Orientierung schaffen: für sich selbst, das Team und die bzw. den Wiederkehrenden

Orientierung gibt Sicherheit. Sie entsteht durch Information und Entscheidungen. Daher empfehlen wir Ihnen, sich für eine gute Informationslage stark zu machen, indem Sie bereits während der Erkrankung den Kontakt zur Personalabteilung und – falls erwünscht – zu der bzw. dem Betroffenen halten und auf dieser Grundlage frühzeitig, d.h. mindestens 2-3 Wochen vor der Wiedereingliederung Voraussetzungen und Möglichkeiten bzgl. der Bedingungen des Wiedereinstiegs prüfen. Halten Sie ihr Team angemessen und unter Wahrung des Datenschutzes auf dem Laufenden. Während der Wiedereingliederung schaffen alle Seiten Orientierung, indem Sie im Gespräch bleiben, für Klarheit bzgl. der Aufgaben und Zuständigkeiten sorgen und regelmäßig Feedback geben.

Rückkehrende stärken und schützen

Im Vordergrund steht dabei die Stärkung der „Selbstwirksamkeit“, d.h. des Zutrauens des bzw. der Rückkehrenden in die eigenen Möglichkeiten und Kompetenzen, die verschiedenen Anforderungen wirksam bewältigen zu können. Mit Anforderungen meinen wir neben den Arbeitsaufgaben auch eine gesunde Abgrenzung und der Umgang mit fordernden Situationen wie Problemen, Konflikten und Arbeitsspitzen.
Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, viele kleine Erfolgserlebnisse zu ermöglichen durch

• eine gut dosierte schrittweise Steigerung der Anforderungen,
• ggf. durch flankierende Maßnahmen wie Weiterbildung
• regelmäßiges Feedback
• Unterstützung

Darüber hinaus stärken Sie die bzw. den Rückkehrende*n durch Aufzeigen von Perspektiven und durch Schutz vor Überforderung (durch sich selbst oder andere).

Balance schaffen zwischen Rückkehrer*in und Team bzgl. Erwartungen/Anliegen/Belastungen

Ihre Aufgabe ist es, beide Seiten im Blick zu haben und für eine angemessene Verteilung zu sorgen. Wir möchten Sie ermuntern, Konflikte, die sich aus einer als ungleich bzw. ungerecht empfunden Belastung zwischen dem Team und der bzw. dem Rückkehrenden ergeben, aktiv anzugehen und im Gespräch mit allen Betroffenen nach Lösungen zu suchen. Dabei kann es sich lohnen, die Rückkehr des Kollegen oder der Kollegin zum Anlass zu nehmen, die Arbeitsausführung selbst mit den derzeitig gesetzten Prioritäten und Arbeitsabläufen auf den Prüfstand zu stellen: ist die Arbeit so gestaltet, dass alle langfristig gesund und leistungsfähig bleiben können? Das gleiche gilt für das eigene Arbeitsverhalten: gehen wir mit Pausen, hohem Arbeitsaufkommen und der Grenzziehung zwischen Arbeit und Privatleben auf eine auch langfristig gesunde Weise um? Wenn nicht: was können wir wie verändern? Wer kann uns dabei ggf. unterstützen?

Voraussetzungen schaffen z.B. bzgl. der Arbeitsausstattung

Aus veränderten gesundheitlichen Voraussetzungen des bzw. der Rückkehrenden können sich (ggf. zeitweise) neue Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung ergeben, z.B. besondere Arbeitsmittel (wie höhenverstellbarer Schreibtisch, besonderer Bürostuhl), eine Veränderung der Arbeitsaufgaben, der Arbeitszeit oder auch die Möglichkeit, sich dann und
wann zurückzuziehen. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es

• mit einer lösungsorientierten, kreativen Haltung den Bedarf in Gesprächen mit der bzw. dem Betroffenen und ggf. unter Einbeziehung von Expert*innen (z.B. Betriebsärztin/Betriebsarzt) zu klären und
• die Umsetzung inkl. Finanzierung unter Einbeziehung von Abteilungs- oder Verwaltungsleitung zu prüfen und in die Wege zu leiten.

