Forschungsdaten speichern und archivieren
Diese Handreichung ist Teil einer Reihe ergänzender Materialien zur Forschungsdaten-Policy der Freien Universität Berlin.
Inhaltsverzeichnis
In Übereinstimmung mit den Leitlinien guter wissenschaftlicher Praxis betont die Forschungsdaten-Policy der Freien Universität die Bedeutung der Veröffentlichung von Forschungsdaten. Nicht immer ist diese jedoch möglich - Eigentumsrechte, Personen- bzw. Datenschutz oder forschungsethische Bedenken können dagegen sprechen. In solchen Fällen empfiehlt sich die Archivierung der Daten. Sichern Sie Ihre Forschungsdaten während des gesamten Forschungsprozesses nachhaltig und systematisch.
Speicherung
Während eines Forschungsvorhabens ist die nachhaltige Speicherung digitaler Forschungsdaten und meist auch ihre Zugänglichkeit auf Rechner- und Informationssystemen essentiell. In Projekten mit mehreren Partner reicht die Speicherung auf einem einzelnen Computer oder externen Speichermedien oft nicht aus; die Speicherung erfolgt dann auf vertrauenswürdigen Systemen, wie beispielsweise Universitätsservern, um einen Datenverlust zu verhindern. Neben Angaben zur Gewährleistung der Sicherheit sensibler Daten während der Projektlaufzeit (Zugriffs- und Nutzungsverwaltung) fordert auch die DFG-Checkliste zum Umgang mit Forschungsdaten Angaben zur Speicherung und Sicherung von Daten.
Die Freie Universität (FUB-IT) bietet verschiedene Speicheroptionen auf Gruppen- und Netzlaufwerken, um unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Forschungskontexten gerecht zu werden:
- Persönliches Home-Verzeichnis: Das zentral verwaltete Verzeichnis dient der individuellen Speicherung durch einzelne Forschende (FUB-IT).
- Gruppen- und Arbeitslaufwerke: Dienen der kollaborativen Speicherung und Bearbeitung in Teams oder Forschungsverbünden (via Fachbereichs-IT oder FUB-IT).
Die bereitgestellten Speichersysteme minimieren das Risiko eines Datenverlusts durch automatische Backup-Prozesse: Auf den Universitätsservern gespeicherte Daten werden regelmäßig und zuverlässig gesichert.
Ein spezifisches Angebot für die Speicherung wissenschaftlicher Daten bietet Forschungsgruppen individuelle Speicherlösungen auf dedizierten Laufwerken. Im Rahmen der Beantragung durch die Gruppenleitung erfolgt eine Selbsteinschätzung des Schutzbedarfs der Daten, die der gesonderten Sicherung der Backup-Kopien dient. Die Nutzung dieser Laufwerke setzt einen Account der Freien Universität voraus; externe Nutzende können über Projektaccounts eingebunden werden.
Im Rahmen des zentralen Archiv- und Backup-Services bietet die FUB-IT unter anderem ein Datenrettungsangebot für beschädigte Datenträger an. Dieser Service wird nach besten Möglichkeiten und verfügbaren technischen Ressourcen durchgeführt.
Im Cloudspeicher Box.FU können Forschungsdaten nicht nur gespeichert, sondern - auf Antrag auch ohne FU-Account - auch geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Daten in den persönlichen Ordnern der teilenden Person abgelegt werden; bei Verlassen der Universität geht somit auch der Datenzugriff verloren. Sensible Daten dürfen nicht unverschlüsselt im Cloudspeicher abgelegt werden.
Die FUB-IT stellt zudem MySQL zur Verfügung, ein weit verbreitetes relationales Datenbanksystem, das besonders für strukturierte Daten geeignet ist. Die Eignung von MySQL hängt von der Art und Größe der Daten ab. Für extrem große Datenmengen empfehlen sich alternative Speicherlösungen.
Hinweise zur Speicherung
Eine sorgfältig abgestimmte und dokumentierte Benennung von Dateien ist besonders in Arbeitsgruppen von großer Bedeutung; sie erleichtert die Navigation durch umfangreiche Datenmengen erheblich. Ein standardisiertes Benennungsschema, frühzeitig festgelegt, kann z.B. in einer separaten Datei auf der obersten Ebene eines Forschungsdaten-Verzeichnisses hinterlegt werden.
