Im Sinne einer nachhaltigen Beschaffung wird beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen nicht allein auf die Wirtschaftlichkeit geachtet. Auch Aspekte wie soziale Verantwortung, Ressourceneffizienz und die Reduktion von Treibhausgasen werden berücksichtigt. Beim Preis-Leistungs-Verhältnis wird in der Regel der gesamte Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung einbezogen. Nachhaltige Beschaffung hat bei uns in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die Universität ist mit einem jährlichen Beschaffungsbudget von circa 40 Millionen Euro eine wichtige Wirtschaftsteilnehmerin. Mit unserem elektronischen Beschaffungssystem möchten wir eine Vorbildfunktion übernehmen. Es erhöht die Transparenz beim Einkauf und trägt zur Ressourcen- und Kostensenkung bei. Der Zentrale Einkauf betrachtet beim Abschluss der Verträge das gesamte Spektrum der Nachhaltigkeitsaspekte.

Dabei richten wir unsere Anforderungen an der Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt (VwVBU) des Landes Berlin aus. Umweltfreundliche Produkte sind im Beschaffungssystem eindeutig gekennzeichnet und werden in der Trefferliste vorrangig angezeigt. Eine unter Nachhaltigkeitsaspekten herausragende Rolle spielt die Beschaffung von Papier und von Informations- und Telekommunikationstechnik (IT). Die Freie Universität Berlin verwendete 2016 zu fast 90 Prozent zertifiziertes Recyclingpapier. Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie verfolgen wir das Ziel, die Papiermengen systematisch zu reduzieren. Darüber hinaus reorganisieren wir seit 2018 unser Drucker- und Kopiersystem. Die Gesamtzahl der Drucker und Kopierer soll bis 2020 um 50 Prozent verringert werden. Die neuen Geräte werden besonders energie- und kosteneffizient sein.

Im Zuge des Einkaufs von IT-Hardware haben wir Energieeffizienzkriterien entwickelt, die über die gesetzlichen Forderungen hinausgehen. Ein wesentlicher Baustein des 2010 eingeführten Green-IT-Programms ist die Beschaffung von nachhaltigeren IT-Produkten. Aufgrund ihrer umfangreichen Energie-, Umwelt- und Gesundheitskriterien lobte das Umweltbundesamt die Freie Universität Berlin 2016 zum zweiten Mal als gutes Praxisbeispiel für die umweltfreundliche Beschaffung von Bürogeräten.