einer Datengröße von 100 MB übertragen. Beim Einscannen großer Datenmengen empfehlen wir die Funktion Scan to Home zu verwenden!

Die Scans landen nicht in meiner Mailbox

Schauen Sie im Spam / Junk-Mail-Ordner nach. Wenn dort auch nichts ist, überprüfen Sie am MFP, an welche Adresse ihre Scans geschickt werden und ob Sie dieses Mailkonto auch abrufen.

Ich finde nach dem Anmelden am MFP keinen Scan-to-Mail-Button

Ihr Account ist vermutlich weder ein Mitarbeiter- noch ein Projektaccount sondern ein Promotionsstudierendenaccount o.ä. Bitte kontaktieren Sie Ihren IT-Beauftragten.

Scan to Home

Ein eingescanntes Dokument kann direkt auf dem persönlichen Homelaufwerk [H:] abgelegt werden, dazu wird auf dem Bildschirm des Multifunktionsgerätes „Scan an H:“ ausgewählt. Bei Betätigung des grünen Scan-Buttons, wird das Dokument im Ordner „Scan“ auf Laufwerk [H]: abgelegt.

Scan Formate

Beim Scannen kann der Dateiname und der Dateityp, wie PDF (searchable/durchsuchbar), Excel, Text, Word, JPEG, PNG und TIFF ausgewählt werden. In einem weiteren Menü können bei Bedarf Optionen wie die Auflösung des Scans festgelegt werden.

Ein eingescanntes Dokument kann direkt an eine Faxnummer gesandt und dort als Fax empfangen werden. Im Hintergrund wird dazu das Mail-to-Fax Gateway der ZEDAT genutzt.

Der Anhang „@fax.fu-berlin.de“ an die Faxnummer, die beim Faxen via E-Mail-Clients erforderlich ist, entfällt.

Neu ab 16.09.2019:

Die Geräte senden über @remote "echte" Störungen automatisch an Ricoh. 

Der Techniker von Ricoh nimmt mit dem Beeich Kontakt auf!

Bei Fragen zur Authentifizierung, Einbindung des Druckers, Berechtigungen, Treiber etc. melden Sie sich bitte per E-Mail an die ZEDAT.

Für technische Probleme der Druckerhardware betreffend wenden Sie sich bitte direkt an die Firma Ricoh.

Kontaktdaten ZEDAT: support@campus.fu-berlin.de

Kontaktdaten Ricoh: Tel 0511/6742-4000 Fax 0800/6742-434 E-Mail service@ricoh.de

Neu ab 16.09.2019:

Die Geräte senden über @remote den aktuellen Tonerstand. Sobald der Schwellenwert erreicht wird, bestellt das Gerät automatisch Toner nach. Der Toner wird n die hinterlegte Kontaktadresse (Ansprechpartner*in Vorort) geschickt.

Es muss kein UniKat Bestellschein erstellt werden! Nachbestellungen des Toners sind in der Miete bzw. Klickpreis des Gerätes enthalten. Die Kosten für die Heftklammern (zentraler MFPS) werden zentral übernommen!

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an einkauf@fu-berlin.de

Kontaktdaten Ricoh:

Tel 0511/6742-4000 Fax 0800/6742-434 E-Mail service@ricoh.de

Heftklammern sind nicht in der Miete enthalten.

Aus dem zuvor genannten Grund werden die Heftklammern auch nicht automatisch bestellt! 

Bitte wenden Sie sich bei Bedarf selbst telefonisch 0511-6742-4000  oder per E-Mail service@ricoh.de an Ricoh, um Heftklammern nachzubestellen. Die Kosten werden zentral übernommen, solange es sich um einen üblichen Verbrauch handelt.

Sollte die Rechnung der Lieferung beiliegen, so senden Sie diese bitte an:einkauf@fu-berlin.de

Es wird kein UniKat Bestellschein benötigt.

Der 1:1 Austausch ist abgeschlossen! Alle Altgeräte wurden mit neuen RICOH Geräten ausgetauscht!

