Zentraleinrichtung FUB-IT
Am 24. November hat das Kuratorium der Freien Universität einstimmig der Restrukturierung der IT und der Einrichtung einer neuen Zentraleinrichtung "FUB-IT" zugestimmt. Die neue ZE FUB-IT soll rechtlich zu Beginn des 2. Quartals 2023 gebildet werden. Die Satzung der ZE FUB-IT wurde am 15.02.2023 in der Sitzung des Akademischen Senats einstimmig angenommen (eine Stimmenthaltung). Der Beschluss des Kuratoriums zur Satzung steht voraussichtlich in der kommenden turnusmäßigen Sitzung an. Der organisatorische Wechsel in die neue Struktur findet im Verlauf des Jahres 2023 statt.
Organigramm
Die FUB-IT ist disziplinarisch der Kanzlerin der Freien Universität Berlin unterstellt. Innerhalb des Präsidiums ist der CIO für die Strategiefindung für die IT der gesamten Freien Universität zuständig und definiert demgemäß strategisch-fachliche Vorgaben für die FUB-IT.
Die Organisationseinheit der FUB-IT ist für die gesamte Verwaltung der ZE FUB-IT zuständig. Dies beinhaltet auch die bisherigen Verwaltungen von eAS und ZEDAT. Inwieweit die jeweiligen Aufgaben der bestehenden Verwaltungs- und Administrationsbereiche zusammengeführt werden, wird durch die neue Leitung der FUB-IT organisiert und strukturiert.
Der Bereich eAS (elektronische Administration und Services) geht in der Verwaltungs-IT auf, die ein Teilbereich von FUB-IT wird – neben der ZEDAT, die sich in der FUB-IT „Infrastruktur“ wiederfindet und ggfs. weiteren Bereichen. Die Verwaltungs-IT und die IT-Infrastruktur erhalten auch in der ZE FUB-IT eine Bereichsleitung. Diese Führungspositionen (für die Verwaltungs-IT und die IT-Infrastruktur) unterstehen der Leitung der FUB-IT.
In der neuen Struktur gibt es eindeutige Eingangskanäle
IT-Sicherheit
Die IT-Sicherheit ist als Stabsstelle der Kanzlerin zugeordnet und nicht Teil der FUB-IT. Dadurch sind die Kompetenzen unabhängig und klar definiert. Weitere Sicherheitsexpert*innen bleiben in den einzelnen Bereichen der FUB-IT angesiedelt und werden organisatorisch nicht umgezogen. Die Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen erfolgt weiterhin in den dafür vorgesehenen Teams.
Rolle des IT-Architekten
Der IT-Architekt, s. Folie 12 „Ergebnisse FUture-IT“ überblickt alle IT-Systeme der Freien Universität und gestaltet und optimiert sichere und ausfallsichere Technologien basierend auf der aktuellen Prozesslandkarte, den Schnittstellen und den aktuellen IT-Anforderungen. Er setzt logische Designs in praktische Pläne und Vorlagen unter Berücksichtigung von Anforderungen, Zielumgebungen, Prozessen, vorhandener Systeme, Services sowie Sicherheitsaspekten, um. Der IT-Architekt befindet sich dabei im ständigen Austausch mit allen involvierten Bereichen und Stakeholdern.
IT für einzelne Bereiche
Sofern IT-Stellen an Fachbereichen dem Basis-IT-Support zuzuordnen sind, werden die Personen Teil des Basis-IT-Supports. Die Stellen bleiben weiterhin am Fachbereich angesiedelt.
Die Rolle der IT-Beauftragten an der FU wird derzeit sehr heterogen gelebt. Zum einen gibt es IT-Beauftragte, die auch IT-Beschäftigte sind und unter anderem IT-Support leisten. Zum anderen gibt es IT-Beauftragte, die ausschließlich als Ansprechpersonen für die IT-Belange des Fachbereichs, unter anderem als Multiplikator*innen tätig sind, aber selbst keine IT-Aufgaben wahrnehmen. Neu eingeführt wird die Rolle „IT-Koordinator*in“, die die Funktion der ausschließlichen Ansprechperson für die IT in den FU-Bereichen innehat.
Die IT-Beauftragten, die bereits heute Support in ihren Bereichen leisten, sind zukünftig Teil des IT-Supports, auch wenn die Stelle im Fachbereich angesiedelt bleibt.
Derzeit wird ein gesondertes Support-Konzept für die Verwaltungs-IT (SAP und Nicht-SAP) ausgearbeitet, da Anfragen zu den betreffenden Fachanwendungen, z.B. Campus Management oder Evento, inhaltlich schwer in den First-Level-Support der Basis-IT integrierbar sind. Der Support für die Verwaltungs-IT soll gleichermaßen über das Service-Portal erreichbar sein, um eine zentrale Anlaufstelle für die FU-Angehörigen zu bieten.
"Erste Anlaufstelle" der IT
Der First Level Support für die sog. Basis-IT liegt in der Verantwortung der neu geschaffenen Regionalteams.
Erfassung von IT-Anfragen und Störungsmeldungen
Im Rahmen des FUture-IT Teilprojekts ITSM wurde ein sog. IT Service Management Portal, kurz: Service-Portal, ausgeschrieben, ausgewählt und beauftragt. Dort werden an einer Stelle transparent „Tickets“ von FU-Angehörigen erstellt. Gleichermaßen enthält das Service-Portal eine Wissensdatenbank mit Hilfematerialien zu den FU-Services sowie den gesamten Service-Katalog der IT-Services der Freien Universität.
Support für Studierende
Studierende nutzen wie bisher als zentrale Anlaufstelle den Info-Service IT. Perspektivisch ist angedacht, den Info-Service Studium ebenfalls in die Nutzung des Service-Portals einzubinden, damit für Studierende transparent und innerhalb eines Systems die Anfragen medienbruchfrei weitergegeben und „aus einer Hand“ beantwortet werden können.
IT-Anfragen können Studierende natürlich auch über das Service-Portal der FU stellen, diese Möglichkeit wird allerdings erst nach der Pilotierung der Regionalteam-Strukturen flächendeckend gegeben werden.
Rolle der Medientechnik
Die genaue Ausgestaltung der Aufgaben in der Basis-IT zu medientechnischen Themen ist derzeit in Abstimmung.
Zum aktuellen Stand soll die medientechnische Ausstattung der fachbereichseigenen Räume vom First-Level-Support der Basis-IT mitbetreut werden. Mit der Pilotierung im ersten Regionalteam soll diese Zusammenarbeit erprobt und das Konzept nach Bedarf angepasst werden.
Für FU-Angehörige soll es möglich sein, medientechnische Fragen über das ITSM-Serviceportal adressieren zu können.