Es werden nur „aktiv Beschäftigte“ durch das System zugelassen. Emeriti/Emeritae, Gastprofessor*innen oder Lehrbeauftragte  wenden sich bitte an die Ansprechpersonen in der jeweiligen Bereichsbibliothek.

Personen, die einen ZEDAT-Account haben und "aktiv" an der Freien Universität Berlin beschäftigt sind, können Publikationen auch für andere eintragen.

Ja, aber nur für das Jahr des Aufenthalts an der Freien Universität Berlin.

Wählen Sie „Autor*in hinzufügen“, dann „Sonstige*n Autor*in hinzufügen“. Füllen Sie die Erfassungsmaske aus, wählen einen FU-Status und anschließend eine Organisationseinheit aus (tragen Sie wenige Buchstaben ein, z.B. „alte ge“, dann wird Ihnen z.B. „Arbeitsbereich: Alte Geschichte“ angeboten). Wenn Sie mehrere Publikationen dieser Person eintragen möchten, klicken Sie in das Kästchen „zu Favoriten hinzufügen“. Bei der nächsten Publikation können Sie diesen Autor direkt aus Ihrer persönlichen Favoritenliste aufrufen.

Starten Sie die Suche (Name oder Vorname, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle) mit Sternchen* „trunkiert“  (z.B. Suche nach rojas liefert 0 Treffer  --  Suche nach *rojas* liefert z.B.  Raúl Rojas Gonzalez).

Im SAP-System (Suche FU-Beschäftigte) ist die Namensform hinterlegt, unter der Sie in der Personalstelle geführt werden. Wenn Ihre Publikationen in SEP anders eingetragen werden sollen, gehen Sie wie folgt vor: Sie klicken auf "Autor*in hinzufügen",  "Suche FU-Beschäftigte", klicken auf "Anzeigen" und "Übernehmen" (das ist wichtig für die Leistungsmittelzuordnung), in der Personenanzeige können Sie bei „Name in Publikation“ (oder Vorname) den Namen entsprechend der Schreibweise in der Publikation ändern. Anschließend setzen Sie ein Häkchen bei „Zu Favoriten hinzufügen“, damit bei Ihrer nächsten Eintragung aus den Favoriten importiert werden kann.

Ein DOI erleichtert das Eintragen von Publikationen, da das gesamte Formular automatisch befüllt wird.

Nicht alle Publikationen sind in der von uns genutzten externen Datenbank CrossRef vorhanden.

Der DOI muss auch zur gewählten Publikationsart passen: wenn Sie den DOI eines Buches statt eines Aufsatzes benutzen, erhalten Sie eine Fehlermeldung oder die Autoren werden nicht eingespielt.

Sie können über die ISBN Informationen zu einem Buch (auch bei Buchbeiträgen!) oder bei Zeitschriftenaufsätze über die ISSN Informationen zur Zeitschrift übernehmen (Titel, Ort, Verlag, Link). Tragen Sie dazu ISBN oder ISSN (je nach Publikationsart) ein und klicken anschließend auf den Button „Suchen“. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Angaben zur ISBN oder ISSN übernehmen möchten.

Leider nein. Der DOI spielt die Publikationsdaten aus einer externen Datenbank (CrossRef) ein. In dieser sind keine FU-Personaldaten (und die benötigten Kostenstellen) hinterlegt.Für die Leistungsmittelberechnung des Präsidiums müssen die FU-Autor*innen aus der SAP-Datenbank zusätzlich eingefügt werden:  Suchen Sie die betreffende Person über „Autor*in hinzufügen“, dann „Suche FU-Beschäftigte“, „anzeigen“, „übernehmen“. Die entstehenden Doppeleintragungen wie auch die korrekte Reihenfolge der Autor*innen werden vom Team Unibibliografie bereinigt.

Tipp:  Klicken Sie nach der Übernahme des/der Autor*in das Kästchen „zu Favoriten hinzufügen“ an. Bei der nächsten Publikation können Sie diese/n Autor*in direkt aus Ihrer persönlichen Favoritenliste aufrufen und sparen sich die etwas längere Suche.