Nach der Auslieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme werden die Kopierer der Firmen Canon & Sharp abgeholt. Die Termine werden in Absprache mit dem Bereich, IIC und dem Lieferanten abgestimmt. Die Miete und Verbrauchskosten werden von den Lieferanten bis dahin weiter dezentral abgerechnet. 

Die angekündigte Optimierung der Druckerlandschaft der Freien Universität Berlin erfolgt erst nach Austausch der Zentralen MFPs.

Hierzu wird derzeit noch an einem Konzept gearbeitet. 

Der 1:1 Austausch ist abgeschlossen! Alle Altgeräte wurden mit neuen RICOH Geräten ausgetauscht!

Stand: 11.12.2018

Um kurzfristig Druckerdefekte an Arbeitsplätzen überbrücken zu können, ist ein Pool an gebrauchten Geräten aufgebaut worden, die in dringenden Fällen ausgegeben werden können.

Sollten Sie Bedarf an einem solchen Gerät haben, senden Sie bitte eine E-Mail mit folgenden Informationen an einkauf@fu-berlin.de

• Fachbereich/ Einrichtung
• Ansprechpartner/in inkl. Kontaktdaten
• Kostenstelle (für Umbuchung des Austauschgerätes)
• Defektes Gerät:

• Modellnummer (z.B. HP Jaserjet 2300)
• Name des Druckers/Hostname (Name der beim Druck von Dokumenten ausgewählt wird)
• Inventarnummer (10-stellige FUB-Nummer) oder wenn nicht vorhanden Seriennummer

• Was wird benötigt:

• Drucker oder Multifunktionsgerät
• Duplex
• s/w oder Farbe

• Aufstellort:

• Straße:
• Raum:

• aktuell verwendetes Betriebssystem des Nutzers (inkl. Version)

Bevor eine Anfrage gestellt wird, bitten wir Sie die Möglichkeit einer Instandsetzung des defekten Gerätes und die Notwendigkeit eines lokalen Arbeitsplatzgerätes zu überprüfen. In der Regel kann auf ein zentrales Multifunktionsgerät in der Nähe zurückgegriffen werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an Ihre/n IT-Beauftragte/n.

Sollten Sie nach dem Rollout der zentralen MFPs funktionsfähige! Arbeitsplatzdrucker und ggf. zugehörige Toner abgeben wollen, kontaktieren Sie bitte einkauf@fu-berlin.de. Die Geräte werden abgeholt und in das zentrale Druckerlager gebracht. Um die Abholung zu erleichtern, lagern Sie die Drucker bitte an einem Ort.

Bitte legen Sie dem Drucker folgende Informationen bei:

• Statusseite mit Tonerfüllstand!
• Fachbereich/ Einrichtung
• Ehemaliger Standort (Raumnummer)
• Hostname
• Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten
• Inventarnummer (10-stellige FUB-Nummer), sofern nicht auf dem Gerät aufgeklebt

Sollten Sie nicht mehr benötigte Toner lagern, können Sie diese gerne ebenfalls in das zentrale Druckerlager senden. Senden Sie diese bitte per Fachpost an die Stabsstelle Nachhaltigkeit & Energie in der Schwendenerstr. 17 mit Angabe Ihrer Kontaktdaten. Bei einer größeren Menge, setzen Sie sich bitte direkt mit Melanie Quilitz in Verbindung (nachhaltigkeit@fu-berlin.de).

Die Spracheinstellungen können im abgemeldeten Zustand oben rechts auf das Menü-Symbol (☰) geändert werden.

Der oberste Menüpunkt ist immer "Sprache ändern".

Drücken Sie lange unten links auf die Taste mit den mehreren japanischen Zeichen oder - wenn diese nicht angezeigt wird - auf den Globus links der Spacetaste. Dann wählen Sie den Menüpunkt "Eingabemeth." und können im nächsten Menü die Eingabemethode "Deutsch -Bildschirmtastatur" auswählen.