Seit Oktober 2005 ist die Software SAP SLcM an der Freien Universität Berlin im Bereich Prüfungsverwaltung produktiv im Einsatz, die Funktionen wurden seitdem kontinuierlich durch Eigenentwicklungen ausgebaut. Hier unterstützt das Campus Management System der Freien Universität die Anwender von der Abbildung der Prüfungsordnungen mit den zugehörigen Modulen und Lehrveranstaltungen über die Anmeldung der Studierenden zu Lehrveranstaltungen sowie die Leistungserfassung bis zum Studienabschluss.

Seit Januar 2021 werden auch die Prozesse der Studierendenverwaltung durch das SAP System unterstützt. Die Bewerbung um einen Studienplatz und die Zulassung erfolgen über das System HIS ZUL.

Komponenten des IT-Service für den studentischen Lebenszyklus

 -      Immatrikulation

-       Rückmeldung / Mahnverfahren

-       Beurlaubung, Teilzeitstudium

-       Studierenden-Stammdaten-Verwaltung

-       Gebührenverwaltung

-       Verwaltung von Studien- und Prüfungsordnungen

-       Studentischer Self-Service zur Anmeldung zu Modulen und Veranstaltungen

-       Zuteilung platzbeschränkter Lehrveranstaltungen

-       Erzeugung von Prüfungsangeboten

-       Prüfungsversuchszählung und -auswertung

-       Web-basierte Leistungserfassung

-       Kommunikationsangebote für Lehrende mit VeranstaltungsteilnehmerInnen

-       Erstellung von Leistungsübersicht, Leistungsstand, Modulbescheinigung

-       Generierung Transcript of Records sowie Noten- und Punktekonto

-       Leistungszuordnung

-       Generierung Studienabschluss

-       Erstellung von Abschlussdokumenten

-       Exmatrikulation

-      Datenmeldung

Verfahrensbetrieb SLcM

Der Betrieb der oben genannten Service-Komponenten macht den beständigen Einsatz des CM-A Teams notwendig in folgenden Kontexten: Abbildung und Qualitätskontrolle von Prüfungsordnungen, Einlesen von Lehrveranstaltungen sowie Betreuung, Fortentwicklung und Qualitätssicherung aller weiteren automatisierten Arbeitsschritte zur Verarbeitung der auf den Modulanmeldungen und Noteneingaben basierenden studentischen Massendaten auf Verwaltungs- und Fachbereichsebene.

 -      Modulabschluss inkl. Qualitätssicherung und Korrektur unvollständiger Daten

-       Modulöffnung für Notenkorrektur

-       Zuteilung platzbeschränkter Lehrveranstaltungen

-       Erzeugung von Prüfungsangeboten

-       Zuordnung affiner Bereiche und Berlin-Deutschland-Paket

-      Pflege aller relevanten Termine im akademischen Kalender

-       Vorbereitung, Durchführung und Qualitätssicherung aller Einstellungen
        und Systemdaten für die Anmeldezeiträume (Module und Lehrveranstaltungen)

-       Erstellung von ad hoc Auswertungen

-       Korrekturen von Prüfungszählungsdaten auf Anforderung

-       Dokumentation aller kundeneigenen Anwendungen

-      Kontinuierlicher Ausbau/Pflege einer Knowledgebase (Wiki)

-       Ständige Qualitätssicherung aller Massenprozesse der Studierendenverwaltung

        inklusive Gebührenverwaltung

-      5d/8h Second-Level-Support für alle o.a. Prozesse und Services

-      Erstimplementierung und Weiterentwicklung FU-eigener Anwendungen im Campus Management

-      Qualitätssicherung aller Schnittstellendaten (HIS-ZUL, FUDIS, Personendaten, Evento)