Viele Aufsätze erscheinen vorab digital "online first" oder als Preprint in einem Journal ohne Volume/Band und Issue/Heft oder einer Artikelnummer. Oftmals steht bei diesen Aufsätzen auch: "Online version of record before inclusion in an issue". Um Dubletten in der Universitätsbibliografie zu vermeiden, wird der Aufsatz von uns in dem Jahr verzeichnet, in dem er mit Volume/Band und Issue/Heft, Seitenzahl oder mit einer Artikelnummer erscheint. Gegebenenfalls korrigieren wir dann das Erscheinungsjahr.

In diesem Fall wählen Sie leider nur einen Bereich („Bibliografie-Überschrift“) aus und Ihre Publikation ist somit nicht mit Ihrer persönlichen Kostenstelle, sondern nur mit dem Fachbereich allgemein verknüpft. Wenn Sie auf Ihren Namen klicken, erscheinen Sie als „extern“, da die Publikation nicht mit Ihren FU-Personaldaten verknüpft ist.

Bei mehreren SAP-Einträgen wählen Sie unbedingt den dem Publikationsjahr entsprechenden SAP-Kostenstellen-Eintrag des/der FU-Autor*in. 

Der Open Access-Status der Publikationen wird mit dem DOI durch eine Abfrage in DataCite automatisch ermittelt.

Jederzeit. Sie können Publikationen auch sofort nach dem Erscheinen eintragen. Für Publikationen eines vergangenen Jahres wird im darauffolgenden Jahr von uns eine Frist zum Eintragen gesetzt. Darüber werden Sie auch von Ihren Fachbereichsleitungen informiert. Sollten Sie die Eintragungsfrist übersehen haben, wenden Sie sich bitte an das Team Universitätsbibliografie.

Nein. Die Informationen über FU-Dissertationen erhalten wir grundsätzlich aus der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek. Sie sind in der Universitätsbibliografie suchbar, werden daher nicht zusätzlich in SEP erfasst. Die Leistungsmittelberechnung des Präsidiums der Freien Universität Berlin erfolgt bei den FU-Dissertationen nicht über „Publikationen“, sondern über „Lehre“.

Nein, der Aufsatz wird in der Unibibliografie und in SEP nur einmal verzeichnet. Um Dubletten in der Universitätsbibliografie zu vermeiden, wird der Aufsatz von uns für das Jahr nachgewiesen, in dem er mit Volume/Band und Issue/Heft oder mit einer Artikelnummer erscheint.

Sie können den Titel gerne schon eintragen, wir ändern das Jahr, sobald der Aufsatz in einem Band/Volume der Zeitschrift aufgenommen ist und Heft/Issue, Seiten oder Artikelnummer ergänzt werden können.

Reine Interviews werden leider nicht berücksichtigt. Dies gilt vor allem für Fernseh- und Rundfunkbeiträge.

Reine Vorträge werden nicht aufgenommen. Tragen Sie bitte nur Vorträge ein, die z.B. in einem Kongressband (=Buchbeitrag), einer Zeitschrift (=Zeitschriftenaufsatz) oder einer sonstigen Quelle auch publiziert worden sind.

Diese Publikationen werden leider nicht berücksichtigt.

Tragen Sie die Publikation vollständig ein und speichern Sie sie ab („Publikation an UB freigeben“). Anschließend klicken am unteren Rand der Aufnahme auf den Button „Publikation kopieren“. Die Autor*innen und die Angaben zum Buch bleiben für die neue Publikation erhalten. Tragen Sie nun den neuen Beitragstitel und die Seitenangabe ein, ändern gegebenenfalls die Autor*innen und speichern die Publikation ab („Publikation an UB freigeben“).

Das ist kein Problem. Wenn das Team Unibibliografie die Titel überprüft, ändern wir gegebenenfalls die Publikationsart.

Funktionen in einem “Wissenschaftlichen Beirat", “Scientific Board” oder “Advisory Board” werden nicht als Herausgeberschaft einer Zeitschrift oder Schriftenreihe berücksichtigt.

In der Regel handelt es sich um einen „Beitrag in einem Sammelwerk“, manchmal erscheinen die Konferenzbände aber auch als Sonderheft einer Zeitschrift. Dann wählen Sie bitte die Publikationsart „Zeitschriftenaufsatz“.

Wählen Sie die Publikationsart „Buchveröffentlichung/Monografie“. Das Team Unibibliografie vergibt bei der weiteren Bearbeitung eine interne Kennzeichnung (M1-M4) für eine angepasste Leistungsmittelberechnung (M1 = bis 32 Seiten, M2 bis 64 Seiten, M3 bis 128 Seiten, M4 ab 129 Seiten).