WÄHREND DER ERKRANKUNG

Halten Sie während der Erkrankung angemessen Kontakt zur/zum erkrankten Kollegin/Kollegen (vgl. "Kontakt während der Erkrankung").

VORBEREITUNG DES WIEDEREINSTIEGES

Informationen einholen

Um den Wiedereinstieg für die bzw. den Rückkehrenden, sich selbst und das Team gut vorbereiten zu können, benötigen Sie zunächst einmal die Information, wann mit der Rückkehr zu rechnen ist. Normalerweise muss die erkrankte Person die Rückkehr mit der letzten Krankmeldung ankündigen. Wenn während der Arbeitsunfähigkeit ein Austausch zwischen Ihnen und Ihrer/Ihrem Mitarbeitenden besteht, kann es sein, dass Sie die Rückkehr auch schon früher absehen können. Im Fall einer stufenweisen Wiedereingliederung kann es auch sein, dass Sie die Information über die Personalstelle erhalten, über die die Beantragung läuft. Weitere Informationen erhalten Sie durch das dann anstehende Gespräch mit der bzw. dem Rückkehrenden.

Handlungsspielraum für den Wiedereinstieg klären

Um das Ziel zu erreichen, die unter Berücksichtigung der betrieblichen Realitäten optimalen Bedingungen für den Wiedereinstieg zu schaffen, ist es erforderlich, dass Sie als Führungskraft vor dem Gespräch mit der bzw. dem Rückkehrenden und laufend klären: Was kann der Bereich für den oder die Rückkehrer*in unter Berücksichtigung der Situation in der Organisationseinheit möglich machen?

Gespräch mit der bzw. dem Rückkehrenden

In dem Gespräch (oder den Gesprächen) sollte es darum gehen, Kontakt aufzunehmen und wichtige Punkte zu klären:

• wie geht es der betroffenen Person; wo steht sie?
• welche Wünsche und Vorstellungen gibt es hinsichtlich ihrer Arbeitstätigkeit, ihrer Arbeitszeit und des sozialen Miteinanders?
• welche Anpassungen des Arbeitsplatzes sind ggf. erforderlich?

Sie heißen Ihre*n Mitarbeiter*in willkommen, informieren über die Situation und ggf. erfolgte Veränderungen bei der Arbeit bzw. im Team und signalisieren, dass Sie sich kümmern und zuversichtlich sind. Nutzen Sie selbst bei Bedarf die vielfältigen Unterstützungsangebote und verweisen Sie Ihre*n Mitarbeiter*in gezielt auf geeignete Angebote.

Je nach Situation kann es sinnvoll sein, das Gespräch unter vier Augen oder aber (in Absprache mit der bzw. dem Rückkehrenden) mit weiteren Gesprächsteilnehmenden wie z.B. der Sozialberatung bzw. der Geschäftsstelle für Betriebliches Eingliederungsmanagement zu führen, insb. falls sich Ihr*e Mitarbeiter*in entschlossen hat, das Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wahrzunehmen.

Bitte bereiten Sie dieses Gespräch gut vor, denn es legt die Grundlage für das Gelingen oder Nicht-Gelingen des Wiedereinstiegs.

Prüfung und Umsetzung der Möglichkeiten

Im Anschluss an das Gespräch prüfen Sie in Abstimmung mit Ihrer Abteilungs- oder Verwaltungsleitung und ggf. unter Einbeziehung von Experten bzw. Expertinnen (z.B. Betriebsärztin/Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Sozialberatung und BEM-Beratung, der Schwerbehindertenvertretung, externe Stellen), ob die geäußerten Wünsche und Vorstellungen mit der betrieblichen Realität in Einklang gebracht werden können. Wenn dies im eigenen Bereich nicht möglich ist, ist gegebenenfalls auch ein Arbeitsplatzwechsel innerhalb der Freien Universität Berlin in Betracht zu ziehen.

