Sollte keine der Möglichkeiten der Logonutzung nach Nr. 2-4 vorliegen, so bedarf die Verwendung des Logos durch Externe einer schriftlichen (per E-Mail ausreichend) Genehmigung. Die erforderliche Genehmigung wird erteilt von der Stabsstelle Kommunikation und Marketing der Freien Universität Berlin und kann mit Hilfe des Formulars zur Logo-Nutzung beantragt werden. Vor der Nutzung des Logos muss das entsprechende Kommunikationsmittel der Stabsstelle FUB-IT | Creative Media and Technology zur Überprüfung der Einhaltung der Corporate-Design-Vorgaben der Freien Universität Berlin vorgelegt werden. Erst dann erfolgt eine endgültige Freigabe zur Nutzung. Eine Genehmigung kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden.

Eine Genehmigung setzt voraus, dass die Nutzung des Logos im Zusammenhang mit den Aufgaben der Freien Universität Berlin steht, keine Beeinträchtigung des Ansehens der Freien Universität Berlin durch die Nutzung zu erwarten ist und keine kommerziellen Zwecke verfolgt werden. Die Freie Universität Berlin kann dabei eine einmal erteilte Genehmigung zur Nutzung des Logos jederzeit ohne Angabe von Gründen zurückziehen.