Gruppenmailbox mit Funktionsadresse

Kurzbeschreibung

Sind Beschäftigte eine Zeit lang abwesend, z. B. bei Krankheit, Urlaub etc., kann es unangenehm werden, wenn wichtige Informationen ausschließlich auf dem persönlichen E-Mail-Account liegen. Aber auch wenn Beschäftigte in neue Jobs wechseln oder in den Ruhestand gehen, kann es für Kolleg*innen und Nachfolger*innen sehr mühsam sein, an Informationen aus dem Mailverkehr zu gelangen. Funktionsadressen bieten die Möglichkeit, außerhalb und innerhalb der Freien Universität mit Funktion/Aufgabenbereich sichtbar zu sein und so gebündelt eine Kontaktadresse bereit zu stellen. Wenn E-Mails dieser Funktionsadresse nicht an eine persönliche, sondern an eine Gruppenmailbox gehen, dann ist es möglich, dass mehrere Personen Zugriff auf ein solches Postfach haben und sich so gegenseitig vertreten können.

Nutzen

• Mehrere Kolleg*innen haben im Notfall sofort Zugang zu wichtigen Mails.
• Bei einem Wechsel der zuständigen Beschäftigten müssen Sie nicht erst eine neue personalisierte E-Mail-Adresse bekannt machen.

• Beim Funktionswechsel oder beim Ausscheiden kann eine solche Gruppenmailbox unproblematisch an eine*n Kolleg*in weitergegeben werden.

Herausforderungen

Für einen Fachbereich bzw. eine Abteilung sollte möglichst eine einheitliche Benennung und Abkürzungsweise gewählt werden. Dabei sollte bedacht werden, dass jede Gruppe von Nutzer*innen, die auf ein gemeinsames Postfach zugreifen, individuell Regeln für das Postfach festlegen muss, insbesondere in Bezug auf die Sichtung, die Übernahme zur Bearbeitung, die Beantwortung eingehender E-Mails, Ordnerstrukturen, etc. Gut ist es, konkrete Beispiele im Team zu sammeln. Beschäftigte behalten ihre personalisierte E-Mail-Adresse (siehe Beispiel im Kästchen rechts), doch da diese auch privat genutzt werden darf, ist ein Zugriff auch im Notfall nicht einfach möglich.

Weiterführende Informationen

• Hinweise und Antrag auf Einrichtung einer Gruppenmailbox mit Funktionsadresse finden Sie hier:
  https://www.zedat.fu-berlin.de/Funktionsadressen