Eine kurze Beschreibung von wiederkehrenden Abläufen

Kurzbeschreibung

Gesucht wird hier ein schneller Überblick zu einzelnen Abläufen sowie Personen, bei denen man mehr erfahren kann. Der Prozess-Steckbrief ist kürzer als der Aufgabenkompass. Es geht nicht um die Beschreibung einer ganzen Hauptaufgabe einer Stelle, sondern nur um einen kleineren Ablauf (von denen es mehrere je Hauptaufgabe gibt). Der Steckbrief lässt daher mehr Platz für die Bearbeitungs-Checkliste. Man kann zwar auch mehr als eine Seite schreiben, das Formular soll aber zeigen: Kurz und knackig reicht, wenn man als Ansprechpartner*in zur Verfügung steht.

Nutzen

• Sicherung von Wissen und Unterstützung der Einarbeitung neuer Beschäftigter
• Erleichterung von Vertretungen
• Mehr Sicherheit bei der Durchführung seltener Aufgaben/Abläufe

Herausforderungen

Klären Sie zunächst, welche Prozessen beschrieben werden sollen – beispielsweise weil nur ein*e einzelne*r Beschäftigte*r diesen Ablauf gut kennt, Stellvertretungen nicht immer greifbar sind oder die Aufgabe nur selten durchgeführt wird. Um als Autor*in einschätzen zu können, ob die kurze Beschreibung ausreichend verständlich ist, zeigen Sie anderen einen Entwurf. Wenn sich Kolleg*innen zutrauen würden, den Prozess durchzuführen, ist die Übung meist gelungen, ggf. aber ergänzen Sie da oder dort noch etwas. Ergänzend zu Texten sind oft Fotos hilfreich bspw. zur Bedienung von Geräten oder Screenshots zu Computer-Programmen. (Motto: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte!).

Weiterführende Informationen

• Die Vorlage eines Prozess-Steckbriefes können Sie im Downloadbereich abrufen