Wir suchen Sie!
Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie als Mitglied der Servicestelle Hausorganisation Präsidium der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Das Präsidium, unter Vorsitz des Präsidenten der Freien Universität Berlin, setzt sich aus den verschiedenen Vizepräsident*innen und der Kanzlerin (mdWdAb) zusammen und wird von den Stabsstellen des Präsidenten und der Kanzlerin unterstützt. Zu den Zuständigkeiten der Servicestelle Hausorganisation Präsidium gehört neben der Beratung und Unterstützung aller Präsidialbereiche in der Bearbeitung von Personal-, Haushalts- und Beschaffungsangelegenheiten sowie der Veranstaltungsorganisation auch die Bewirtschaftung des Hauses und des Post- und Fahrservices des Präsidiums.

Wir bieten Ihnen ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

Das erwartet Sie bei uns:

Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten der Servicestelle Hausorganisation Präsidium, insbesondere

- Pflege und Betreuung von E-Mailverteilern des Präsidiums
- Raumplanung im Präsidium
- Pflege und Betreuung des Webauftritts der Servicestelle HOP

Beratung der Sekretariate und der Stabsstellen des Präsidiums, insbesondere

- Vor- und Nachbereitung von Stellenausschreibungen
- Vorbereitung von strukturierten Vorstellungsgesprächen sowie Betreuung und Begleitung der Bewerber*innen bis zur Einstellung
- Beratende Ansprechpartner*in in Personalangelegenheiten für das Präsidium

Beratung der Sekretariate und der Stabsstellen des Präsidiums bei der Führung und Betreuung der dezentralen Personalakten

- Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Prüfung sachlicher und rechnerischer Richtigkeit
- Anlegen und Prüfen von Aufträgen und Auslösen von Bestellungen
- Erstellen von Dokumentationen und Unterlagen in aktuellen Projekten
- Postbearbeitung, -Verteilung
- Organisation von Veranstaltungen des Präsidiums

Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

- Berufserfahrungen und Kenntnisse der Personalverwaltung, Haushaltsangelegenheiten, Projektmanagement
- hoher Grad an sorgfältigem, strukturiertem Arbeiten
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse- Kenntnisse der Verwaltungs- und Arbeitsprozesse im öffentlichen Dienstag
- hohes Maß an Teamfähigkeit
- hohe digitale Kompetenz, insbesondere sicherer Umgang mit MS Office

Weitere Informationen erteilt Frau Antonia Fegeler (antonia.fegeler@fu-berlin.de / 030 838 73213).