Information des Teams

Ihre nächste Aufgabe besteht darin das Team über die bevorstehende Rückkehr zu informieren. Neben der Information über den Termin sollten Sie mit diesen auch über die notwendigen Maßnahmen und Veränderungen sprechen, die die Arbeit und das Team betreffen. Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie die rückkehrende Kollegin bzw. den rückkehrenden Kollegen gut willkommen heißen und während der Wiedereingliederung begleiten können.

WÄHREND DES WIEDEREINSTIEGS

Da jeder Wiedereinstieg anders und nur bedingt planbar ist, gilt es, die tatsächliche Entwicklung bzgl. Arbeitsfähigkeit und Wohlbefinden, aber auch bzgl. der Reintegration ins Team gut im Blick zu behalten und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Das gilt für Sie als verantwortliche Führungskraft, für die betroffene Person und auch für das Team. Bitten Sie insbesondere
auch die bzw. den Rückkehrende*n, auftretende Schwierigkeiten im Arbeitsprozess und/oder eine Verschlechterung des Gesundheitszustands zeitnah mit Ihnen zu besprechen. Die Kombination aus individueller Selbstsorge und betrieblicher Fürsorge ist ein wesentlicher Faktor für das Gelingen der Wiedereingliederung.

Die Dauer der Wiedereinstiegsphase ist sehr unterschiedlich. Empirische Untersuchungen haben z.B. belegt, dass die Wahrscheinlichkeit eines Rückfalls bei psychisch Erkrankten nach neun bis elf Monaten am größten ist. Daraus ergibt sich z.B. bei dieser Thematik die Notwendigkeit einer länger währenden betrieblichen Begleitung².

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² DGUV (Hrsg.) (2020): Umgang mit psychisch beeinträchtigten Beschäftigten - Handlungsleitfaden für Führungskräfte. DGUV Information 206-030. S. 19.

Gut im Gespräch zu sein, ist ein Dreh- und Angelpunkt für das Gelingen des Wiedereinstiegs, das zeigt sich in Studien und in Interviews mit Betroffenen immer wieder. Doch anders als in den meisten arbeitsbezogenen Gesprächen steht beim Wiedereinstieg plötzlich Persönliches im Mittelpunkt. Daher finden Sie in diesem Abschnitt aufbauend auf dem Abschnitt „Bewährte Anregungen für einen gelingenden Wiedereinstieg“ Hinweise, wie Sie und Ihr Team mit dieser Situation im Rahmen Ihrer professionellen Rolle gut umgehen können.

Was bzw. wie viel darf ich als Führungskraft fragen? Generell gilt, dass es sich bei allen Informationen zur Erkrankung um besonders zu schützende personenbezogene Daten handelt und daher die bzw. der Betroffene allein entscheidet, wer welche Informationen erhält. Sie dürfen zwar nach der Diagnose fragen (und Ihr*e Mitarbeiter*in braucht Ihnen nicht zu antworten), aber wir empfehlen, das nicht zu tun. Fragen Sie stattdessen nach dem Befinden. Zum einen gefährdet die Frage nach der Diagnose im Zweifelsfall das Vertrauensverhältnis und zum anderen ist es für eine gelingende Wiedereingliederung vielmehr erforderlich zu verstehen 1) welche arbeitsrelevanten Auswirkungen die Erkrankung hat und 2) wie die vollständige Genesung und Wiedererlangung der Arbeitsfähigkeit im Arbeitskontext unterstützt werden kann. In diesem Zusammenhang lohnt es sich auch zu erfragen, inwieweit die Erkrankung aus Sicht der bzw. des Rückkehrenden mit der Arbeit zu tun hat. Über diese Punkte sollten Sie ins Gespräch kommen.

