Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO
Immatrikulation und Administration des Studiums

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und Ihnen zur Verfügung gestellt.
 
I.    Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist
die
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Straße 16 - 18
14195 Berlin
Tel.: +49 (30) 838 1
Website: www.fu-berlin.de

II.    Art der personenbezogenen Daten, Zweck der Datenverarbeitung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Administration des Studiums, beispielsweise für die Immatrikulation, Rückmeldung sowie die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsanmeldung betreibt die Freie Universität Berlin zahlreiche Anwendungen. Für den Betrieb dieser Anwendungen werden personenbezogene Daten (wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum, Matrikelnummer) verarbeitet. Einzelheiten finden Sie nachfolgend bei der Beschreibung der konkreten Datenverarbeitungsvorgänge.

A. Für sämtliche Aufgaben

1. Familienname, frühere Namen,
2. Vornamen,
3. Geburtsdatum,
4. Geburtsort,
5. Geschlecht,
6. Heimat- und Semesteranschrift,
7. Staatsangehörigkeit, Asylberechtigung, Vertriebenenstatus,
8. Matrikelnummer,
9. E-Mail-Adresse, einschließlich Daten zur Verschlüsselung (E-Mail-Account und Benutzer-Account der Hochschule bis zur Exmatrikulation oder sonstigen Beendigung des Studiums),
10. Daten der Nummern 1 bis 3, 5 sowie Wohnanschrift des gesetzlichen Vertreters oder der gesetzlichen Vertreterin.

B. Für den Zugang (Hochschulzugang, Zulassung)
11. private E-Mail-Adresse (einschließlich Daten zur Verschlüsselung), ausschließlich bis zur Vergabe eines E-Mail-Accounts der Hochschule,
12. soweit von Nummer 10 abweichend, Daten der Nummern 1 bis 3, 5 sowie Wohnanschrift der sorgeberechtigten Person,
13. Ordnungsmerkmale, insbesondere Identifikationsnummer und Authentifizierungsnummer sowie Nummer für die Hochschulzugangsberechtigung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens,
14. Angaben zur Durchführung von Integrationsmaßnahmen nach § 9 Absatz 2 des Berliner Hochschulgesetzes,
15. Hochschulzugangsberechtigung (Art, Land, Kreis, Ort, Ergebnis, Notendurchschnitt, Einzelnoten, Datum, regionale Gültigkeit),
16. Angaben über berufliche Abschlüsse und Tätigkeiten, Art und Dauer der berufspraktischen Tätigkeiten oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zugangs- oder Zulassungsvoraussetzungen sind,
17. Studiengang, Studienfach, Fachrichtung, angestrebter Studienabschluss, Art des Studiums, Motivation des Bewerbers oder der Bewerberin, Sprachkenntnisse sowie weitere für ein Auswahlverfahren erforderliche Daten,
18. studienfachspezifischer Test (Ort, Testnummer, Datum, Ergebnis),
19. bei ausländischen Studienbewerbern und Studienbewerberinnen Nachweis über:

a) ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache,
b) Stipendium von einer Einrichtung zur Förderung Studierender für ein Studium,
c) Herkunft aus einem Entwicklungsland oder einem Land, in dem es keine Ausbildungsstätten für den betreffenden Studiengang gibt,
d) Angehörigkeit zu einer deutschsprachigen Minderheit im Ausland,
e) Teilnahme und Abschluss am Lehrgang an einem Studienkolleg oder einer vergleichbaren Einrichtung,

20. Art, Anzahl der Hochschul- und Fachsemester sowie Art des Abschlusses eines Studiums an einer Hochschule in der Bundesrepublik Deutschland,
21. Art, Land und Dauer eines Studiums im Ausland,
22. Angaben zum Studium an den bisher besuchten sowie gegenwärtig besuchten Hochschulen, soweit nicht unter Nummern 20 und 21 aufgeführt (Name der Hochschule, Studiengang, Anzahl der Hochschul-, Fach-, Praxis-, Urlaubs-, Auslandssemester und Semester am Studienkolleg, Art, Ergebnis, Datum, Fachsemester der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- oder Abschlussprüfungen sowie studienbegleitenden Leistungskontrollen, Exmatrikulationsnachweis, weitere Registrationen, Matrikelnummer, soweit es nicht ein Studium betrifft, für das nach Nummer 8 bereits eine Matrikelnummer verarbeitet wird),
23. Angaben über

a) die Erfüllung von Dienstpflichten nach Artikel 12 a GG oder die Ableistung von Dienstpflichten oder entsprechenden Dienstleistungen sowie von freiwilligen Diensten nach dem Wehrpflichtgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. August 2011 (BGBl. I S. 1730) in der jeweils geltenden Fassung oder nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz vom 28. April 2011 (BGBl. I S. 687) in der jeweils geltenden Fassung,
b) den Dienst als Entwicklungshelfer oder Entwicklungshelferin,
c) die Ableistung eines Jugendfreiwilligendienstes im Sinne des Jugendfreiwilligendienstegesetzes vom 16. Mai 2008 (BGBl. I S. 842), das durch Artikel 30 des Gesetzes vom 20. Dezember 2011 (BGBl. I S. 2854) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder eines freiwilligen Dienstes im Rahmen eines von der Bundesregierung geförderten Modellprojekts,
d) die Betreuung oder Pflege eines Kindes unter 18 Jahren oder eines pflegebedürftigen sonstigen Angehörigen,
e) Verpflichtung zur Ausübung eines Berufs in Bereichen besonderen öffentlichen Bedarfs,

