Springe direkt zu Inhalt

Personalangelegenheiten - Stellenbewertung, Ausschreibung und Einstellung

Sie planen die Einstellung von Personal aus Drittmitteln? So schaffen Sie gute Voraussetzungen für eine schnelle Bearbeitung.

Beratung

Wir empfehlen Ihnen, sich vor Stellenausschreibung von der/dem für Sie zuständigen Sachbearbeiter*in in der Drittmittelverwaltung (DMV) beraten zu lassen! Wir haben die Möglichkeit, die Drittmittelbewilligung durchzugehen, die Personalkosten zu kalkulieren, Sie über die korrekte Beantragung zu informieren und anderes mehr. Viele Fehler lassen sich so vermeiden, der Einstellungsvorgang wird beschleunigt.

Unterlagen zur Prüfung des Einstellungsvorhabens

  • einen vollständig ausgefüllten Antrag auf Stellenausschreibung mit den Unterschriften der Projektleitung und der Frauenbeauftragten des Fachbereichs

  • für die Stellenbewertung die Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK) für sonstige Mitarbeitende, sowie für Wissenschaftler*innen, die nicht nach E 13 vergütet werden

  • die Bewilligung der Zuwendung bzw. die Zusage des Zuwenders für die beantragte Ausschreibung, falls diese noch nicht der DMV vorliegt

  • Wenn die Personalentscheidung gefallen ist, den Antrag auf Einstellung einer/s Angestellten bzw. einen Antrag auf Einstellung einer Studentischen Hilfskraft und zusätzlich folgende weitere Unterlagen: Auswahlbegründung, Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen, eine exemplarische Absage.

Formulare zur Einstellung von Personal

Fehlerquellen

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Punkte, wenn Sie eine Stellenausschreibung planen:

  • Bitte prüfen Sie vorab, ob und in welchem Umfang Ihnen der Mittelgeber Personalmittel zur Verfügung stellt.

  • An der Einstellung von Personal bei jeder Art der Ausschreibung sind mehrere Akteure beteiligt. Umso wichtiger ist es, dass Sie Einstellungen frühzeitig planen und beantragen (mind. vier Wochen vorher!).

  • Bei Stellenausschreibungen bzw. Einstellungsvorgängen, bei denen eine Stellenbewertung vorzunehmen ist, muss diese im Vorfeld erfolgen. Planen Sie daher vier weitere Wochen für den Bewertungsvorgang ein.

  • Bitte achten Sie darauf, dass der Antrag auf Stellenausschreibung vollständig ausgefüllt ist und dass der/die Projektleiter/-in und die Fachbereichs-Frauenbeauftragte (bzw. zentrale Frauenbeauftragte) unterschrieben haben.

  • Wenn Sie das Auswahlgespräch geführt haben, sollten Sie die nicht ausgewählten Bewerber/innen so bald wie möglich über den Ausgang des Auswahlgesprächs informieren: Die abgelehnten Bewerber/innen haben Anspruch auf Widerspruchsfrist von bis zu zwei Wochen. I.a.W.: zwischen Benachrichtigung der nicht ausgewählten Bewerber/innen und Einstellung müssen mindestens zwei Wochen liegen. Bitte rechnen Sie diese mit ein.

  • Schicken Sie die Bewerbungsunterlagen der Bewerber/innen nicht zu früh zurück! Die Bewerbungsunterlagen aller Bewerber/innen müssen zuvor noch der Drittmittelverwaltung vorgelegt werden (und werden von hier aus weiter geleitet an Personalrat und Personalabteilung).

Sonderfall ad personam Bewilligung

Für den Fall, dass in Ihrer Bewilligung die/der einzustellende Mitarbeiter/in namentlich erwähnt wird und so vom Mittelgeber für diese Stelle vorgesehen ist, entfällt die Stellenausschreibung und Sie beantragen zusammen mit dem Einstellungsantrag die "Ausnahme von der Ausschreibungspflicht".

Sonderfall kurzfristiger Mehrbedarf

Für den Fall, dass ein unvorhersehbarer kurzfristiger Mehrbedarf im Projekt entsteht, kann ein Einstellungsvorgang mit Antrag auf "Ausnahme von der Ausschreibungspflicht" gestellt werden. Inwiefern dies zu einer Einstellung führt, ist immer eine Einzelfallentscheidung durch die beteiligten Gremien. Bei längerfristigem Vertretungs- bzw. Mehrbedarf ist parallel ein Antrag auf Stellenausschreibung zu stellen.

Ihre Anprechpartner/innen außerhalb der Drittmittelverwaltung