Leitfaden dezentrale Erasmuskoordination

Outgoings

Outgoings

Bereitstellung von Informationen für Studierende

zum Bewerbungsprozedere (Ansprechpartner, Fristen, Unterlagen, Auswahlkriterien, Ablauf nach Auswahl)
über Partnerhochschulen betreffend Kursangebot, Voraussetzungen zum Studium an der Partnerhochschule (insbesondere sprachliche Anforderungen, fachliche Anforderungen, Studienniveau), Unterrichtssprache, Bewerbungsfristen und Bewerbungsablauf
zur Anrechnung von im Ausland erbrachten Leistungen, Umrechnung von erbrachten Noten und den entsprechenden Zuständigkeiten am Fachbereich / im Fach

Website-Gestaltung aller Institute und Fachbereiche

Mindestangaben:

Zuständige Erasmus-Koordinatorinnen / -Koordinatoren und ggf. weitere Ansprechpartner
Bewerbungsfrist/en
Auflistung der Bewerbungsunterlagen
Informationen, in welcher Form (Papier, E-Mail) Unterlagen wo (Name, Adresse, E-Mail-Adresse) eingereicht werden sollen
Auswahlkriterien veröffentlichen
Ablauf nach Bewerbungsfrist (wann erfolgen Zu-/Absagen, weiteres Vorgehen)
Informationen zur Anerkennung bzw. wer dafür zuständig ist
Ablauf Abstimmung Online Learning Agreement

Bitte keine Informationen zu den vom zentralen Erasmus+ Team angeforderten Unterlagen oder zu Finanzen angeben und keine Vorlagen direkt verlinken. → nur auf die zentralen Seiten verlinken, wo dann die Informationen und Vorlagen zu finden sind.

Abwicklung des Bewerbungsverfahrens

Ausschreibung der Austauschplätze per Internet und ggf. Aushang, Blackboard unter Berücksichtigung der auslaufenden und neuen Kooperationen
Hinweise Vertragsverlängerungen für die neue Erasmus+ Programmgeneration 2022/23 – 2027/28:

Es liegen noch nicht für alle Austauschplätze für 2025/26 Erasmus+ Verträge (iiA) mit den Partnerhochschulen vor. Daher kann die Ausschreibung dieser Plätze und die Auswahl für diese Plätze nur unter Vorbehalt erfolgen. Im MoveON Publisher können Sie den Status der einzelnen Verträge (Aufenthaltsmöglichkeiten) einsehen.

- Zu erneuern: PHS hat Plätze/Vertrag noch nicht bestätigt

- Automatische Erneuerung: PHS hat Plätze/Vertrag bestätigt per E-Mail oder PDF-Vertrag (iiA muss noch über EWP abgeschlossen werden)

- Keine Angaben: PHS hat Plätze/Vertrag bestätigt, iiA wurde über EWP abgeschlossen (alles ok)

31. Januar: Bewerbungstermin für ein Auslandsstudium im WiSe und/oder SoSe (Charité: 30.11., FB Rechtswissenschaft: 1.12., FB Wirtschaftswissenschaft: 15.3.)
15. Mai: Bewerbungstermin für ein Auslandsstudium im SoSe (Restplätze)
Festlegung der Bewerbungsunterlagen mindestens: Online-Bewerbungsformular, Immatrikulationsbescheinigung, Motivationsschreiben, Leistungsnachweise (MA: BA Zeugnis), Sprachnachweis, ggf. zusätzlich: Lebenslauf, Abiturzeugnis, Gutachten, Nachweis Praktika o.Ä., etc. → Weitergabe der Informationen an das Erasmus+ Outgoings Team: outgoing-erasmus@fu-berlin.de
- Veröffentlichung der Termine und Unterlagen dezentral sowie zentral unter https://www.fu-berlin.de/studium/international/studium_ausland/erasmus/bewerbung/infos_fristen/index.html
Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten anhand der Unterlagen und ggf. mittels Bewerbungsgesprächs mit Dokumentation der Auswahl. Ein Beispiel für einen Kriterienkatalog zur Bewertung finden Sie unter https://www.fu-berlin.de/international/media/erasmus_kriterienkatalog_Jul2015.pdf