24. Art und Zeitpunkt eines berufsqualifizierenden Abschlusses,
25. Gründe und Umfang der Verbesserung der Durchschnittsnote oder der Wartezeit, besondere Gründe für das Vorliegen einer außergewöhnlichen Härte im Sinne von § 7 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1, § 7 a Absatz 1 des Berliner Hochschulzulassungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Juni 2005 (GVBl. S. 393), das zuletzt durch Artikel II des Gesetzes vom 20. Mai 2011 (GVBl. S. 194) geändert worden ist,
26. Ergebnis des Erststudiums und Gründe für das Zweitstudium,
27. Entrichtung der Gebühren,
28. bei Teilnahme der Hochschule mit dem angestrebten Studiengang an dem Serviceverfahren im Sinne des § 1 Absatz 2 Nummer 2 der Hochschulzulassungsverordnung vom 4. April 2012 (GVBl. S. 111), die zuletzt durch Artikel II des Gesetzes vom 26. Juni 2013 (GVBl. S. 198) geändert worden ist, zusätzlich die in der Anlage genannten Daten, sofern die Hochschulen diese Daten für ihre Zwecke im Rahmen des Serviceverfahrens benötigen.

C. Für die Immatrikulation und Rückmeldung
Die unter Buchstabe B genannten Daten sowie zusätzlich:
29. Hörerstatus, Fach- und Hochschulsemester,
30. Art der Zulassung zum Studium: Hochschule oder Stiftung für Hochschulzulassung,
31. Fakultäts- und Fachbereichszugehörigkeit,
32. bei weiteren Immatrikulationen: Name der gleichzeitig besuchten Hochschulen, Studienfach, Studiengang, angestrebter Studienabschluss, Wahlrechtsoption,
33. bei dualen Studiengängen und Studiengängen nach beamtenrechtlichen Vorschriften Angaben zu Art und Bestand eines mit dem Studium zusammenhängenden Beschäftigungsverhältnisses; bei Doktoranden und Doktorandinnen Angabe über das Bestehen eines Beschäftigungsverhältnisses mit der Hochschule,
34. Abschluss einer Krankenversicherung oder Befreiung von der Krankenversicherung, Kennziffer des Versicherungsunternehmens und Versicherungsnummer nach dem Fünften Buch des Sozialgesetzbuches (SGB V),
35. Entrichtung des Beitrages an das Studierendenwerk und die Studierendenschaft der jeweiligen Hochschule, des Semesterticket-Beitrages, der Immatrikulations- und Rückmeldegebühren, sonstiger Gebühren und Gründe für die Ermäßigung von Beiträgen und Gebühren,
36. Umstände, die einer Immatrikulation oder Rückmeldung entgegenstehen können, insbesondere

a) Ausschluss vom Studium,
b) Verlust des Prüfungsanspruchs

37. Auszahlung des Begrüßungsgeldes,
38. Zeitpunkt der Immatrikulation und der Aufnahme in die Hochschule.

Einen Überblick über die jeweiligen Angaben zur Immatrikulation erhalten Sie ebenfalls auf den Webseiten der Studierendenverwaltung.

D. Für die Beurlaubung, Unterbrechung, Beendigung
39. Grund und Dauer der Beurlaubung,
40. Grund und Dauer der Unterbrechung,
41. Zeitpunkt und Grund der Beendigung des Studiums.

E. Für die Zulassung von Gast- und Nebenhörern und Gast- und Nebenhörerinnen sowie Zulassung, Immatrikulation und Rückmeldung für Studiengänge gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes
42. Nachweis, dass die Voraussetzungen für ein weiterbildendes Studium oder die Teilnahme an Veranstaltungen der Weiterbildung vorliegen oder die Voraussetzungen eines Studiums gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes gegeben sind,
43. Studiengang, Studienrichtung, Semester, Anzahl der Semesterwochenstunden, Gebühr, Bezeichnung der Lehrveranstaltung (Nummer und Titel), Lehrkraft, Hörerstatus.