Persönliches steht plötzlich im Mittelpunkt

Es kann allerdings sein (und kommt auch recht häufig vor), dass sich Ihr*e Mitarbeiter*in entscheidet, Ihnen (und/oder dem Team) davon zu berichten, was zum langen Ausfall geführt hat und wie es ihr bzw. ihm ergangen ist. Hören Sie in dem Fall aufmerksam zu und zeigen Sie Interesse und Anteilnahme, fragen Sie nach. Bleiben Sie dabei in Ihrer Rolle als Führungskraft. Achten Sie darauf, wieviel Sie selbst hören wollen und ggf. verkraften können und machen Sie dies der bzw. dem Rückkehrenden ggf. weich und einfühlsam deutlich. Bedanken Sie sich für das Vertrauen, sichern Sie den vertraulichen Umgang mit dem Erfahrenen zu und stellen Sie ihn sicher.

Was bzw. wie viel darf mein Team fragen?

Es gibt auf diese Frage keine allgemeingültige Antwort. Da Ihre Mitarbeiter*innen eine andere Rolle haben als Sie als Führungskraft, gibt es für diese einen anderen Spielraum.

In den meisten Fällen ist Offenheit besser als Rätselraten und Rückzug. Unterstützen Sie Ihr Team dabei Verunsicherung anzusprechen, wenn es möglich und passend ist. Beispiele und weitere Hinweise finden Sie unter „Hinweise von Betroffenen an Führungskräfte und das Team“. Sie werden häufig erleben, dass es auch auf Seiten der oder des Rückkehrenden durchaus eine Bereitschaft gibt, offen mit der Situation umgehen zu können – wenn Vertrauen vorhanden ist und solange es selbstbestimmt ist bzgl. Zeitpunkt und Umfang. Für das Team ist es hilfreich sich klarzumachen, dass viele Wiederkehrende nach vorn schauen und endlich einen Alltag leben möchten, nachdem die Erkrankung lange im Zentrum stand.

Wie kann bei belastetem Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in kommuniziert werden?

Wenn Sie Ihr Verhältnis zu der bzw. dem Rückkehrenden von einer oder beiden Seiten als belastet einschätzen, empfehlen wir Ihnen, dies ernst zu nehmen und zu hinterfragen. Worum handelt es sich: lag beim Ausfall der bzw. des Mitarbeitenden ein Konflikt vor? Haben Sie den Eindruck, dass es von einer oder beiden Seiten Misstrauen, Vorbehalte oder Angst, Verärgerung o.ä. gibt? Haben Sie oder Andere die Vermutung, dass die Erkrankung möglicherweise mit dem Verhältnis zwischen Ihnen als Führungskraft und der bzw. dem Mitarbeitenden zusammenhängt?

Dann ist davon auszugehen, dass eine oder beide Seiten nicht unbelastet in Wiedereingliederung und die damit zusammenhängenden Gespräche gehen können.

Verweisen Sie an unterstützende Angebote

Ein Wiedereinstieg nach langer, schwerer Erkrankung kann eine komplexe Angelegenheit sein, in der Sie als Führungskraft manchmal auch eine Lotsenfunktion einnehmen. Glücklicherweise gibt es an der Freien Universität und darüber hinaus eine Vielfalt an hilfreichen Angeboten, an die Sie die bzw. den Rückkehrenden verweisen können und sollten. Diese sind unter „Unterstützungsmöglichkeiten/Angebote an der FU Berlin“ aufgeführt.

Wir möchten Ihnen dazu folgenden Anregungen mitgeben:

• Lassen Sie sich im Zweifelsfall im Vorfeld des Gesprächs beraten, um mit Hilfe eines Außenstehenden Klarheit zur Situation zu finden und ein für alle hilfreiches Vorgehen zu entwickeln. Diese zeitliche Investition lohnt sich.
• Führen Sie das Gespräch ggf. zu dritt.
• Benennen Sie im Gespräch mit der bzw. dem Rückkehrenden, dass es etwas Belastendes gab/gibt und machen Sie zum Thema, dass es Ihnen darum geht, hierfür einen guten Umgang bzw. eine gute Lösung zu finden, damit der Wiedereinstieg gut gelingen kann.
• Seien Sie bereit, Ihren eigenen Anteil an der Situation zu hinterfragen und zeigen Sie diese Bereitschaft auch.
• Geben Sie wertschätzend und klar Feedback.

