Wie kann ich als Veranstalter:in die Mobilität der Teilnehmer:innen beeinflussen?
An der Freien Universität Berlin stehen großzügige und technisch gut ausgestattete Räumlichkeiten für unterschiedlich große Gruppen zur Verfügung. Alle Veranstaltungsorte sind gut an den ÖPNV und das Deutsche Bahnnetz angeschlossen und sind von U- und S-Bahn, per Bus, per Fuß sehr gut zu erreichen.
Hinzu kommt, dass Mitarbeiter:innen der Freien Universität Berlin den großen Vorteil haben, dass für Eigenveranstaltungen der Universität keine Kosten für die Anmietung der Räumlichkeiten und Nutzung der gängigen Technik entstehen.
auf dem Campus der FU
Räume im Seminarzentrum, in der Rost-, Silber- und Holzlaube wie im Hernry Ford-Bau und an anderen Fachbereichen sind kostenfrei buchbar. Im Botanischen Garten sind die Kosten für FU interne Veranstaltungen in der Regel um 75% reduziert.
Silber- und Rostlaube:
Räume zwischen 20 und 150 qm mit 20-60 Plätzen
Seminarzentrum: Drei zusammen liegende Räume: L 113 hat 80 Plätze, L 115 und L 115 je 60 Plätze
Anfragen: kurzzeitmiete@fu-berlin.de
Holzlaube:
18 bis 150 Plätze
Buchung Holzlaube über die Raumverwaltung des Fachbereichs Geschichts- und Kulturwisseschaften:
raum@geschkult.fu-berlin.de
Auch andere Fachbereiche haben verschiedene Räume unterschiedlicher Größen, die für Ihre Veranstaltung geeignet sein könnten. z.B. der dem Fachbereich für Biologie / Chemie angehörige Neubau in der Arnimallee 22.
Hier lohnt es sich sich umzuschauen und gegebenfalls bei den entsprechenden Fachbereichen nachzufragen.
Botanischer Garten
Hörsäle, Blütensaal, Glashaus und Rousseauhaus stehen zur Verfügung.
Der Rousseau-Saal im Neuen Glashaus im Gewächshausbereich des Botanischen Gartens hat Platz für 140 Personen, Kosten regulär 600 Euro/Tag. Eine 75% Reduzierung ist bei Veranstaltungen durch FU Einrichtungen und Institutionen möglich. Im Einzelfall ist sogar eine kostenfreie Nutzung möglich.
E-Mail: vermietung@bgbm.org
Wenn Sie aufgrund mangelnder Verfügbarkeit oder aufgrund anderer räumlicher Bedürfnisse einen anderen Veranstaltungsort außerhalb der Freien Universität Berlin favorisieren, sollten Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes auf eine gute Anbindung an den ÖPNV, auf Zertifizierungen und Nachhaltigkeitskriterien des Veranstaltungsortes und Barrierefreiheit achten.
Falls der Betreiber des Veranstaltungsortes sich nicht explizit der Nachhaltigkeit verpflichtet fühlt, beziehen Sie ihn in Ihr Nachhaltigkeitskonzept ein. Finden Sie heraus, wie es der/die Betreiber:in/Veranstalter:in mit den Themen Ressourcenmangement und Energieeffizienz hält und welche Kriterien er/sie für die Zusammenarbeit mit Caterern hat. Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie Ihre Kriterien umsetzen können. Mit Ihren Nachfragen können Sie anregen, dass der/die Betreiber:in zukünftig eigene Klima- und Umweltmaßnahmen ergreift.
Empfehlenswerte Veranstaltungsorte in Berlin
- Ist ein persönliches Treffen wirklich erforderlich? Was gewinne ich mit einem Treffen in Präsenz?
- Könnten Videokonferenzen insgesamt eine Alternative zu einem Treffen vor Ort darstellen oder Hybridveranstaltungen?
- Können internationale Referierende per Skype/Video zugeschaltet werden, um CO2 intensive Langstreckenflüge zu vermeiden?
An der Freien Universität wurden die Videokonferenzräume seit 2020 stetig ausgebaut und stehen allen Angehörigen der Universität zur Verfügung. Dabei wird darauf geachtet, dass die Räume möglichst in Laufnähe der verschiedenen Standorte (Dahlem, Düppel, Lankwitz) der Universität sind.
Darüber hinaus arbeitet die Universität mit professionellen digitalen Konferenztools, die es ermöglichen Telefon- und / oder Videokonferenzen standortunabhängig durchzuführen.
Informationen über die Konferenzräume und digitalen Tools finden sich auf der Seite der ZEDAT.