F für die Prüfung, einschließlich elektronische Prüfung, Promotion, Dokumentation des Studienverlaufs, E-Learning
44. Studienverlauf entsprechend Nummer 22,
45. Angaben und Nachweise, die für die Prüfung und Gewährung von Prüfungserleichterungen nach § 31 Absatz 3 des Berliner Hochschulgesetzes in Verbindung mit der jeweiligen Rahmenstudien- und -prüfungsordnung sowie Prüfungsordnung der Hochschule erforderlich sind,
46. Daten, die für den Studienverlauf und nach der entsprechenden Studien-, Prüfungs- und Promotionsordnung zur Zulassung und ordnungsgemäßen Durchführung der Prüfung oder Promotion sowie zur Ausstellung der Zeugnisse erforderlich sind,
47. Daten, die über die in den Nummern 44 bis 46 genannten Daten hinaus zur Durchführung elektronischer Prüfungen erforderlich sind, insbesondere elektronische Benutzerkennung (UserID), Passwort, individuelle Prüfungsantworten und deren Einzelbewertungen, Bewertungskommentare und die Gesamtbewertung der Prüfung.

G. Für Ordnungsverstöße
48. Daten, die zur Durchführung eines Ordnungsverfahrens gemäß § 16 des Berliner Hochschulgesetzes erforderlich sind.

H. Für Studienkolleg
49. Daten, die zur Durchführung der in § 13 des Berliner Hochschulgesetzes genannten Aufgaben erforderlich sind.

I. Für das Teilzeitstudium
50. Gründe für das Teilzeitstudium, Umfang des Teilzeitstudiums sowie Angaben, die zur Durchführung des Teilzeitstudiums erforderlich sind.

J. Für universitäre Forschungs- und Entwicklungsprojekte
51. die zu den in A-I genannten Zwecken erhobenen Daten in anonymisierter Form, die zur Durchführung von universitären Forschungs- und Entwicklungsprojekten erforderlich sind.

III.    Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung im Rahmen der Immatrikulation und Administration des Studiums erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. c, e) DSGVO i.V.m. Art. 6 Berliner Hochschulgesetz sowie §§ 1 ff. StuDatVO.
Freiwillige Angaben im Rahmen des Immatrikulationsprozesses erfolgen auf Grundlage von Artt. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO. Die Verarbeitung im Rahmen von universitären Forschungs- und Entwicklungsprojekten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 17 BlnDSG.

IV.    EmpfängerInnen der Daten
Innerhalb der FU Berlin erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.  Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte und/ oder weitere berechtigte EmpfängerInnen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

Im Rahmen der Immatrikulation und Administration des Studiums kann eine Datenübermittlung insbesondere an die folgende Dritte stattfinden:
Familienkassen
BAföG-Amt
Krankenkassen
Landesamt für Gesundheit und Soziales
Statistisches Landesamt
Landeskriminalamt, Bundespolizei

V.    Speicherdauer der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden Im Rahmen der Immatrikulation und Administration des Studiums gelöscht, sobald die Zwecke der Verarbeitung erreicht sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Personenbezogenen Daten, die weder zu einer Zulassung noch zu einer Immatrikulation geführt haben, werden nach Eintritt der Bestandskraft des Bescheides über die Zulassung innerhalb höchstens vier Jahren gelöscht.
Folgende personenbezogene Daten der oder des Studierenden sowie der in E genannten Personen werden nach Ablauf von 50 Jahren gelöscht: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Studiengang, Studienfach, Matrikelnummer, Zeitpunkt der Immatrikulation oder der Aufnahme in der Hochschule, Zeitpunkt der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums und der abgelegten Prüfungen (Art, Fach, Datum und Ergebnis). Alle übrigen Daten sind nach Ablauf von vier Jahren nach der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums zu löschen. Im Falle der Archivierung tritt diese an die Stelle der Löschung.
Wird ein Ordnungsverfahren ohne die Feststellung von Ordnungsverstößen durchgeführt, werden die Daten zwei Jahre nach der Beendigung des Verfahrens gelöscht, es sei denn, vor Eintritt der Löschungsfrist wird ein weiteres Ordnungsverfahren durchgeführt. In diesem Fall bleiben die Daten gespeichert, bis für alle Daten die Löschungsvoraussetzungen vorliegen.

VI.    Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen.
Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
In dem Fall, indem die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung ohne Angabe von Gründen und ohne nachteilige Folgen jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:

Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49 (30) 13889 0
Fax: +49 (30) 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Website: www.datenschutz-berlin.de

VII.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hohenzollernring 54
D-50672 Köln
E-Mail: datenschutz@fu-berlin.de

VIII.    Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Ohne vollständige Angabe kann Administration von Studium und Lehre nicht vollständig durchgeführt
Sollten Sie Ihre Angaben im Rahmen der Immatrikulation an der Freien Universität Berlin nicht vollumfänglich oder teilweise nicht binnen einer Nachfrist zur Verfügung stellen, ist eine Immatrikulation in der Regel nicht möglich.