Sollte im Ausnahmefall das vertraglich vereinbarte Platzkontingent überschritten werden (Auswahl von mehr Personen und/oder Überschreitung der vereinbarten Monate) oder das vertraglich vereinbarte Studienniveau nicht eingehalten werden, bedarf es der schriftlichen Zustimmung der Partnerhochschule (formlose Vertragsänderung)

→ zwingend zusammen mit der Bewerberliste per E-Mail an das Erasmus+ Team FU (Outgoings) (outgoing-erasmus@fu-berlin.de) senden

Bis 1. März (1. Juni): schriftliche Information an die Kandidaten über die erfolgte Auswahl
Bis 15. März (15. Juni): Bewerber um schriftliche Zu- oder Absage des angebotenen Platzes bitten
Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen inkl. Auswahlprotokoll der letzten 5 abgeschlossenen Jahrgänge (2017/18 bis 2021/22) sowie aller laufenden Jahrgänge (2022/23 bis 2024/25)

Nominierung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Nominierung der ausgewählten Kandidatinnen und Kandidaten an der Partnerhochschule in der Regel per E-Mail unter Berücksichtigung der Nominierungs-/Bewerbungsfristen der Partnerhochschulen.

Folgende Mindestangaben zu den Kandidaten sollte eine Nominierung enthalten:

vollständiger Name (Vor- und Nachnamen eindeutig kennzeichnen)
Geburtsdatum
Nationalität (Pflichtangabe bei Nicht EU-Staatsbürgern)
E-Mail-Adresse
Studienfach (ggf. mit ISCED lt. Vertrag)
Studienniveau (BA/MA/Promotion)
Zeitraum des Auslandsaufenthalts (WiSe/SoSe, 1st/2nd/3rd term)
Dauer des Auslandsaufenthalts (1/2/3 Semester/terms)

Teilweise gibt es andere Vorgaben von Partnerhochschulen, wie die Nominierung erfolgen sollte. Dann bitte entsprechend verfahren.

Vorgehen bei zentraler Nominierung (hauptsächlich über MoveON, ehemals moveonnet)

Bitte melden Sie die Namen der betreffenden Kandidatinnen und Kandidaten durch Zusendung der Bewerberliste per E-Mail (outgoing-erasmus@fu-berlin.de) mit dem Hinweis „zentrale Nominierung“ im Kommentarfeld bis zum 31. März an das Erasmus+ Team FU (Outgoings).

Land	Partnerhochschule	Erasmus Code
Dänemark	University of Copenhagen	DK KOBENHA01
Frankreich	Université Paris Cité	F PARIS482
	Institut Catholique de Paris	F PARIS052
	Université de La Reúnion	F ST-DENI01
Italien	Università Cattolica del Sacro Cuore	I MILANO03
Island	University of Iceland	IS REYKJAV01
Spanien	Universidad Complutense de Madrid	E MADRID03
Spanien	Universidad de Sevilla	E SEVILLA01

Sollten Ihnen weitere Partnerhochschulen mit zentraler Nominierung (z.B. über MoveON, ehemals moveonnet) bekannt sein, die hier nicht aufgelistet sind, informieren Sie bitte das Erasmus+ Team FU (Outgoings).

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Information der Studierenden über weitere Schritte zur Anmeldung an der Partnerhochschule und über das weitere Prozedere an der FU (Zusagen über die Zahlung und Höhe des Erasmus+ Förderung, Bescheinigungen über das Erasmus+ Studium für Auslands-BAföG, Erstattung Semesterticketgebühren können Studierende beim zentralen Erasmus+ Team FU (Outgoings) erhalten, sofern die Bewerberliste vorliegt.)
rechtzeitiger Hinweis an Staatsangehörige von Drittstaaten (Nicht-EU), dass ggf. ein Visum beantragt werden muss.
Meldung aller Kandidatinnen und Kandidaten durch Zusendung der ausgefüllten Bewerberliste Erasmus+ und ggf. zusätzlich der Bewerberliste SEMP inkl. der Immatrikulationsbescheinigungen per E-Mail an das Erasmus+ Team FU (Outgoing) (outgoing-erasmus@fu-berlin.de).
Termin: 31. März (25. Juni bei einer Restplatzvergabe für das SoSe im Mai)
Die Bewerberlisten mit Ihren Austauschplätzen erhalten Sie vorab per E-Mail von uns.
Änderungen bezüglich der Bewerberlisten sowie Information über Rücktritte bitte jederzeit an outgoing-erasmus@fu-berlin.de melden.