"in Erfassung" bedeutet, dass Sie einen Titel eingetragen, aber erst einmal nur für sich selbst zwischengespeichert und somit noch nicht für die weitere Überprüfung und Bearbeitung freigegeben haben. In diesem Bearbeitungsstatus können Sie jederzeit Korrekturen an der Aufnahme vornehmen oder diese wieder löschen.
"Erfassung beendet" bedeutet, dass Sie den Titel für die Universitätsbibliografie zur Bearbeitung freigegeben haben. In diesem Status können Sie keine Korrekturen mehr an dem Titel vornehmen (es sei denn, Sie wenden sich an das Team Unibibliografie und wir geben den Titel wieder für Sie frei).
"übertragen" bedeutet, dass wir den bearbeiteten und überprüften Titel in die Datenbank der Unibibliografie übernommen haben. Alles ist in Ordnung. Sie können den Titel unter Primo/Unibibliografie [Link] einsehen.
"UB-Rückfragen" bedeutet, dass wir den Titel nicht ermitteln konnten und eine Rückfrage  haben. Der/die Eintragende erhält in diesem Falle eine aus SEP generierte formelle Email. Im Bemerkungsfeld des SEP-Eintrages sehen Sie unsere Fragen (z.B. der Aufsatz steht nicht im Inhaltsverzeichnis, der Link ist ungültig  o.ä.)
"geändert" bedeutet, dass ein/e Mitautor*in oder der/die Erfasser*in einer Publikation Veränderungen an den Personen vorgenommen hat. Diese Publikation muss durch das Team Unibibliografie erneut an SAP gesendet werden.

Auf der Startseite von SEP klicken Sie unter “Aufgaben“, auf „UB-Rückfrage zur Meldung“. Anschließend klicken Sie auf den Titel und Sie sehen die Publikation. Im Bemerkungsfeld unten finden Sie unsere Rückfrage. Nach der Beantwortung geben Sie die Aufnahme für uns bitte wieder frei („Publikation an UB freigeben“)

Häufig vorkommende Autor*innen können Sie in Ihrer persönlichen Favorit*innenliste hinterlegen. Suchen Sie die betreffende Person über „Autor*in hinzufügen“, dann „Suche FU-Beschäftigte“, „anzeigen“, „übernehmen“. Klicken Sie nun in das Kästchen „zu Favorit*innen hinzufügen“. Bei der nächsten Publikation können Sie diesen Autor direkt aus Ihrer persönlichen Favorit*innenliste einfügen und sparen sich die etwas längere Suche.

Das Refubium bietet als institutionelles Repositorium der Freien Universität Berlin für FU-Angehörige die Rahmenbedingungen zum kostenfreien elektronischen Publizieren von Dokumenten, Dissertationen, Habilitationen und Forschungsdaten. Ihre Publikation ist so dauerhaft im Refubium der Freien Universität Berlin zugänglich.

In SEP ist der blaue Button zum Refubium ein freiwilliges zusätzliches Angebot der Universitätsbibliografie, um Ihre Publikation direkt aus SEP in das Refubium hochladen zu können. Die in SEP eingetragenen Informationen werden für das Refubium automatisch übernommen.

Ja. Starten Sie in SEP eine Recherche (z.B. FB Physik und/oder ein Jahr, eine Person etc.) und klicken anschließend auf einen der Export-Buttons auf der rechten Seite (HTML, Excel, Citavi, Endnote, BibTex). Nun können Sie die in SEP eingetragenen Daten weiterbearbeiten oder sich mit dem Export in das Format HTML eine Kopiervorlage erstellen.

Aus Datenschutzgründen muss die Publikationsdatenbank SEP regelmäßig gelöscht werden. Sämtliche Publikationen von FU-Mitgliedern finden Sie seit 1993ff in der kumulierenden Online-Bibliografie in Primo.

Nein. Wenn Sie in der Publikationsdatenbank  SEP auf „Publikationen anzeigen“ klicken, sehen Sie die Titel, die Sie selbst eingetragen haben sowie die, bei denen Sie Mitautor*in waren. Möglicherweise ist ein Titel durch einen anderen Bereich bereits eingetragen worden -  Doppeleintragungen werden vom Team Unibibliografie gelöscht.