-      Anlage/Änderung von Bankenstamm- und Krankenkassendaten

Datenservice

-       Abbildung von neuen bzw. geänderten Prüfungsordnungen

-       Export bzw. Aktualisierung der akad. Struktur für Evento

-       Import und Zuordnung von Lehrveranstaltungen aus Evento

-       Import von Personendaten aus HCM mit Dopplerelimination

-       Import von Studierenden-/Bewerberdaten aus HIS-ZUL und FUDIS

-      Import von Krankenkassen-Stammdaten

-      Datenbereitstellung für das Infosystem

-      Support für die Erstellung von Fachbereichs- und Promotionslisten im Self-Service

-      Webservice für blackboard und Fachbereich Mathe/Informatik/Physik

 

Anwenderbetreuung                                                                    

Kommunikation mit Anwendern aus allen Nutzergruppen zum Erkennen und zur Beseitigung von Problemen bei der Arbeit mit dem System

Proaktiv:

-       Regelmäßiger Informationsaustausch in Key User Runden

• Vorstellung von Planung und Neuentwicklungen
• Aufnahme von Kritik und Änderungswünschen

-       Einzelbetreuung und Anleitung telefonisch sowie am Arbeitsplatz

-       Einweisung neuer Anwender

-       Überwachung und öffentliche Web-Darstellung von Fristen

 Reaktiv (Hotline)

-       Annahme von Problemmeldungen

-       Analyse und Qualifikation von Meldungen

-       Fehlersuche und –behebung

• Softwarefehler
• Datenbereinigung und –pflege

 Administrativ:

-       Verwaltung von Berechtigungsanträgen

-       Pflege von Berechtigungsprofilen

 

Schulungen                                                                           

 Vermittlung von Systemkenntnissen sowie Verfahrensweisen zur Durchführung von Arbeitsprozessen mit dem Campus Management System

-       Erstellung und Pflege von Benutzerhandbüchern und Schulungsunterlagen

-       Mediendidaktische Konzeption der Schulungen

-       Bedarfsgerechte Planung und Durchführung von Schulungen

-       Konzeption und Aufbau von e-learning Einheiten

 

Change Management                                                           

 Laufende Innovation des Systems durch neue Releases sowie Mitwirkung am Prozess des Anforderungsmanagements

Durchführung von Releasewechseln

-       Durcharbeiten der SAP Dokumentation zu Änderungen und Neuerungen

-       Vorbereitung der Systeme

-       Einspielen der Software/ Transport neuer Funktionaliäten bei kundeneingenen Entwicklungen

-       Aktualisierung der Dokumentationen

-       Test und ggfs. Korrektur der bestehenden Funktionalität

-       Dokumentation von Änderungen bzw. neuen Funktionen im System der Freien Universität

-       Betreuung / Umsetzung von „Emergency Changes“

 

Anforderungsmanagement:

-       Aufnahme und Systematisierung von IT-Anforderungen

• Erfassung und Strukturierung von IT-Anforderungen
• Mitwirkung bei Qualifikation und Priorisierung fachlicher Anforderungen
• Aufwandsschätzung von IT-Anforderungen und Zuordnung zu Projekten oder Releases

 

Umsetzung von Änderungen oder neuen Features:

-       Fachkonzeption

• Erfassung und Strukturierung von IT-Anforderungen
• Qualifikation, Aufwandsschätzung und Priorisierung von IT-Anforderungen
• Zuordnung zu Projekten oder Releases

-       Implementierung

• Customizing des Systems
• Betreuung und Qualitätssicherung von externen Entwicklungsdienstleistungen
  (Implementierungskoordinierung)
• Dokumentation von Änderungen bzw. neuen Funktionen

 

Test

-       Entwicklung von Testplänen

-       Aufbau von Testdaten

-       Durchführung von Tests zu Funktionen und Berechtigungen

-       Kommunikation zu Korrekturnotwendigkeiten mit der Entwicklung

-       Aufbereitung von Änderungen im Zusammenhang mit EHP/SP-Lieferungen

-       Regressionstests nach EHP/SP

-       Unterstützung der Fachabteilung bei der Durchführung von Endanwender-Tests

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