Erasmus+ Formulare/Vorlagen

Die aktuellen Erasmus+ Formulare/Vorlagen werden vom zentralen Erasmus+ Team FU (Outgoings) auf der Internetseite veröffentlicht. Veraltete Formulare können nicht akzeptiert werden. Daher sollten dezentrale Seiten lediglich auf die zentrale Seite verlinken, nicht aber direkt auf die Formulare. Die Vorgaben zu Form und Abgabefristen erfolgen vom zentralen Erasmus+ Team FU (Outgoings).

Online Learning Agreement

Abstimmung des Online Learning Agreements (Kurswahl und Anerkennung) mit den ausgewählten und nominierten Kandidat*innen vor Antritt des Auslandsstudiums (meist in den Sommermonaten Juni-August/September) und ggf. während des Auslandsaufenthalts bei Kursänderungen

Erasmus+ Teilnehmer*innen müssen an der Partnerhochschule an Kursen im Umfang von mind. 15 ECTS pro Semester teilnehmen sowie an den dazugehörigen Prüfungsleistungen der Partnerhochschule und diese bestehen. Alle Semesterperioden/-blöcke müssen mit Kursen abgedeckt sein. Dies gilt für alle Studierenden unabhängig von der Absicht der späteren Anerkennung an der FU/Charité. Dies ist die Untergrenze, die reguläre Punktzahl pro Semester beträgt 30 ECTS.
Ausnahmeregelungen gelten ggf. für Promovierende, die an keinen Lehrveranstaltungen teilnehmen und keine ECTS erwerben oder Praktikanten. In Tabelle A müssen alle an der Gasthochschule geplanten Aktivitäten dokumentiert sein z.B. Thema Abschlussarbeit/Forschungstätigkeit, Forschungs- /Praktikumszeitraum, Beschreibung der geplanten Tätigkeit, Angaben zu Arbeitsgruppe/Betreuer*innen vor Ort, Besuch von Colloquien, Workshops etc.
Die Prüfung, Ablehnung, Zustimmung, Unterschrift der Learning Agreements erfolgt an der FU für Erasmus+ Koordinator*innen über die EU-Plattform EWP Dashboard. Zugänge für Erasmus+ Koordinator*innen zum EWP-Dashboard werden vom Erasmus+ Team FU (Outgoings) erstellt. Dafür wird eine Funktionsadresse (z.B. erasmus-fach(at)fu-berlin.de) benötigt. Kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an outgoing-erasmus@fu-berlin.de, falls Ihr Bereich noch keinen Zugang zum EWP-Dashboard hat.

Erasmus+ Koordinator*innen sollten nur vollständig ausgefüllte OLA unterschreiben. D.h. Tabelle A/A2 mit ECTS-Angaben, Tabelle B/B2 mit LP-Angaben bzw. einem Hinweis, falls keine Anerkennung gewünscht/möglich ist, ggf. Beiblatt zum OLA mit Unterschriften der/des Anerkennungsbeauftragten.
Jede/r Erasmus+ Studierende muss ein Online Learning Agreement vor Beginn des Auslandsstudiums erstellen und beim zentralen Erasmus+ Team Outgoings vollständig ausgefüllt und vollständig unterschrieben als PDF-Datei per E-Mail einreichen (ggf. samt Beiblatt zum OLA).
Änderungen zum Online Learning Agreement sind spätestens 4 Wochen nach Studienbeginn im Ausland beim zentralen Erasmus+ Team Outgoings einzureichen. PDF-Dateien per E-Mail sind ausreichend.
Hier finden Erasmus+ Teilnehmende wichtige Hinweise wie unseren OLA-Leitfaden, die E-MailAdressen der „Responsible Person“ der FU, den Link zur EU-Webseite zum Erstellen des OLA: https://www.fu-berlin.de/studium/international/studium_ausland/erasmus/ola/index.html