In einem Artikel der ZEIT Doctor-Extra zum Thema Krebserkrankungen haben Betroffene Hinweise und Tipps zur Kommunikation gegeben, die Hilfestellung beim Wiedereinstieg geben können.

Die Inhaltes des Artikels können Sie hier abrufen:
Sven Stillich: „Nein, danke! Ja, bitte!“ ZEIT Doctor, Extra Krebs (DIE ZEIT 46/2018) vom 07.11.2018.

Reintegration ins Team

Die bereits unter den Punkten „Die Situation des Teams“, „Einbindung des Teams“ und „Information des Teams“ benannten Handlungsempfehlungen bilden die Grundlage für eine gelingende Reintegration ins Team.

Darüber hinaus kann es hilfreich sein, sich gemeinsam mit dem Team und dem bzw. der Rückehrenden an einen Tisch zu setzen und nach entsprechender Vorbereitung in Ruhe zu besprechen, wie die Wiedereingliederung gemeinsam gestaltet werden soll. Miteinander statt übereinander sprechen lautet das Motto. Erwartungshaltungen aller Beteiligten erhalten frühzeitig Raum und können aufeinander abgestimmt werden. Gleiches gilt für Unterstützungsbedarfe und -angebote. Dadurch wird für alle sichtbar, wer welche Aufgaben übernimmt und ggf. an anderer Stelle einer Entlastung bedarf. Fragen und Unsicherheiten können geklärt und Zuständigkeiten festgelegt werden. Da Wiedereingliederungen ihre eigene Dynamik haben, planen Sie bitte ein, dass die erste Planung im Laufe der Zeit wahrscheinlich einer Anpassung bedarf.

Es gibt praktische Fragestellungen, die häufig auftauchen und auf die daher an dieser Stelle eingegangen wird.

Verbleibender Urlaub und Überstunden

Generell gilt: wird Urlaub genommen bzw. werden Überstunden abgebaut, besteht volle Arbeitsfähigkeit. Das bedeutet auch, dass dies im Rahmen einer Stufenweisen Wiedereingliederung (STWE) nicht möglich ist, da der bzw. die Mitarbeiter*in während der STWE weiter krankgeschrieben ist. Bei Teilnahme an einer STWE ist die/der Arbeitnehmer*in berechtigt, seinen Urlaub nach Wiedererlangung der Arbeitsfähigkeit in einem anderen als dem ursprünglich festgelegten Zeitraum in Anspruch zu nehmen, ihn gegebenenfalls sogar ins nächste Kalenderjahr zu übertragen.

Innerhalb des gegebenen rechtlichen Rahmens ist es selbstverständlich möglich flexible Lösungen zu finden. Zum Beispiel kann ein Urlaubsabbau zum sanfteren Wiedereinstig mit einer 3 Tage Büro/2 Tage Urlaub-Woche erfolgen. Welche Lösungen im Einzelfall denkbar sind, hängt von der Flexibilität des Bereiches und der betreffenden Person ab.

Rückkehr von Lehrpersonal im laufenden Semester (Lehrverpflichtung/Kapazitätswirksamkeit)

Wenn in der Lehre Tätige krankheitsbedingt ausfallen, entstehen aufgrund der Übernahme der Lehrverpflichtungen durch eine Vertretungskraft finanzielle bzw. personelle Belastungen für das betroffene Institut bzw. den Fachbereich.

Wenn der oder die in der Lehre tätige Mitarbeitende im laufenden Semester aus einer längeren Erkrankung zurückkehrt, entsteht die Situation, dass die rückkehrende Person Seminare von der Vertretungskraft übernehmen und die Abschlussarbeiten betreuen müsste. Das ist weder aus didaktischer noch aus gesundheitlicher Sicht sinnvoll. Daher ist in der Regel eine Doppelbesetzung für das gesamte Semester erforderlich.

Wir empfehlen Ihnen, sich bei absehbar längerer Erkrankung einer oder eines Mitarbeitenden mit Lehrverpflichtung an die Verwaltungsleitung zu wenden, um eine vernünftige, auf den Einzelfall abgestimmte Vertretungsoption auszuloten.