Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO bei einer Erhebung von Daten bei der betroffenen Person für das Bewerbungs- sowie Vergabeverfahren von Studienplätzen

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und Ihnen zur Verfügung gestellt.

I.    Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist
die
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Straße 16 - 18
14195 Berlin
Tel.: +49 (30) 838 1
Website: www.fu-berlin.de

II.    Art der personenbezogenen Daten, Zweck der Datenverarbeitung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungs- sowie Vergabeprozesses.
Dabei dient die Erstellung eines Nutzer-Accounts insbesondere dem Zweck der Zugangsbeschränkung von nicht öffentlichen, geschützten Teilen des Webangebots der Freien Universität Berlin auf registrierte Benutzer/-innen.
Je nachdem, für welchen Studiengang Sie sich beworben haben, stehen Ihnen verschiedene Bewerbungsportale zur Verfügung.

1. Bewerbungsportal von uni-assist
Für die Datenerhebung im Rahmen des Registrierungsprozesses verweisen wir Sie auf den Datenschutzhinweis von uni-assist, einsehbar unter https://www.uni-assist.de/datenschutz/.
Es werden folgende personenbezogene Daten an uns übermittelt:
Bewerberdaten und die Bewerbungsunterlagen
(Namen, Anrede, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, E-Mail-Adresse, eventuell weitere Kontaktdaten, Qualifikationsdaten sowie die beworbenen Studienangebote)

2. Bewerbungsportal von Hochschulstart
Für die Datenerhebung im Rahmen des Registrierungsprozesses verweisen wir Sie auf den Datenschutzhinweis von Hochschulstart, einsehbar unter https://hochschulstart.de/startseite/datenschutz.

Es werden folgende personenbezogene Daten an uns übermittelt:
Bewerberdaten und die Bewerbungsunterlagen
(Namen, Anrede, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, E-Mail-Adresse, eventuell weitere Kontaktdaten, Qualifikationsdaten (wie der Hochschulzugangsberechtigung, Ausbildungen, Medizinertest-Ergebnis, etc.) sowie die beworbenen Studienangebote)

3. Bewerbungsportal der Freien Universität Berlin
a. Registrierungsprozess
Es werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
Anrede, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Sicherheitsfrage ein selbst gewähltes Passwort sowie Logdaten (Zugriffsdaten, d.h. ob der Zugriff erfolgreich war, der Zeitpunkt, das übertragene Datenvolumen und die IP-Adresse des anfragenden Rechners), Telefonnummer (freiwillige Angabe).

b. Bewerbung bzw. Vergabeprozess
Es werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
Bewerberdaten und die Bewerbungsunterlagen Namen, Anrede, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, E-Mail-Adresse, eventuell weitere Kontaktdaten, Qualifikationsdaten sowie die beworbenen Studienangebote.
Die Angaben der personenbezogenen Daten variieren je nach Studienangebotswahl. Einen Überblick über die verschiedenen Voraussetzungen erhalten Sie auf den Webseiten der Bewerbung und Zulassung.

c. Übernahme der Bewerbungsdaten von Hochschulstart.de
Zusätzlich zu den unter Punkt 2. Übermittelten Daten erheben wir folgende personenbezogene Daten:
Bewerber-ID (BID), Bewerber-Authentifizierungsnummer (BAN)

e. Cookies
Wir setzten auf unserem Portal Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unseres Portals von uns an den Browser Ihres Endgeräts gesendet und dort gespeichert werden. Einige Funktionen unseres Portals können ohne den Einsatz technisch notwendiger Cookies nicht angeboten werden. Andere Cookies ermöglichen uns hingegen verschiedene Analysen. Cookies sind beispielsweise in der Lage, den von Ihnen verwendeten Browser bei einem erneuten Besuch unseres Portals wiederzuerkennen und verschiedene Informationen an uns zu übermitteln. Mithilfe von Cookies können wir unter anderem unser Portalangebot für Sie nutzerfreundlicher und effektiver gestalten, indem wir etwa Ihre Nutzung unseres Portals nachvollziehen und Ihre bevorzugten Einstellungen feststellen. Sofern Dritte über Cookies Informationen verarbeiten, erheben diese die Informationen direkt über Ihren Browser. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie können keine Programme ausführen und keine Viren enthalten.
Die Verarbeitung von sogenannten technisch notwendigen Cookies beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §§ 3 BlnDSG, 4 BerlHG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSVGO i.V.m. § 13 Abs. 7 TMG. Für technisch nicht notwendige Cookies benötigen wir Ihre Einwilligung. Falls Sie uns auf Grundlage eines von uns auf der Webseite erteilten Hinweises („Cookie-Banner“) Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies erteilt haben, richtet sich die Rechtmäßigkeit der Verwendung zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit durch die Deaktivierung der Cookies in Ihren Browsereinstellungen für die Zukunft widerrufen.

