Prozessbeschreibungen oder auch Prozessmodelle sind vereinfachte Abbildungen von Arbeitsabläufen. Diese werden i. d. R. mittels eines Flussdiagramms (Flowchart) strukturiert und unter Verwendung einer Symbolsprache graphisch dargestellt. Ausgehend von einem definierten Startereignis (Prozessauslöser) werden die einzelnen Aktivitäten in einer zeitlich und sachlogisch festgelegten Reihenfolge bis zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses (Produkt, Verwaltungsleistung) beschrieben. Dabei wird zu jedem Prozessschritt angegeben, wer diesen ausführt bzw. wer an dessen Ausführung beteiligt ist.

Wie detailliert und genau die Prozesse beschrieben werden, hängt zum einen vom Modellierungszweck und zum anderen von der Nutzerperspektive ab. Prozesse, die z. B. im Zusammenhang mit IT-Entwicklungsprojekten zur Spezifikation von Anforderungen erhoben werden, müssen sehr präzise dargestellt werden, damit sie den besonderen fachlichen Ansprüchen gerecht werden. Demgegenüber sind Prozessbeschreibungen, bei denen der organisatorische Ablauf im Vordergrund steht, für einen breiteren Nutzerkreis bestimmt. Die angegebenen Details sollen bei der Ausführung der Prozessschritte unterstützen, ohne jedoch zu überfordern.

Bei der Beschreibung von Prozessen ist deren Zusammenwirken mit anderen Prozessen stets mitzubetrachten. So kann etwa bei einer hohen Abhängigkeit die Gestaltung des einen Prozesses das Ergebnis eines anderen Prozesses maßgeblich beeinflussen. In diesen Fällen müssen bei Veränderungen die Auswirkungen auf den anderen Prozess mitbedacht und aufeinander abgestimmt werden. Die Verflechtungen mit anderen vor- oder nachgelagerten Prozessen werden daher als Prozessschnittstellen im Ablauf dargestellt.