Glossar
Im Archivgesetz festgelegte Pflicht der Dienststellen der öffentlichen Verwaltung, Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren rechtliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem zuständigen Archiv unverändert zur Bewertung auf Archivwürdigkeit anzubieten (spätestens 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen).
Formular, in dem von der Dienststelle das für den laufenden Betrieb nicht benötigte Registraturgut erfasst und dem zuständigen Archiv angeboten wird. Die Ablieferungs- bzw. Aussonderungsliste dient dem Archiv u.a. als Entscheidungsgrundlage, welche angebotenen Unterlagen archivwürdig sind und vom Archiv übernommen werden und welche durch die Dienststelle vernichtet werden können.
Mehrstufiges, hierarchisch gegliedertes Schema zur Strukturierung des Schriftguts einer Behörde. Der Aktenplan bildet in der Regel den (geplanten) Aufbau und die Zuständigkeit einer Dienststelle ab und orientiert sich zumeist am Geschäftsverteilungsplan. Aus der Notation des Aktenplans und den Ableitungen ergibt sich das jeweilige Aktenzeichen für den einzelnen Vorgang.
Schriftlicher Antrag, der beim Archivbesuch vom Benutzer vor der Recherche auszufüllen ist. Der Antrag fragt u.a. den Namen, die Kontaktdaten, das Thema der Recherche und den konkreten Benutzungszweck ab. Auf der Grundlage dieser Angaben erfolgt im Archiv die Recherche und erteilt die Archivleitung die Benutzungsgenehmigung unter Berücksichtigung der Schutzfristen.
Zusätzliche inhaltliche Angabe im Rahmen der Verzeichnung, die zur Ergänzung des Titels dient. Folgende Enthält-Vermerke werden verwendet: "Enthält" umfasst den gesamten Inhalt der Akte in vollständiger Wiedergabe; "Enthält u.a." erfasst nur eine qualitative Auswahl aus dem Akteninhalt (Einzelvorgänge bzw. einzelne Dokumente mit besonderer wissenschaftlicher Bedeutung in der Reihenfolge ihres Erscheinens); "Enthält v.a." fasst den quantitativ überwiegenden Teil einer Akte zusammen; "Enthält auch" berichtigt zu eng gefasste Aktentitel; "Enthält nur" berichtigt zu weit gefasste Aktentitel; "Darin-Vermerk" weist auf andere Medien hin (z.B. Fotos, Plakate, Publikationen).
Analoges oder digitales Findmittel, das nach Abschluss der Erschließung eines Bestandes erstellt wird. Es besteht neben einem Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation (Gliederungsschema), aus Angaben zur aktenabgebenden Behörde (z.B. bzgl. Zuständigkeit, Gründung, Entwicklungsgeschichte der Behörde etc.) und einer Bestandsgeschichte (Angabe zur Übernahme des Bestands durch das Archiv, Zustand der Unterlagen, Hinweis zur Überlieferung (z.B. Lücken), laufende Schutzfristen etc.) sowie aus einem Personen- und evtl. Sachregister.
Im Archivgesetz und der Benutzungsordnung festgelegter Zeitraum, in dem Archivgut Benutzungsbeschränkungen unterliegt. Für Archivgut gilt in der Regel eine Schutzfrist von 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist / Sperrfrist bei personenbezogenen Unterlagen beträgt 10 Jahre nach Tod bzw. 90 Jahre nach Geburt der betroffenen Person; sollten diese Daten nicht zu ermitteln sein, gelten 70 Jahre nach Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfristen / Sperrfristen können in besonderen Fällen auf Antrag verkürzt werden.
Frühzeitige Aufnahme von selten benutztem Registraturgut ins Archiv, bei dem die rechtliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das Zwischenarchivgut verbleibt im Eigentum des jeweiligen Registraturbildners. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entscheidet das Archiv über die Archivwürdigkeit der Unterlagen.