Der Gesamtpersonalrat hat kürzlich den Antrag der Dienststelle auf Weiterführung und Ausweitung des Pilotbetriebs des E-Recruitment mit SAP SuccessFactors über den 30.04.2023 hinaus abgelehnt. Diese Entscheidung haben wir uns nicht leichtgemacht. Deshalb möchten wir sie nicht nur der Dienststelle, sondern auch allen Nutzer*innen des IT-Verfahrens ausführlicher erläutern.

Wir stehen der Idee des E-Recruitments grundsätzlich positiv gegenüber und befürworten die elektronische Abwicklung der Verfahren ausdrücklich!

Für diese verantwortungsvolle und komplexe Aufgabe braucht es aus unserer Sicht aber ein für alle am Prozess Beteiligten funktionierendes System. Das nun gestoppte IT-Verfahren weist für uns folgende gravierenden Mängel auf:

Barrierefreiheit

Zur Barrierefreiheit der Software wurden von uns (bereits im Januar) Unterlagen angefordert, aber bis heute nicht übermittelt. Gemäß der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0) sind elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe mit und innerhalb der Verwaltung, einschließlich der Verfahren zur elektronischen Aktenführung und zur elektronischen Vorgangsbearbeitung, für Menschen mit Behinderungen zugänglich und nutzbar zu gestalten. Im Falle der fehlenden Barrierefreiheit sehen wir hier eine nicht hinzunehmende grundlegende Benachteiligung behinderter Menschen bei der gleichberechtigten Teilhabe im Erwerbsleben, sowohl auf Bewerber*innen- als auch auf Anwender*innenseite.

Speicher- und Löschkonzept

Ein solches wurde uns bislang nicht zur Prüfung vorgelegt. Es ist uns damit nicht möglich zu prüfen, ob der Datenschutz sowohl von Bewerber*innen als auch von Beschäftigten gewährleistet wird.

Rechtssicherheit der Dokumentation

Die revisions- und beweissichere Erfassung der an den mit der Software verarbeiteten Verfahren beteiligten Gremien (Personalräte, Schwerbehindertenvertretung, Frauen- und Gleichstellungsbeauf­tragte) ist von großer rechtlicher Bedeutung. Hier bestehen noch erhebliche Unsicherheiten (Zeitstempel, Zertifikate etc.), die bislang nicht ausgeräumt wurden.

Archivierung

Ein Archivkonzept wurde dem Gesamtpersonalrat bisher nicht vorgelegt, sodass Fragen zur Archivierung der Vorgänge, zu späterer Anonymisierung von Daten und zu relevanten Fristen nicht geklärt werden können.

Problematische bzw. nicht vollständig erfolgte Abbildung der Geschäftsprozesse des Personalrats Dahlem sowie perspektivisch des Personalrats BGBM

Besonders gravierend ist für uns die Nichtabbildung des so genannten „Splitvotums“ in der Software. Für die Personalräte ergibt sich häufig der Fall, dass z.B. der Einstellung einer Person für eine bestimmte Stelle zugestimmt wird, nicht aber der vorgesehenen Eingruppierung oder Stufenfestsetzung (das „Splitvotum“). Es braucht also die Möglichkeit, innerhalb der Software einmal „Ja“ und ggf. im nächsten Schritt „Nein“ sagen zu können. Dies kann bisher nicht im System dokumentiert werden. Stattdessen ist zusätzlicher Schriftverkehr und Aktenführung erforderlich sowie das Hochladen von Anhängen, also aufwanderhöhende „Medienbrüche by Design“. Die Revisionssicherheit muss auch deshalb bezweifelt werden.

Ein zweites gravierendes Problem ist die fehlende Möglichkeit, passende Sichten und Reports für die Bearbeitung sehr zahlreicher Vorgänge (fast dreistellige Anzahl in einer Woche) in einer sehr kurzen Frist von nur 14 Tagen zu generieren. Unterlagen müssen so mühsam einzeln zusammengesucht werden, was die Zeit für die Bearbeitung eines Vorgangs massiv erhöht. Gleichzeitig ist die Anzahl der Personalratsmitglieder gesetzlich festgelegt und nicht erhöhbar, was wiederum die Arbeitsdichte und -last für das Gremium deutlich erhöht und letztlich zu Lasten aller Beschäftigten geht.

Ergonomie

Der vorstehende Absatz verweist bereits auf dieses generelle Problem der Software. Angepasste Sichten für unterschiedliche Nutzer*innen fehlen und nicht unterdrückte Leerzeilen sowie erzwungene „Medienbrüche by Design“ machen die Bearbeitung mühsam, verlängern die Bearbeitungszeit und verschwenden Unmengen an Papier bei einem Ausdruck.

ZE BGBM

Für den Einsatz in der Dienststelle BGBM ist die Software bislang völlig ungeeignet, da andere Zuständigkeiten und Workflows nicht abgebildet werden. Mit dem Antrag wurde uns kein Konzept zur Erweiterung und Anpassung auf die Dienststelle BGBM vorgelegt.

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Die Mängel der Software sind seit längerem bekannt. Sie wurden bislang aus Sicht des Gesamtpersonalrats nicht hinreichend abgestellt. Wichtige Fragen wurden noch nicht beantwortet (z. B. Barrierefreiheit, Revisionssicherheit).

Aus diesen für uns gewichtigen Gründen haben wir die Entscheidung zur Ablehnung des erweiterten Pilotbetriebs getroffen. Wir haben gleichzeitig der Dienststelle deutlich signalisiert, dass wir einer elektronischen Vorgangsbearbeitung positiv gegenüber stehen, nur dass das pilotierte Produkt auf dem aktuellen Stand aus unserer Sicht dafür nicht geeignet ist.

Sobald uns Zeitpläne und Konzepte zur Mängelbeseitigung vorliegen, sind wir jederzeit zu Gesprächen bereit!