Die Vorgehensweise des Projekts beginnt mit der fachlichen Konzeption: Festlegung der Themen und Ziele des Projekts, Definition und Beschreibung der IT-Dienste und Ableitung harmonisierter Prozesse (siehe Abbildung). Hierbei werden alle Bereiche ausreichend berücksichtigt und integriert (übergreifende Zusammensetzung der Projektteams), so dass die Perspektive und die Anforderungen aus allen Bereichen mit einfließen können. Dies bedeutet konkret, dass bspw. ein IT-Störungsprozess (Incident) definiert wird, in dem alle IT-Mitarbeiter*innen bei den Standardfällen integriert arbeiten werden.

Anschließend wird die technische Konzeption und Implementierung durchgeführt (Auswahl und Implementierung eines einheitlichen IT-Service Management-Systems). Begleitend werden Kommunikationsmaßnahmen und die Verankerung in den Regelbetrieb sichergestellt.