Wie Ihre Gäste und Referent:innen zu ihrem Event anreisen und wo sie letztlich übernachten, liegt nicht allein in Ihrer Hand. Aber Sie können Anreize setzen, indem Sie Ihre Gäste über zertifizierte Hotels und umweltfreundliche Anreisemöglichkeiten informieren und so die Eigeninitiative der Gäste fördern. Informieren Sie über Übernachtungsangebote in der Nähe des Veranstaltungsortes und/oder buchen Sie dort Kontingente. Das spart Emissionen bei der An- und Abreise zum Veranstaltunsgort.
Die frühzeitige Kommunikation und Informationen über alternative Anreisemöglichkeiten z.B. in Ihren Einladungen und auf Ihrer Konferenzwebsite, unterstützt Ihre Gäste beim Suchen und Finden umweltfreundlicher Anreisemöglichkeiten.
- Legen Sie den Veranstaltungsort und die Anfangszeit Ihres Events so, dass eine Anreise innerhalb Deutschlands, Berlins mit der Bahn, mit ÖPNV oder Fahrrad Bahn gut möglich ist. Weisen Sie aktiv auf die Klimaneutralität der Deutschen Bahn hin und kommunizieren Sie die umweltfreundlichen Vorteile des ÖPNV bzw. der Berliner BVG. Kommunizieren Sie diese Vorteile und setzen Sie dies in Vergleich mit den emissions- und schadstoffintensiven Umweltauswirkungen von Flugzeugen!
- Informationen zum BVG-Kombiticket erhalten Sie hier:
Anfrage per Mail: kombiticket@bvg.de
Telefon: (030) 25625 976 / (030) 25625 978 - Bei Veranstaltungen ist ab 1.000 Teilnehmer:innen eine Vereinbarung mit der Deutschen Bahn für ein Veranstaltungsticket möglich.
Versuchen Sie, Transporte zu vermeiden und zu minimieren. Die Verkehrsemissionen durch die Anlieferung von Materialien, wie Broschüren, Moderationsmaterial oder Technik haben einen erheblichen Einfluss auf den CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung. Nutzen Sie die Ressourcen der Freien Universität oder schließen Sie Kooperationen mit lokalen und regionalen Dienstleistungsunternehmen.
Machen Sie selbst einen Unterschied und achten Sie beim eigenen Lieferverkehr auf kurze Wege und eine möglichst zentrale Lagerung von allen Materialien. Leihen Sie sich für kleinere Transporte ein Lastenrad. Der Asta stellt Lastenräder kostenlos zur Verfügung. Die Initiative Mekki bietet zudem die Ausleihe von Elektro-Lastenrädern im Bezirk an.
Bei größeren Transporten können Sie den Umzugsservice der Freien Universität Berlin beauftragen. Inzwischen umfasst der Fuhrpark etliche emissionsfreie Elektroautos. Falls Sie doch ein Transportunternehmen beauftragen müssen, achten Sie auf emissionsarme oder alternativ angetriebene Fahrzeuge des Dienstleisters.
Links zum Thema
Falls Flüge unvermeidlich sind, informieren Sie Ihre Gäste darüber, dass CO2-Emissionen von Flügen über spezielle Agenturen vertraglich ausgeglichen werden können.
Eine Kompensation aus öffentlichen Mitteln kann ebenfalls förderfähig sein, wenn sie in den Finanzplan und die Ausschreibung integriert wurden.
Leitfaden des Verkehrsclub Deutschlands (VCD) zu nachhaltigen Geschäftsreisen
Suchen Sie möglichst Hotels in Konferenznähe und kommunizieren Sie diese den Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Sollten andere Unterkünfte in Frage kommen: Eine EMAS-Zertifizierung, das Europäische Umweltzeichen oder die Marke Viabono bieten einen guten Hinweis auf das Nachhaltigkeitsbewusstsein eines Betriebes.
In der Nähe der FU Berlin befindet sich das Harnackhaus der Max-Planck-Gesellschaft. Es ist nicht zertifiziert, wurde aber nachhaltig und energetisch behutsam saniert.
Und ebenfalls in Laufweite befindet sich das Seminaris CampusHotel Berlin.Es hat keine Zertifizierung, aber die Unternehmensgruppe richtet sich nach eigenen Umweltlinien
Innenstadt – zertifizierte und nachhaltige Hotels:
Circus Hotel und Hostel Berlin Mitte
Golden Tulip Berlin (insbesondere das Hotel Bleibtreu)
Bis auf das erstgenannte bieten alle Hotels Konferenzkontingente an.
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