Anerkennung im Ausland erbrachter Studienleistungen

Auszug aus der Erasmus Charter for Higher Education 2021-2027:

„Ensure that all ECTS credits gained for learning outcomes satisfactorily achieved during a period of study/training abroad, including during blended mobility, are fully and automatically recognised as agreed in the learning agreement and confirmed by the transcript of records/traineeship certificate; transfer those credits without delay into the student's records, count them towards the student's degree without any additional work or assessment of the student and make them traceable in the student's transcript of records and the Diploma Supplement.

Auszug aus der Erasmus Student Charter:

“You are entitled to receive full automatic academic recognition from the sending institution for the activities satisfactorily completed during your mobility period, in accordance with the learning agreement.”

Verfahren:

Studierende/r stellt Antrag beim Fachbereich
Bearbeitung des Antrags auf Anrechnung der Studienleistungen im Fachbereich nach den eingerichteten Verfahren
Prüfungsbüros dokumentieren die anerkannten Leistungen nach ihrem bisherigen System und / oder durch die Erstellung eines Anerkennungsbescheids, der den Mindestvorgaben der EU Kommission entspricht, bzw. direkt in Tabelle F
Prüfungsbüros leiten die erstellten Anerkennungsbescheide an das Erasmus+ Team FU (Outgoings) weiter
Umrechnungstabelle als universitätsweit gültige Grundlage für die Notenumrechnung, Link: http://www.fuberlin.de/studium/international/studium_ausland/Anerkennung_Studienleistungen/AnerkennungStudienleistungen-Ausland/index.html

Verlängerungen des Auslandsstudiums

Jegliche Verlängerung des Studienaufenthalts ist nur innerhalb des laufenden akademischen Jahres möglich.
Der Verlängerungszeitraum muss sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt anschließen.
Eine Verlängerung darf nicht die Überschreitung der Förderhöchstdauer zur Folge haben (je Studienphase max. 12 Monate bei BA, MA und PhD; 24 Monate bei Staatsexamen).
Jede Verlängerung muss spätestens 4 Wochen vor dem Enddatum laut Grant Agreement von dem Teilnehmer*innen bei Stefanie Erthner formlos schriftlich per E-Mail an outgoing-erasmus@fu-berlin.de beantragt werden.
Die Partnerhochschule (International Office) muss der Verlängerung schriftlich zustimmen und den verlängerten Zeitraum bestätigen. Dies ist formlos per E-Mail möglich.
Die/der zuständige Erasmus-Koordinator/in der FU muss der Verlängerung schriftlich zustimmen. Dies ist formlos per E-Mail möglich.
Die schriftlichen Zustimmungen müssen an Stefanie Erthner an outgoing-erasmus@fu-berlin.de gesendet oder weitergeleitet werden.
Für den verlängerten Zeitraum muss ein neues Online Learning Agreement erstellt und vor dem ursprünglich geplanten Studienende lt. Grant Agreement vollständig ausgefüllt und vollständig unterschrieben als PDF-Datei per E-Mail an outgoing-erasmus@fu-berlin.de gesendet werden.
Auch im 2. Semester müssen Studierende an der Partnerhochschule Kurse im Umfang von mind. 15 ECTS belegen und an den Prüfungsleistungen der Partnerhochschule teilnehmen.

Nach Eingang aller Informationen und Zustimmungen erfolgt die Bestätigung durch Frau Erthner über die Verlängerung des Förderzeitraums und die Verlängerung der finanziellen Förderung direkt an die Studierenden. Ein Anspruch auf die finanzielle Förderung für den verlängerten Zeitraum besteht nicht.

International