Ergänzend zu einer standardisierten Dateibenennung bieten sich Versionskontrollsysteme wie git an, die eine effiziente Verwaltung von Versionen und Änderungen an Dateien ermöglichen. Einige Fachbereiche und Institute der Freien Universität bieten eigene GitLab-Instanzen an (z.B. FB Mathematik und Informatik, FB Physik, Institut für Meteorologie).
Archivierung
Können Forschungsdaten nicht veröffentlicht werden, sind sie zu archivieren. Ist auch eine Archivierung nicht möglich - z.B. bei Daten der höchsten Schutzklasse, die eine Löschung erfordern -, ist ein Löschprotokoll zu erstellen. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) empfiehlt - je nach Fachkultur - für die Archivierung eine Mindestaufbewahrungszeit von zehn Jahren.
Eine Speicherung in Standardformaten gewährleistet die langfristige Nachnutzbarkeit der Daten. Bei der Archivierung sollten Dateien aus proprietären Formaten, die für die Archivierung weniger geeignet sind, in offene Formate konvertiert werden.
Die Dokumentation Ihrer Speicher- und Archivierungspraxis erleichtert die Nachnutzung Ihrer Forschungsdaten im Rahmen eigener, aber auch externer Anschlussforschung. Zur Sicherstellung der Reproduzierbarkeit sollten auch die verwendete Software und/oder selbst geschriebene Skripte oder Forschungssoftware zusammen mit den Daten archiviert werden.
Die FUB-IT bietet im Rahmen ihres zentralen Archiv- und Backup-Services die Möglichkeit der Langzeitarchivierung von Forschungsdaten an.
Übersicht
Die nachstehende Übersicht stellt die bestehenden Speicheroptionen und Services für Angehörige der Freien Universität dar. Sie bietet Ihnen eine Entscheidungshilfe für Ihr projektspezifisches Speicherungs- und Archivierungskonzept.
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Persönliches Home-Verzeichnis |
Gruppen/Netzlaufwerke oder Wissenschaftlicher Speicherbereich (Scientific Data Storage) |
Cloudspeicher Box.FU |
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Daten-Status |
Daten, an denen aktiv gearbeitet wird |
Daten, an denen aktiv gearbeitet wird |
Daten, an denen aktiv gearbeitet wird |
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Speicherort |
Universitätsserver |
Universitätsserver |
Universitätsserver (Technische Universität Berlin) |
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Eignung für sensible Daten |
Ja |
Ja Möglicherweise Verschlüsselung nötig |
Nicht empfohlen |
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Nutzungsberechtigung |
Universitätsangehörige |
Universitätsangehörige, Antrag durch Gruppenleitungen |
Universitätsangehörige u. Projektaccounts |
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Kollaborativer Zugriff / Bearbeitung |
Nein |
Bei entsprechender Freigabe können Daten mit anderen Personen geteilt werden. Voraussetzung FU-Account |
Ja |
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Speichervolumen |
Standard: 25 GB |
auf Anfrage |
Standard: 200 GB |
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Weitere Informationen, Kontakt |
www.zedat.fu-berlin.de/tip4u_157.pdf
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Archivierungsservice |
Datenbanksystem (MySQL) |
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Daten-Status |
Archivierte Daten |
Strukturierte Daten, an denen aktiv gearbeitet wird |
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Speicherort |
Universitätsserver |
Universitätsserver |
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Eignung für sensible Daten |
Ja |
Nein |
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Nutzungsberechtigung |
Universitätsangehörige |
Universitätsangehörige |
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Kollaborativer Zugriff / Bearbeitung |
Nein |
bei entsprechender Freigabe |
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Speichervolumen |
auf Anfrage |
auf Anfrage |
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Weitere Informationen |
Adaptiert von: University of Edinburgh, 2019, Research Data Support: Quick Guide 3, Version 1.4, Research Data Storage Options, lizenziert unter CC BY.
Das Team FDM der Universitätsbibliothek sowie das Team Scientific Data Storage der FUB-IT stehen Ihnen bei Fragen rund um das Thema Forschungsdaten, FDM, Datenspeicherung und -archivierung gern zur Verfügung. Zuletzt geändert: 15.05.2024