III.    Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind:
a. Die Erstellung eines Nutzeraccounts für BewerberInnnen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V.m. § 1 Studierendendatenverordnung (StuDatVO).
b. Die Verarbeitung in Rahmen des Bewerbung- sowie Vergabeprozesses erfolgt auf Grundlage Art. 6 Abs.1 c, e) DSGVO i.V.m. Art. 6 Berliner Hochschulgesetz sowie §§ 1 ff. StuDatVO.
c. Freiwillige Angaben (z.B. Telefonnummer) im Rahmen des Bewerbung-sowie Vergabeprozesses erfolgen auf Grundlage von Artt. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO.
e. Die Verarbeitung von Logdaten im Bewerbung- und Zulassungsportal erfolgt nur intern und auf Basis von Art.6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. Artt 3,21, 26 sowie 62 Berliner Hochschulgesetz  , wobei die Fehlererkennung zur Sicherstellung einer rechtmäßigen Verarbeitung dient.
f. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Form von Cookies im Bewerbung- und Zulassungsportal: erfolgt für sogenannte technisch notwendigen Cookies auf Grundlage des Art.6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. Artt 3,21, 26 sowie 62 Berliner Hochschulgesetz zur Sicherstellung einer rechtmäßigen Verarbeitung.

IV.    EmpfängerInnen der Daten
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte und/ oder weitere berechtigte EmpfängerInnen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.
Im Rahmen des Bewerbungs-bzw. Vergabeprozesses der Studienplätze findet eine Weitergabe der Daten an Dritte nicht statt

V.    Speicherdauer der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die Zwecke der Verarbeitung erreicht sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Wird die Bewerberidentität nicht für eine Bewerbung genutzt, ist die Bewerbung erfolglos oder erfolgt aus einem anderen Grund keine Immatrikulation, werden die Daten im Rahmen der Semesterbereinigung nach Abschluss der Bewerbungs- und Immatrikulationskampagne gelöscht.
Ist eine Bewerbung erfolgreich und erfolgt eine Immatrikulation, werden die Daten im Rahmen der Immatrikulation und für die weitere Studierendenverwaltung weiterverarbeitet. Eine Löschung erfolgt dann frühestens 4 Jahre nach der Exmatrikulation, wenn keine weiteren Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung oder Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Die gespeicherten Logdaten werden nach 7 Kalendertagen automatisch gelöscht.
Cookies werden gelöscht, sobald diese nach Erreichung der oben beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

VI.    Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen.
Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
In dem Fall, indem die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung ohne Angabe von Gründen und ohne nachteilige Folgen jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:

Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49 (30) 13889 0
Fax: +49 (30) 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Website: www.datenschutz-berlin.de

VII.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hohenzollernring 54
D-50672 Köln
E-Mail: datenschutz@fu-berlin.de

VIII.    Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Ohne vollständige Angabe kann kein Nutzeraccount zugewiesen werden und somit kann die Bewerbung für einen Studienplatz nicht erfolgen. Bewerbung mit einem Sonderantrag sind hiervon ausgenommen.
Sollten Sie Ihre Angaben im Rahmen der Immatrikulation an der Freien Universität Berlin nicht vollumfänglich oder teilweise nicht binnen einer Nachfrist zur Verfügung stellen, ist eine Immatrikulation in der Regel nicht möglich.